Artikel ini menyoroti enam prinsip utama pembelian dalam manajemen bahan. Prinsip-prinsip tersebut adalah: 1. Tepat Kualitas 2. Tepat Kuantitas 3. Tepat Harga 4. Tepat Sumber 5. Tepat Waktu 6. Tepat Tempat.

Prinsip Pembelian # 1. Kualitas yang Tepat:

Kualitas telah didefinisikan sebagai kemampuan melakukan hal tertentu atau kekuatan untuk memuaskan kebutuhan tertentu.

Dengan kata lain kualitas berarti nilai yang berguna dari hal tertentu untuk tujuan tertentu untuk dipenuhi.

Titik awal untuk menentukan kualitas bahan yang dibutuhkan dalam suatu organisasi adalah penggunaan akhir, yaitu apa yang dimaksudkan untuk dilakukan atau dicapai.

Kami kemudian harus menetapkan spesifikasi dan inilah yang dimaksud dengan kualitas. Spesifikasi kualitas yang lengkap dan lengkap adalah bagian penting dari kontrak pembelian.

Kualitas bahan memiliki hubungan langsung dengan penggunaan akhirnya. Dengan kata lain, kualitas yang tidak sesuai berarti produk akhir terlalu baik atau terlalu buruk untuk tujuan tertentu. Keduanya memiliki efek langsung pada biaya dan daya ­saing produk akhir. Dalam satu kasus, beberapa biaya tambahan harus membuat kualitas lebih dari yang diperlukan dan, dalam kasus lain, kualitas produk yang dikeluarkan akan menurun.

Kita dapat menyatakan kualitas dalam berbagai cara, yaitu dimensi, bobot, dan ukuran, sifat kimia, sifat fisik, kekuatan, daya, batas dan toleransi, kekerasan ­, hasil akhir, warna, kapasitas, daya tahan, karakteristik kinerja, penampilan, desain, dll. .

Persyaratan kualitas harus ditentukan terlebih dahulu dan kemudian ditentukan dengan benar. Ketidakjelasan dalam mendefinisikan kualitas adalah salah satu masalah utama dalam pembelian. Hal ini dapat dihindari dengan memastikan bahwa pemasok benar-benar memahami apa yang dibutuhkan oleh pembeli. Jika pemasok tidak memahami persyaratan kualitas dengan benar, jenis bahan tertentu yang salah akan dipasok.

Hal ini, pada gilirannya, dapat menyebabkan berbagai masalah seperti penghentian produksi, penolakan produk jadi oleh orang-orang kontrol kualitas, dan munculnya jumlah (persentase) sisa yang tinggi, pada akhir proses produksi. Semua jumlah ini sia-sia.

Kualitas yang tepat berarti kualitasnya harus tepat, tidak terlalu tinggi atau terlalu rendah. Proses produksi selalu ingin memiliki kualitas terbaik yang tersedia untuk memastikan bahwa produk akhir adalah kualitas terbaik yang tersedia dalam hal suku cadang dan komponen. Penting untuk memastikan bahwa mesin tidak lepas kendali karena kualitas bahan yang buruk.

Penting bagi pembeli untuk mengetahui tujuan pasti dari bahan yang dibutuhkan dan dia harus mencoba meyakinkan orang produksi untuk menerima bahan yang sesuai dengan tujuan tersebut. Pada saat yang sama ia tidak boleh mengambil risiko yang tidak semestinya dengan membeli bahan-bahan berkualitas rendah yang mungkin lebih mahal dalam jangka panjang.

Jika ragu, ia harus mendiskusikan masalah tersebut dengan orang produksi dan mengumpulkan pengetahuan darinya mengenai penggunaannya. Pembeli juga harus memiliki pengetahuan tentang bahan dari berbagai merek serta kualitas yang tersedia di pasar.

