Artikel ini menyoroti lima komponen teratas dari surat bisnis. Aspek-aspek tersebut adalah: 1. Gaya 2. Bentuk 3. Jenis 4. Biaya 5. Penyajian.
Surat Bisnis # 1. Gaya:
Setiap karya kreatif membutuhkan gaya. Gaya kata memiliki arti yang berbeda, di mana dua di antaranya dapat diterapkan pada surat bisnis.
Menurut Kamus Webster mereka adalah:
(a) ‘Cara mengungkapkan pikiran dalam bahasa’ dan
(b) ‘Kebiasaan atau rencana mengikuti n ejaan, kapitalisasi, tanda baca dan pengaturan tipografi dan tampilan’. Surat bisnis memenuhi semua karakteristik ’gaya’.
(1) Yang utama adalah pemilihan kata dalam menulis surat. Untuk mengungkapkan arti yang sama, kata-kata yang berbeda digunakan dalam situasi yang berbeda. Hal ini dapat ditunjukkan saat menulis surat pengingat berturut-turut ketika nada huruf menjadi semakin keras. Tidak hanya kata-kata yang tepat yang harus dipilih, tetapi juga harus diatur dengan sempurna agar maknanya jelas dan pada saat yang sama memperhatikan aturan tata bahasa.
Gaya modern tidak menggunakan kata-kata yang tidak biasa tetapi membuat kalimat menjadi sederhana. Bahasa berbunga -bunga dengan retorika tidak pernah dihargai. Sebisa mungkin kata-kata teknis dan jargon harus dihindari. Selain itu, kata-kata yang berlebihan, memusuhi atau menyindir (menyebabkan kemarahan), bertele-tele (kutu buku dan membuat pameran pengetahuan), kata-kata kesayangan atau bahasa sehari-hari dan tidak menyenangkan tidak boleh digunakan. ‘Hanya -padding’ dengan kata-kata tanpa substansi membuat surat bisnis tidak berguna.
(2) Hal kedua yang perlu diperhatikan adalah tata letak harus tepat. Surat diketik di atas lembaran kop surat yang dicetak. Berbagai teknik cetak digunakan untuk membuat kop surat menarik.
Tata letak surat memiliki bagian-bagian berikut:
(a) Bentuk yang tepat.
(b) Menulis surat meninggalkan margin—lebih banyak di sisi kiri daripada di sisi kanan,
- Membagi tubuh surat menjadi beberapa paragraf. Umumnya paragraf terpisah dialokasikan untuk setiap poin.
(3) Pokok-pokoknya harus disusun dalam urutan yang logis sehingga hanya gagasan yang dapat disampaikan dengan jelas dan dapat mengesankan pembaca. Pendekatan harus positif dan tidak negatif, sejauh mungkin.
(4) Surat harus memenuhi ciri-ciri atau pokok-pokok sebagai berikut:
(a) Kejelasan:
Bahasa harus jelas sehingga ide-ide diungkapkan dengan benar dan pembaca dapat memahaminya dalam arti yang sama. Kejelasan tergantung pada pilihan kata yang tepat dan penggunaan kalimat sederhana. Kata harus disebutkan secara lengkap dan bukan —singkatannya. Tidak boleh ada ketidakjelasan tentang pesan atau informasi.
(b) Ringkas:
Surat tidak boleh terlalu panjang. Singkatnya adalah kualitas yang bagus untuk surat bisnis yang bagus. Cukup panjang untuk menyampaikan gagasan secara utuh dan tidak lebih dari itu. Baik penulis maupun pembaca sebagai pengusaha tidak memiliki banyak waktu untuk disia-siakan untuk sebuah surat.
Menulis terlalu banyak berarti terlibat dalam kesalahan. Seseorang yang menguasai bahasa dapat mengungkapkan hal-hal dalam jangka pendek. Tetapi singkatnya tidak berarti bahwa akan ada kekurangan kejelasan atau kelengkapan. Singkat tidak juga berarti blak-blakan.
(c) Kelengkapan:
Sebuah surat harus lengkap dalam segala hal. Itu harus berisi semua poin yang diperlukan dan relevan dengan pokok bahasan di mana surat itu ditulis. Penulis sendiri harus memiliki gagasan yang komprehensif tentang pokok bahasan, jika tidak, ia tidak dapat mencakup semua poin yang diperlukan dan relevan.
Poin-poinnya harus disusun secara sistematis dan logis, barulah muncul gambaran yang lengkap dan jelas. Data dan statistik, jika diperlukan, dilampirkan sebagai bagian tersendiri.
