5 Langkah Membangun Sistem Kontrol Inventaris yang Efisien | Pengelolaan

Beberapa langkah yang terlibat dalam pembentukan sistem pengendalian persediaan yang efisien dalam suatu organisasi adalah: A. Klasifikasi dan kodifikasi persediaan. B. Pemeliharaan catatan persediaan. C. Kontrol aliran siklus bahan. D. Kontrol alat. dan E. Pengelolaan ruang penyimpanan.

(A) Klasifikasi dan Kodifikasi Inventaris:

Sistem klasifikasi dan kodifikasi inventaris yang baik sangat penting untuk mencegah pencampuran satu jenis inventaris dengan yang lain.

Persediaan harus diklasifikasikan sesuai sifatnya dalam kategori yang sesuai. Sebagai contoh, persediaan suatu masalah teknik dapat diklasifikasikan sebagai—baja ringan, perkakas, perunggu, tembaga, dll. dan masing-masing kategori ini selanjutnya dapat diklasifikasikan secara tepat. Untuk menghemat waktu dan mempermudah identifikasi dan pengendalian, berbagai kategori persediaan harus diberi nomor kode.

Berbagai metode kodifikasi bahan sedang digunakan dan beberapa yang penting dibahas di bawah ini:

(a) Metode Mnemonik:

Dalam metode ini, kelompok bahan tertentu ditandai dengan huruf tertentu. Di sini huruf pertama dari setiap kata bahan digunakan untuk pengkodean. Misalnya, kata kode untuk sekrup baja adalah SS, sekrup besi adalah IS, dll. Ini membantu dalam menghafal berbagai kode dengan mudah.

(b) Metode Numerik Sederhana:

Di bawah metode ini, nomor tertentu diberikan untuk menunjukkan kelas material tertentu. Jika materi baru ditambahkan, nomor berikutnya yang lebih tinggi secara berurutan akan diberikan untuk hal yang sama.

(c) Metode Numerik:

Dalam metode ini, nomor tertentu diberikan ke kelas inventaris tertentu dengan digit berikutnya untuk menunjukkan spesifikasi lainnya. Misalnya, jika angka 30 ditetapkan untuk pipa baja, maka pipa baja berukuran 2″ x 9″ akan ditandai dengan 3029. Demikian juga, jika 50 ditetapkan untuk sekrup kuningan, maka sekrup kuningan berukuran 2″ x 3″ akan dilambangkan dengan 5023 .

(d) Metode Gabungan:

Kadang-kadang beberapa metode di atas dapat digabungkan untuk memperoleh manfaat maksimal. Misalnya, sekrup kuningan 2″ x 5″ dapat dilambangkan dengan BS25, sekrup besi 1/2″ x 1″ dapat dilambangkan dengan IS 121 dll.

(B) Pemeliharaan Catatan Inventaris:

Berikut ini adalah dua metode penting dalam memelihara catatan persediaan:

(i) Sistem Persediaan Berkala,

(ii) Sistem Persediaan Perpetual.

(i) Sistem Persediaan Berkala:

Di bawah sistem ini, jumlah dan nilai persediaan diketahui hanya pada akhir periode akuntansi setelah dilakukan verifikasi fisik atas unit-unit yang ada. Sistem ini tidak menyediakan informasi yang berkaitan dengan jumlah dan nilai persediaan secara terus menerus.

Dalam sistem ini, tidak ada perhitungan yang dilakukan untuk kerugian, pemborosan, penyusutan, pencurian, dll. Diasumsikan di sini bahwa persediaan yang tidak tersedia telah dikonsumsi. Oleh karena itu biaya persediaan yang dikonsumsi ditentukan di sini dengan menjumlahkan nilai total persediaan sebelum nilai persediaan di tangan sebagai stok awal dan dikurangi nilai persediaan akhir sebagai stok penutup.

(ii) Sistem Persediaan Abadi:

Menurut Akuntansi “Persediaan abadi adalah sistem catatan yang dikelola oleh departemen pengendali yang mencerminkan pergerakan fisik stok dan saldo mereka saat ini.” Persediaan perpetual bertujuan merancang sistem pencatatan dimana penerimaan dan pengeluaran toko dapat dicatat segera pada saat setiap transaksi dan saldo dapat dikeluarkan sehingga menunjukkan posisi terkini.