Prinsip Pembelian # 2. Kuantitas yang Tepat:

Pembeli harus membeli bahan dalam jumlah yang tepat untuk memastikan tidak ada penghentian produksi atau tidak ada penumpukan stok tambahan. Biasanya, bagian kontrol inventaris dari departemen pembelian (toko), menetapkan kuantitas pesanan ekonomis (EOQ), yaitu kuantitas yang harus dibeli pada suatu waktu untuk mendapatkan manfaat maksimum dengan biaya total minimum.

Persyaratan ini disebutkan dalam pesanan pembelian dan perlu untuk melihat bahwa bahan dikirimkan.

Prinsip Pembelian #3. Harga yang Tepat:

Tidak mudah untuk menentukan harga material yang tepat. Namun, melalui analisis biaya dan nilai, seseorang dapat menebak berapa harga suatu barang. Setelah itu, keterampilan negosiasi pembeli, hubungannya dengan pemasok, dan sifat persaingan di pasar bersama-sama akan menentukan harga pembelian yang sebenarnya.

Fungsi ini sangat penting karena di sinilah pembeli dapat sangat membantu perusahaan. Tetapi untuk menjalankan fungsi ini dengan baik, pembeli harus memiliki gagasan menyeluruh tentang harga pasar, terutama harga bahan baku saat ini, kemungkinan trennya di masa depan, dan kondisi lingkungan yang mempengaruhi harga. Pembeli tidak boleh dipaksa oleh penjual untuk menerima harga yang ditawarkan oleh pemasok. Ada berbagai cara untuk menentukan harga yang tepat.

Pemasok mungkin diminta untuk memberikan perincian harga yang menunjukkan biaya bahan baku, overhead, keuntungan, dll., dan pembeli harus memeriksa berbagai item biaya dengan membandingkannya dengan data yang tersedia. Dia juga dapat mengambil bantuan dari departemen produksi. Dalam beberapa situasi, tender ke sejumlah besar pemasok juga dapat membantu mendapatkan harga yang tepat.

Namun, pembeli harus menggunakan penilaiannya sendiri karena seringkali pemasok membentuk kartel atau asosiasi (cincin) dan mereka mengutip harga tinggi. Ini benar-benar akan menimbulkan masalah yang sangat serius. Pembeli dapat memecahkan cincin atau memanggil semua penawar untuk menurunkan harga mereka secara rasional. Untuk pembelian barang-barang teknik, seseorang harus memiliki pengetahuan teknis dasar untuk berurusan dengan pemasok.

Seseorang harus memiliki gagasan tentang harga bahan yang tepat dan harga saat ini harus dibandingkan dengan harga sebelumnya untuk mengetahui berapa harga yang telah naik selama periode waktu tertentu.

Prinsip Pembelian #4. Sumber Kanan:

Sumber yang benar berarti sumber yang dapat diandalkan dalam segala hal seperti kualitas, pengiriman, layanan purna jual, dll. Jelas bahwa ketika semua hal lain telah dilakukan dengan benar (yaitu, pemilihan kualitas, kuantitas dan harga yang tepat), sumber pasokan dari mana bahan telah diperoleh harus secara otomatis benar.

Namun, ada kasus di mana terjadi anomali dan oleh karena itu, perlu untuk mendapatkan materi dari sumber yang tepat.

Pemasok yang tepat harus memenuhi persyaratan dasar berikut:

(a) Ia harus diperlengkapi secara lengkap untuk membuat dan memasok barang-barang yang dipesan.

(b) Ia harus memperhatikan kepentingan perusahaan dan membantu pembeli kapan pun ada ruang lingkup pengurangan biaya dengan cara memasok bahan-bahan alternatif yang cocok untuk tujuan tersebut.

(c) Ia juga harus membantu pembeli dalam riset pasar.

(d) Dia harus sopan.

(e) Ia harus berada dalam posisi untuk membantu pembeli dalam meningkatkan negosiasi pengiriman kapan pun diperlukan.

(f) Ia harus orang yang berintegritas.