(d) Kesopanan:
Surat harus sopan. Artinya, akan ada sikap santun yang terungkap melaluinya. Surat yang tidak sopan tidak akan pernah efektif dan bahkan bisa berbahaya bagi bisnis. Surat yang sopan adalah surat yang penuh ketulusan dan bebas dari kesombongan atau penonjolan diri yang tidak diinginkan oleh penulisnya. Sebuah surat disebut duta diam bisnis. Itu harus mendapatkan simpati dan reaksi yang baik dari pembaca.
Itu harus memberikan pengaruh abadi pada pikiran pembaca. Bahkan hal yang tidak menyenangkan dapat disajikan dengan cara yang sopan. Penolakan dapat dilakukan dengan cara yang wajar dan kesalahan dapat ditunjukkan tanpa merugikan pihak lain. Semua tergantung pilihan kata dan penyajiannya. Terkadang sebuah surat mungkin panjang demi kesopanan, jika tidak, masalah yang tidak menyenangkan tidak dapat disampaikan.
(e) Efektivitas:
Efektivitas surat tergantung pada semua karakteristik yang diambil bersama-sama. Itu dibuktikan dengan reaksi yang cepat dan menyenangkan dari penerima. Bahkan tanda baca atau huruf kapital yang digunakan pada tempat yang tepat memiliki kontribusi terhadap keefektifan. Saat mengetik huruf, penggunaan spasi merupakan faktor penting. Mesin tik modern memiliki tipografi yang elegan yang membuat tampilan atau tampilan surat sangat mengesankan dan efektif.
Surat Bisnis # 2. Formulir:
Surat bisnis harus ditulis dalam ‘bentuk’ yang tepat untuk keefektifannya. Bentuk surat bisnis telah berkembang dari waktu ke waktu, dan dari pengalaman, kebiasaan dan urgensi. Bentuk yang kurang lebih sama digunakan untuk semua jenis surat bisnis dengan sedikit variasi dan di semua negara.
Bentuk yang benar membuat kesan yang baik di benak pembaca tentang penulis dan hanya komunikasi yang bisa efektif. Bentuk yang benar sekilas dapat memberikan gambaran umum tentang sifat komunikasi.
Bentuk surat terdiri dari bagian-bagian berikut:
(i) Judul:
Pada bagian atas surat harus dicantumkan informasi berikut agar penerima dapat mengetahui dari mana dan tanggal berapa surat itu datang.
Terdiri dari:
(a) Nama pengirim.
- Alamat pengirim.
(c) Sifat bisnis pengirim.
(d) Jika surat itu berasal dari cabang, divisi atau departemen tertentu, maka itu juga dapat disebutkan.
(e) Nomor telepon, nomor teleks, alamat telegraf, dll. jika ada.
(f) Apakah ada bahasa kode bisnis yang digunakan kemudian kode tertentu diikuti, misalnya ABC atau .Bentley atau Leiber dll. Kode digunakan untuk menghemat kata dan untuk memastikan beberapa kerahasiaan.
(g) Nomor referensi surat. Nomor referensi disiapkan secara umum dengan nomor file yang terkait dengan surat itu.
(h) Tanggal penulisan surat.
Umumnya nama, alamat, sifat usaha dan nama cabang, dll ditulis (dicetak) di bagian tengah atas. Mereka sebaiknya ditulis di sisi kanan atas sehingga saat menelusuri file, mereka mudah dibaca. Mereka tidak boleh ditulis di sisi kiri atas. Telepon dll, kode dan nomor referensi umumnya ditulis di sisi kiri dan tanggal di sisi kanan.
(ii) Alamat Orang Dalam:
Itu termasuk:
(a) Nama penerima, baik individu atau perusahaan atau perusahaan atau masyarakat atau lembaga lainnya.
(b) Alamat penerima. Jika amplop jendela digunakan, alamat di dalam harus terlihat dari luar . Beberapa kata pelengkap seperti Tuan, Nyonya, Sri (Shri, Shree), Nyonya, Tuan-tuan, Sarbashree digunakan sebelum nama penerima.
(c) Umumnya surat ditujukan kepada pejabat penting organisasi seperti direktur, manajer umum, manajer penjualan, mitra, sekretaris, dll.