Catatan yang umumnya digunakan untuk persediaan perpetual adalah:

1. Kartu Bin.
2. Simpan Akun Buku Besar atau Simpan Kartu Buku Besar.
3. Adopsi pengambilan saham berkelanjutan.
4. Kartu Bin:

Kartu Bin adalah kartu yang menunjukkan catatan kuantitatif dari penerimaan, pengeluaran, dan saldo akhir dari materi yang disimpan di tempat sampah yang sesuai. Bin berarti rak, rak, wadah atau ruang di mana bahan disimpan.

Kartu nampan ditempatkan di nampan. Kartu tempat sampah terpisah disiapkan untuk setiap item toko dan jika dua bahan berbeda disimpan dalam satu rak, dua kartu tempat sampah satu untuk masing-masing, disiapkan dengan memperlakukan rak sebagai dua tempat sampah.

Bentuk spesimen Kartu Bin berikut akan membantu dalam pemahaman yang tepat tentang isi kartu bin.

Kwitansi dimasukkan sesuai GRN, masalah ditampilkan berdasarkan permintaan toko dan saldo penutupan ditampilkan setelah setiap entri dibuat di dalamnya. Dalam kartu bin, semua entri yaitu, kuitansi, pengeluaran dan saldo bahan dinyatakan hanya secara kuantitatif.

2. Buku Besar Toko:

Buku besar toko adalah catatan toko, baik dalam jumlah maupun nilai. Itu dikelola oleh akuntan toko. Ini hampir mirip dengan kartu bin dengan satu perbedaan penting bahwa di toko buku besar nilai bahan juga ditampilkan.

Itu di buku besar toko semua entri dinyatakan secara kuantitatif maupun kualitatif. Buku besar ini umumnya dalam bentuk daun lepas dan untuk kelas bahan yang terpisah digunakan pengikat yang terpisah. Dalam beberapa masalah, buku besar ini dipertahankan dalam volume terikat untuk menghindari hilangnya folio lepas.

Bentuk spesimen buku besar toko diberikan di bawah ini:

3. Adopsi pengambilan stok berkelanjutan:

Pengambilan stok terus menerus adalah bagian penting dari sistem persediaan perpetual. Ini dilakukan dengan membandingkan kuantitas fisik dengan kuantitas yang ditunjukkan di kartu bin dan buku besar toko. Hal ini biasanya dilakukan oleh staf audit internal yang independen.

Perbedaan antara saldo yang ditunjukkan oleh buku besar toko dan saldo sebenarnya dari toko mungkin karena dua penyebab berikut:

(a) Penyebab yang dapat dihindari:

Ini termasuk masalah kelebihan atau kekurangan, kesalahan klerikal, kerusakan, pencurian, penempatan bahan di tempat sampah yang salah, dll.

(b) Penyebab yang tidak dapat dihindari:

Ini termasuk—penguapan, penyusutan, dll., persediaan, pemecahan curah yaitu mengeluarkan persediaan dalam lot kecil, kondisi iklim yang menyebabkan kerusakan, dll.

Penggunaan Sistem Persediaan Perpetual:

1. Memudahkan perencanaan produksi. Catatan toko adalah sarana untuk mengalokasikan bahan ke pesanan produksi dan memungkinkan penjadwalan dan pelepasan pesanan dengan jaminan penuh bahwa bahan akan tersedia bila diperlukan.
2. Memungkinkan pengadaan material secara tepat waktu dengan spesifikasi yang akurat seperti “berapa banyak” dan “kapan”.
3. Memudahkan alokasi biaya material ke pesanan manufaktur atau departemen produksi yang menggunakan item.
4. Memungkinkan penyusunan laporan keuangan tanpa melakukan inventarisasi fisik.
5. Menetapkan dasar untuk melakukan inventarisasi fisik dan untuk mengendalikan kesalahan alokasi, pemborosan, keusangan, dan pencurian bahan.

(C) Kontrol aliran siklus bahan:

Sistem yang efisien harus dirancang sedemikian rupa untuk mengontrol bahan dari saat permintaan pembelian hingga penyimpanan barang jadi.

Menurut John A. Shubin, berikut langkah-langkah dalam siklus pengendalian material:

