Baca catatan ini untuk mempelajari tentang Office. Setelah membaca catatan ini, Anda akan mempelajari tentang: 1. Peran Kantor 2. Pentingnya Kantor 3. Tujuan 4. Pentingnya Kantor bagi Perusahaan Bisnis.
Peran Kantor:
Kantor memiliki tiga jenis peran untuk dimainkan:
(a) Diperlukan oleh organisasi untuk memenuhi tujuannya. Di sini, kantor berperan sebagai bawahan. Ia berada di bawah organisasi karena organisasi mendirikan kantornya. Peran ini diperlukan untuk melakukan pekerjaan rutin,
(b) Jabatan juga berperan sebagai pelengkap. Jika tidak ada kantor, sebuah organisasi tidak dapat berfungsi. Pabrik tanpa kantor tidak dapat melakukan produksi. Pabrik harus memiliki kantor, untuk menyimpan catatan persediaan bahan mentah, upah yang dibayarkan kepada pekerja, stok, dll.
(c) Peran ketiga dari sebuah kantor adalah sebagai pengontrol. Untuk setiap jenis organisasi, berbagai jenis kontrol diperlukan. Misalnya, pengendalian keuangan, pengendalian produksi, dll. Jika tidak ada pengendalian maka tujuan organisasi tidak dapat dicapai secara sengaja dan efisien. Peran ini diperlukan untuk melakukan pekerjaan administratif. Dalam hal ini organisasi menjadi bawahan kantor.
Pentingnya sebuah Kantor:
Sebagai kantor memainkan berbagai jenis peran, itu mengembangkan beberapa kepentingan untuk sebuah organisasi. Organisasi membutuhkan komunikasi dan kantor, merupakan pusat komunikasi. Oleh karena itu jabatan merupakan hal yang penting bagi setiap organisasi.
Sebuah organisasi membutuhkan manajemen yang efektif untuk fungsi dan pertumbuhannya. Manajemen berarti menyelesaikan sesuatu melalui dan dengan upaya orang lain. Manajemen membutuhkan perencanaan dan pengambilan keputusan dan keputusan harus dilaksanakan. Kantor adalah tempat yang pasti di mana keputusan semacam itu diambil. Kantor inilah yang memasok data dan informasi yang diperlukan sebagai dasar pengambilan keputusan.
Selanjutnya, data dan informasi tersebut harus dicatat, keputusan harus dicatat, tindakan yang diambil juga harus dicatat. Catatan diperlukan untuk referensi, panduan dan bukti. Kantor adalah tempat di mana catatan disiapkan dan disimpan. Setiap tindakan membutuhkan kontrol jika tidak, tidak ada jaminan bahwa tindakan akan berlangsung sesuai dengan standar atau rencana.
Kantor adalah pusat kendali. Menurut Leffingwell “kantor yang terorganisir dengan baik memungkinkan manajemen untuk merencanakan operasinya secara cerdas, untuk menerapkan rencananya dengan pasti, untuk mengikuti kemajuan mereka saat ini, untuk menentukan keefektifannya dengan segera, untuk menilai hasil tanpa penundaan dan untuk mengkoordinasikan semua kegiatan usaha” .
Tujuan Kantor:
Dari pernyataan di atas dapat disadari pentingnya jabatan karena memenuhi tujuan-tujuan berikut:
(a) Ini adalah tempat di mana manajemen dapat mempersiapkan rencana dengan cerdas,
(b) Manajemen dapat mengefektifkan rencana mereka dari kantor,
(c) Dari catatan kantor kemajuan terkini dari rencana dalam tindakan dapat diketahui,
(d) Melalui berbagai cara teknik pengendalian yang dilakukan di kantor dengan catatan yang tersedia, efektivitas rencana dalam tindakan dapat dipastikan,
(e) Hasil tindakan tersebut dievaluasi di kantor tanpa penundaan,
(f) Kegiatan yang berbeda dikoordinasikan dari kantor.
Sebenarnya, ini adalah berbagai fungsi yang dilakukan di kantor. Semua fungsi sangat penting untuk keberhasilan manajemen organisasi. Ini menandakan pentingnya jabatan.
Pentingnya Kantor untuk Badan Usaha:
Bisnis harus diatur dan bisnis adalah sebuah organisasi. Sebagai sebuah organisasi harus memiliki kantor di mana fungsi yang berbeda harus dilakukan. Seperti halnya organisasi lain, kantor memiliki arti penting bagi organisasi bisnis atau perusahaan. Pentingnya kantor untuk hadiah masuk bisnis memiliki arti khusus. Bisnis berarti mengambil risiko.
Ada empat jenis pemangku kepentingan atau pengambil risiko dalam bisnis. Mereka:
(a) Pemegang saham (dalam hal perseroan terbatas) atau pemilik yang menanggung risiko moneter,
(b) Para kreditur yang juga menanggung risiko moneter,
(c) Karyawan yang penghasilannya terkait dengan bisnis,
(d) Pelanggan yang mengeluarkan uang untuk membeli produk atau layanan bisnis dan dapat menderita jika produk atau layanan tidak memenuhi standar seperti yang diharapkan.
Semua jenis pemangku kepentingan ini harus dipuaskan dan manajemen bisnis yang berhasil adalah tugas yang berat. Manajemen membutuhkan kantor yang terorganisir dengan baik yang menjaga komunikasi terus menerus dan catatan yang dapat diandalkan.
Catatan bisnis harus sempurna karena ada berbagai kewajiban kepada Pemerintah. Prof. Dicksee dengan tepat mengatakan— “Kantor adalah untuk bisnis seperti halnya mata air utama” . Jika per utama jam tangan bergerak maka pinion utama bergerak diikuti oleh yang lain. Pernyataan ini membenarkan pentingnya jabatan dari dua sisi. Ini adalah pusat koordinasi dan itu adalah pusat kontrol.
Dengan berlalunya waktu ada kecenderungan untuk meningkatkan skala operasi dan ukuran bisnis. Ada kecenderungan ke arah diversifikasi. Semua ini menyebabkan lebih banyak tekanan pada pekerjaan kantor, baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
Demikian pula, dengan berlalunya waktu lebih banyak fungsi ditambahkan ke jam tangan. Dengan waktu, tanggal dan hari juga ditunjukkan oleh jam tangan. Tapi per utama mengendalikan segalanya, meski beban bertambah. Oleh karena itu, analogi antara kantor dan per utama jam tangan sangat tepat.
Kantor juga diibaratkan sebagai otak tubuh manusia. Otak adalah pusat saraf dan pusat kendali tubuh manusia. Gagasan berkembang di otak, yang dikomunikasikan melalui saraf dan tindakan disebabkan oleh penarikan otot.
Serangan otak membuat tubuh lumpuh dan bisa berakibat fatal. Saraf mengoordinasikan sensasi berbagai bagian tubuh manusia. Dari jarak jauh atau dari atas tubuh, otak mengendalikan bagian yang paling jauh maupun yang paling dekat. Demikian pula, dari kantor yang terorganisasi dengan baik, berbagai aktivitas organisasi, dekat atau jauh, dapat dikontrol dan dikoordinasikan dan komunikasi dapat dipertahankan.