(iii) Salam atau Sambutan Pembukaan:
Surat dimulai dengan Dear Sir, Dear Sirs, Madam, Gentlemen, dll. sebagaimana diperlukan dalam keadaan. Salam semacam itu digunakan demi kesopanan, ‘My dear Sir’ atau ‘Dear Sri A’ dapat digunakan ketika ada kontak pribadi yang dekat dengan orang tertentu yang menjadi perhatian. Kadang -kadang, di atas salam disebutkan beberapa nama kepada siapa surat itu harus ditujukan secara khusus. Misalnya—‘Perhatian: Sri A’. Penyebutan nama seperti itu menambah beberapa karakter pribadi pada surat itu.
(iv) Subjek-Materi:
Pokok bahasan di mana surat itu ditulis disebutkan secara singkat sebagai Re: ______________. ‘Re’ berarti ‘mengenai’. Ini dapat ditulis di antara Alamat Dalam dan Salam atau di antara Salam dan Badan Surat.
(v) Isi Surat:
Ini adalah bagian utama dari surat yang berisi informasi, sudut pandang, fakta, pesan, dll atau tujuan utama dari surat itu ditulis. Tubuh surat itu dibagi menjadi beberapa paragraf, setiap paragraf membahas poin atau topik atau aspek tertentu dari pokok bahasan. Kadang-kadang, untuk kenyamanan, paragraf diberi nomor.
Tubuh surat memiliki sub-bagian berikut:
(a) Pengenalan materi pelajaran dengan atau tanpa mengacu pada komunikasi sebelumnya. Terkadang ada pengenalan diri penulis. Pendahuluan harus sangat singkat, baik berupa kalimat atau paragraf kecil.
(b) Bagian tengah elabo memberi peringkat materi pelajaran. Ini akan dibagi menjadi paragraf berdasarkan poin,
(c) Bagian penutup surat dengan membulatkan seluruh tema meminta saran atau tindakan dari pembaca atau membuat saran atau saran dari pihak penulis. Ada keinginan juga demi kesopanan.
(v) Penutupan Gratis:
Surat tersebut umumnya diakhiri dengan penutup pujian menggunakan beberapa frasa atau kalimat standar seperti ‘Hormat saya dengan setia’, ‘Hormat saya’, ‘Hormat saya dengan tulus’, ‘Hormat saya dengan tulus’ , dll.
(vi) Tanda Tangan:
Surat itu harus ditandatangani oleh penulis dengan tangannya sendiri tetapi di bawah tanda tangan nama boleh diketik di dalam tanda kurung agar pembaca dapat mengetahui namanya (karena tanda tangan mungkin tidak terbaca).
Tanda tangan harus disertai dengan:
(a) nama keprihatinan untuk siapa surat itu ditulis (diberikan di atas tanda tangan).
(b) penunjukan (yaitu jabatan yang dipegang secara resmi) dari orang yang membuat tanda tangan (diberikan di bawah tanda tangan) untuk memastikan keaslian tanda tangan. Status penanda tangan memiliki pengaruh besar pada pentingnya surat itu. Tanda tangan biasanya berada di sisi kanan bawah surat.
(vii) Lampiran:
Jika ada kertas, cek, draf, dll yang dilampirkan pada surat itu, harus disebutkan di sudut kiri bawah surat yang menyatakan nomor dan sifat lampiran. Singkatnya itu ditulis sebagai ‘Encl:’.
(vii) Postscript:
Setelah surat itu selesai, jika ada hal baru yang muncul di benak penulis yang menurutnya harus dimasukkan, dia menambahkannya di bawah judul: Postscripts (atau singkatnya PS). Namun, ini bukan praktik yang baik. Lebih baik menulis ulang atau mengetik ulang surat itu. Penulis akan memberi inisial namanya di akhir catatan tambahan.
(ix) Inisial:
Di sudut paling kiri bawah, juru ketik mengetik inisialnya. Hal ini diperlukan karena jika ada kesalahan dalam pengetikan dapat diketahui siapa pengetiknya, terutama jika ada kumpulan juru ketik.
(x) Salinan:
Terkadang salinan (atau salinan) surat yang ditujukan kepada seseorang atau pihak dikirim (atau sedang) dikirim ke orang atau pihak (orang atau pihak) lain untuk referensi. Ini lebih umum dalam komunikasi internal ketika salinan atau salinan surat untuk dikirim ke departemen atau departemen lain. Dalam hal demikian di ujung bawah surat nama atau nama orang atau pihak (Atau orang atau pihak) diberi (disebutkan) dengan tanda ccie carbon copy.
Surat Bisnis # 3. Jenis:
Surat bisnis terdiri dari berbagai jenis karena surat ditulis tentang berbagai topik, pada berbagai kesempatan dan dalam berbagai keadaan.