1. Panitera mencatat toko membuat permintaan pembelian untuk pengadaan bahan, suku cadang, perlengkapan dan alat yang dibutuhkan dan mengirimkan formulir ke kantor pembelian; dan mereka mengajukan “permintaan pembuatan” ke kantor perencanaan untuk suku cadang dan peralatan yang akan diproduksi di pabrik untuk mengisi kembali persediaan.
2. Kantor pembelian membeli barang-barang yang diminta dengan melakukan pemesanan dengan vendor dan dengan menindaklanjuti pengiriman.
3. Departemen penerima membongkar barang yang masuk dan memeriksa bahan terhadap pesanan pembelian untuk jumlah dan kondisinya.
4. Kantor pembelian mengaudit faktur dan (bila perlu) menangani penyesuaian vendor untuk ketidaksesuaian.
5. Menangani orang, memindahkan material yang diterima dan suku cadang yang dibuat ke area penyimpanan. Petugas membuat entri yang sesuai pada catatan toko, kartu bin atau buku besar toko untuk barang-barang yang ditempatkan di ruang penyimpanan.
6. Pegawai pencatatan toko di kantor perencanaan membuat permintaan bahan, mengalokasikan bahan untuk pesanan produksi dan membuat entri yang sesuai pada catatan persediaan perpetual.
7. Petugas gudang mengeluarkan bahan dan suku cadang seperti yang ditentukan pada formulir permintaan yang diterima dari kantor perencanaan. Panitera membuat entri pada kartu bin dan mengirimkan catatan bahan yang dikeluarkan ke kantor akuntansi untuk tujuan akuntansi biaya.
8. Pengirim pabrik mengontrol aliran barang dalam proses melalui lembar rute (pesanan manufaktur) dan “pesanan pindah” yang mengarahkan perjalanan kerja melalui papan kontrol pabrik di kantor perencanaan dan menunjukkan kemajuan pekerjaan di pabrik .
9. Petugas pengirim mengembalikan material dan suku cadang yang tidak terpakai ke ruang stok. Petugas (berdasarkan “toko-slip pengembalian”) membuat entri yang sesuai pada kartu bin, catatan persediaan perpetual dan lembar akuntansi biaya.
10. Petugas pengiriman mengarahkan pergerakan barang jadi ke ruang penyimpanan dan (berdasarkan formulir yang sudah dilengkapi pekerjaan yang diterima dari pabrik, pegawai kantor membuat entri yang relevan pada catatan stok jadi.

(D) Kontrol Alat:

Alat terdiri dari empat kategori yaitu:

1. Alat Penahan:

Alat-alat ini adalah perangkat penahan kerja dan pemandu kerja yang digunakan bersama dengan operasi mesin. Contoh: jig, fixture, dll.

2. Alat Pembentuk dan Pemotong:

Alat-alat ini digunakan dengan mesin untuk mengubah bentuk atau bentuk material. Contohnya adalah—die, pemotong frais, bor dll.

3. Alat Ukur:

Jenis alat ini adalah alat untuk memeriksa kesesuaian pekerjaan dengan standar. Contohnya adalah pengukur, mikrometer dll.

4. Alat Bantu:

Ada perangkat yang digunakan untuk membangun atau meruntuhkan produk atau mesin. Contohnya adalah obeng, kunci pas, pilar dll.

Prosedur Perkakas dan Perkakas Ulang:

Perkakas berarti perencanaan dan perolehan alat. Perkakas diperlukan ketika produk baru akan diproduksi. Retooling diperlukan ketika desain produk akan berubah atau model baru akan diproduksi.

Langkah-langkah dalam Perkakas:

Ada enam langkah dalam perkakas, yaitu:

1. Memecah produk menjadi sub-rakitan dan bagian-bagiannya serta menganalisis daftar bahan, gambar, dan spesifikasi lainnya untuk menentukan jumlah perkakas yang dibutuhkan.
2. Memilih dan mempelajari metode pengolahan dan sesuai dengan jumlah barang yang akan diproduksi menentukan jenis perkakas yang akan digunakan untuk setiap operasi.
3. Merancang alat khusus yang diperlukan untuk operasi tertentu dan memilih alat standar yang dibutuhkan dalam produksi.
4. Pengadaan atau fabrikasi alat sesuai gambar desainnya.
5. Memeriksa kesesuaian alat dengan spesifikasi.
6. Menindaklanjuti kinerja alat dalam pembuatan, Menyimpan catatan biaya alat yang diperlukan, tingkat hasil yang dicapai untuk setiap metode perkakas dan menggunakan informasi untuk memperbaiki desain alat yang telah dibuat.

(E) Manajemen Ruang Penyimpanan:

John A. Shubin dalam manajemen bisnisnya, telah menyarankan empat langkah untuk mendirikan sebuah gudang dan sistem toolcrib yaitu

1. Menentukan tingkat sentralisasi yang tepat dan memilih lokasi yang tepat untuk penyimpanan.
2. Memilih pengaturan yang efektif untuk toko dan mengembangkan tata letak yang efisien.
3. Memilih fasilitas penyimpanan yang tepat.
4. Mencapai operasional gudang yang sistematis.