Untuk pemilihan sumber atau untuk mengembangkan sumber pasokan yang tepat, informasi awal tentang nama dan alamat pemasok dapat diperoleh dengan bantuan sebagai berikut:

(1) Katalog pemasok

(2) Permintaan perdagangan dan direktori

(3) Jurnal perdagangan

(4) Halaman kuning buku petunjuk telepon

(5) File vendor

(6) Panduan pembeli

(7) Penjual

(8) Pameran dagang — pameran perdagangan industri

(9) Personel perusahaan

(10) Pertemuan pembeli-penjual

(11) Pembelian departemen dari organisasi serupa.

Ada berbagai cara untuk memastikan pemasok yang tepat. Formulir pendaftaran vendor tipikal ­diberikan kepada pemasok oleh departemen pembelian. Formulir tersebut harus memberikan semua informasi yang diperlukan seperti yang diminta oleh pembeli.

Setelah menerima formulir lengkap, perwakilan pembeli harus menelepon ke tempat penjual dan menyerahkan laporannya (berisi semua temuannya).

Dia harus memastikan faktor-faktor berikut selama kunjungan dan pemeriksaannya di pabrik pemasok:

(i) Pengetahuan teknis pemasok untuk barang-barang manufaktur.

(ii) Kemampuan keuangan pemasok untuk melakukan pekerjaan tersebut.

(iii) Pengaturan organisasi dan tenaga kerja pemasok.

(iv) Rekaman kinerja masa lalu pemasok dalam mengirimkan bahan pada waktu yang tepat dan dalam kualitas dan kuantitas yang tepat.

(v) Kemampuan untuk mengirimkan bahan dengan segera dan dalam jumlah yang dibutuhkan.

(vi) Unit manufaktur sendiri.

(vii) Sistem kendali mutu perusahaan.

(viii) Staf dan kemampuan lini perusahaan.

(ix) Tingkat layanan.

(x) Sejarah hubungan kerja di perusahaan.

Jika laporan ini memenuhi kebutuhan perusahaan tersebut, vendor dapat didaftarkan pada daftar pemasok yang disetujui dan diberi perintah percobaan. Kinerja vendor hanya boleh dinilai setelah pelaksanaan pesanan yang memuaskan dan tepat waktu.

Pemasok yang tepat hari ini mungkin menjadi pemasok yang salah tahun depan. Sebagai perlindungan terhadap kemungkinan ini, departemen pembelian juga harus mencatat kinerja pemasok yang berbeda. Ada beberapa cara umum untuk mengevaluasi kinerja pemasok. Selain itu, berbagai norma atau kriteria dapat digunakan untuk membandingkan satu pemasok dengan pemasok lainnya.

Prinsip Pembelian #5. Waktu yang Tepat:

Seperti halnya seseorang harus membeli bahan dalam jumlah yang tepat, ia juga harus mendapatkannya tepat pada saat dibutuhkan. Waktu pengiriman sekali lagi diperbaiki oleh indentor atau departemen kontrol stok. Merupakan tugas utama departemen pembelian untuk menindaklanjuti pesanan dan memastikan aliran bahan tetap tidak berubah.

Juga harus dilihat bahwa materi disampaikan tepat waktu. Fungsi ini sangat penting di India karena pemasok sering gagal memenuhi jadwal pengiriman.

Prinsip Pembelian #6. Tempat yang Tepat (Pengiriman):

Fungsi departemen pembelian belum berakhir sampai bahan dikirim ke tempat yang tepat. Oleh karena itu, ini juga menjadi fungsi utama departemen pembelian. Misalkan departemen pembelian berada di daerah Taratala Calcutta dan material dipesan ke stasiun kereta api Howrah. Harus dipastikan bahwa bahan dibersihkan dari Howrah dan dikirim ke bawah.

Hutang Senior

Hutang Senior

Apa itu Utang Senior ? Hutang senior mengacu pada pinjaman yang harus dilunasi perusahaan terlebih dahulu jika ditutup atau bangkrut. Hutang semacam itu memiliki tingkat bunga dan risiko terendah karena prioritas tertinggi dan…

Read more