Surat yang berbeda dimaksudkan untuk berbagai jenis orang dan dengan tujuan yang berbeda. Surat bisnis terutama dikelompokkan menjadi Surat Edaran dan Surat. Surat edaran tidak dimaksudkan untuk individu atau orang atau pihak tertentu. Mereka dimaksudkan untuk sejumlah besar orang atau kelompok besar atau masyarakat luas.
Misalnya, surat edaran umum dikirim oleh pabrikan ke dealernya untuk memberi tahu mereka, perubahan ketentuan dealer atau harga barang. Edaran dapat dikirim ke pelanggan secara langsung. Dalam proses kampanye, surat edaran iklan dapat dikirim untuk memperkenalkan produk kepada sejumlah besar orang dengan mengambil nama dan alamat mereka dari buku petunjuk telepon.
Surat dimaksudkan untuk orang atau pihak tertentu yang berurusan dengan beberapa subjek tertentu dan dikirim secara individual. Kadang -kadang surat edaran dilampirkan dengan alamat sendiri dan bahkan amplop yang dicap sehingga penerima surat edaran dapat tanpa usaha atau biaya mengirim balasan. Kartu Balasan Bisnis juga termasuk dalam kategori ini. Alih-alih mengirim amplop dengan alamat sendiri, kartu alamat sendiri dikirim yang tidak memerlukan prangko karena pengirim membayar prangko di muka dan mendapat lisensi untuk menerbitkan kartu tersebut dari kantor pos dengan pembayaran biaya.
Nomor lisensi yang diberikan kepada pengirim dicetak pada kartu. Selain klasifikasi ini, kami juga menemukan Surat Formulir. Ini adalah balasan standar yang dikirim terhadap pertanyaan umum. Surat semacam itu ditandatangani oleh perwira junior atau bahkan oleh asisten kantor dan kurang penting.
Surat Bisnis # 4. Biaya:
Sangat sulit untuk menghitung biaya surat tertentu yang disiapkan dan dikirim dari kantor. Biayanya tidak serendah kelihatannya. Ini melibatkan dua jenis biaya, moneter dan riil, dan biaya riil memiliki nilai uang.
Mengambil kedua aspek biaya item biaya berikut dapat disebutkan:
(1) Biaya alat tulis—kertas, klip, pin, kertas karbon, amplop, dll.
(2) Biaya pemasangan, pengoperasian dan pemeliharaan mesin yang digunakan.
(3) Biaya pemborosan alat tulis, jika ada.
(4) ongkos kirim.
(5) Gaji juru tulis, stenografer, juru ketik, dll.
(6) Biaya pengajuan salinan.
(7) Biaya ruang yang ditempati oleh departemen korespondensi, penempatan mesin, dll.
(8) Waktu yang digunakan petugas untuk membuat perencanaan sebelum menulis dan mendiktekan surat.
(9) Biaya overhead umum kantor untuk penerangan, sewa, dll.
Diharapkan bahwa kontrol yang tepat harus ada sehingga biaya diminimalkan. Secara keseluruhan, sebagian besar dari total pengeluaran kantor berasal dari pekerjaan korespondensi. Penggunaan mesin menghemat waktu dan biaya. Formulir surat juga berkontribusi pada pengurangan waktu dan biaya. Biaya dapat dikurangi dengan menghilangkan korespondensi yang tidak perlu. Kontrol pembelian alat tulis secara tidak langsung mengurangi biaya.
Surat Bisnis # 5. Presentasi:
Penyajian surat merupakan hal yang vital dalam korespondensi. Surat harus disajikan dengan elegan. Kualitas alat tulis yang digunakan, pencetakan kop surat serta pengetikan harus berstandar tinggi. Umumnya kualitas alat tulis yang berbeda digunakan untuk berbagai jenis surat.
Kualitas cetakan (penggunaan beberapa warna, penggunaan cetakan, dll pada kop surat) juga bervariasi. Bahkan melipat huruf dengan benar menambah keanggunan pada mereka. Rumah bisnis besar terus menggunakan warna tertentu (atau warna) tinta untuk mencetak semua huruf. Ini disebut ‘warna rumah’ dan membantu menciptakan niat baik.
Sketsa Tata Letak atau Bentuk Surat:
(A) = Judul.
(B) = Alamat dalam.
(C) = Dear Sir, dll.
(D) = Re
(E) = Bagian utama surat dibagi menjadi paragraf.
(F) = Hormat kami, dll.
(G) = Tanda tangan atas nama pengirim dengan penunjukan penanda tangan.
(H) = Kandang.
(I) = Inisial juru ketik.
(J) = cc atau tembusan.
