Bagaimana Menangani Sumber Daya? (3 Teknik) | Manajemen proyek

Artikel ini menyoroti tiga teknik teratas yang diadopsi untuk menangani sumber daya. Tekniknya adalah: 1. Leveling 2. Alokasi Sumber Daya 3. Perencanaan Terintegrasi dengan Alokasi Sumber Daya.

Teknik # 1. Meratakan:

Teknik ‘Levelling’ digunakan untuk menyelesaikan masalah resource/time-limited dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menilai batas sumber daya yang tersedia dan sumber daya yang diperlukan sesuai jadwal aktivitas tangan pertama dan model jaringan untuk proyek.
2. Temukan puncak dan palung dari sumber daya terbatas yang dimaksud, dan juga pelampung dalam jaringan.
3. Menjadwal ulang kegiatan dengan mempertimbangkan float, sehingga durasi proyek akhir tidak diperpanjang, atau bahkan penundaannya paling sedikit.
4. Alokasikan kembali sumber daya yang terbatas sesuai dengan aktivitas yang baru dialihkan, dijadwalkan ulang sesuai (3) di atas dan lihat bahwa beban sumber daya yang baru dialokasikan berada dalam batas yang tersedia.

Kami ingin menjelaskan langkah-langkahnya secara sederhana dengan ilustrasi berikut ­:

Tabel dengan informasi dasar tentang kegiatan yang terlibat sesuai ilustrasi:

Jaringan awal dengan float dan beban sumber daya terbatas, dengan mempertimbangkan informasi sesuai tabel di atas:

1. x dan y adalah sumber daya terbatas, masing-masing batasnya adalah 5x dan 5y.
2. Aktivitas t _ij dan sumber daya yang diperlukan ditampilkan dalam jaringan di atas sebagai Alfabet/t _ij /sumber daya yang diperlukan pada anak panah.

Ketika kami mentabulasi beban sumber daya terbatas x dan y di jaringan di atas sesuai jaringan awal, total beban pada rentang 18 hari akan muncul seperti di bawah ini:

Meratakan Sumber Daya x:

Kami menemukan bahwa acara (3) memiliki waktu pelampung 4 hari.

Kita bisa menggeser aktivitas B dari hari 1, 2 & 3 ke hari 5, 6 & 7; kebutuhan sumber daya 3x ditampilkan dalam lingkaran. Dengan pergeseran B ini sepanjang waktu total beban untuk x akan menjadi @ 5x untuk 5 hari pertama dan @ 3x untuk hari ke-6 ^{dan ke –} 7 . Dengan demikian, menggeser aktivitas selama 4 hari tidak akan menunda durasi proyek karena kami telah menggunakan pelampung 4 hari dan juga tidak melewati batas sumber daya x.

Meratakan Sumber Daya y:

Kami menemukan lagi bahwa aktivitas F memiliki pelampung 11 hari.

Kita dapat menggeser aktivitas P ke awal yang tertunda pada hari ke 15 ^yaitu aktivitas digeser ke hari ke ^{15 ,} 16 dan ¹⁷ ; maka, total beban y akan berubah dalam urutan hari dari hari ke-4 ^dan seterusnya menjadi 3, 4, 7, 7, 5, 5, 5, 5, 5, 5, 2, 5, 5, 5 dan 2 tanpa menunda durasi proyek.

Kami dibiarkan dengan masalah melewati batas ke 7y pada hari ke 6 ^{, 7 ,} dan 8 dan, dengan demikian, kami hampir meratakan pemuatan semaksimal mungkin tanpa menunda proyek.

Kita selanjutnya dapat mengurangi penyeberangan batas satu hari lagi, jika kita menggeser aktivitas G yang memiliki float 4 hari dengan satu hari lagi, yaitu memulai aktivitas pada hari ke-7 ^dan memperpanjang ke hari ke- ¹⁴ . Muatan akan dimulai dari hari ke-4 ^dan seterusnya sebagai 3, 4, 4, 7, 7, 5, 5, 5, 5, 5, 5, 5, 5, 5 & 2.

Meskipun ilustrasinya sederhana, telah ditetapkan bahwa jaringan hingga 200 kegiatan dan kendala sumber daya yang berbeda dapat diselesaikan dengan perpanjangan waktu proyek yang minimal dengan metode leveling. Namun, pergeseran aktivitas yang memakan pelampung yang tersedia diselesaikan oleh paket perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia secara komersial.

Penyajian proses leveling melalui diagram batang dengan garis putus-putus untuk float atau dengan histogram akan memberikan pandangan yang lebih jelas tentang sumber daya yang terbatas dan pergeseran aktivitas yang menggunakan float.

Penyesuaian aktivitas untuk sumber daya x ditunjukkan oleh histogram:

Teknik #2. Alokasi Sumber Daya:

Ketika sejumlah aktivitas membutuhkan sumber daya yang terbatas pada waktu yang sama dan situasi sedemikian rupa sehingga alokasi sumber daya serial dan paralel, seperti yang dijelaskan sebelumnya, tidak memungkinkan, maka proses ‘Alokasi’ ini diikuti.

Dalam proses ini, selain mengeksplorasi dan mengeksploitasi pelampung, aktivitas, yang sedang berlangsung, ditahan dan sumber daya dialihkan. Sumber daya yang terbatas kemudian dialokasikan ke aktivitas prioritas dan setelah itu sumber daya dialokasikan kembali ke aktivitas yang ditahan.

Pemisahan kegiatan, dengan alokasi sumber daya paralel, dimungkinkan dalam proyek yang melibatkan ­konstruksi di mana suatu kegiatan, saat sedang berlangsung, dapat dihentikan dengan memprioritaskan pengalokasian sumber daya ke kegiatan lain.

Langkah-langkah yang terlibat adalah:

Langkah 1:

1. Urutkan aktivitas terlebih dahulu menurut prioritasnya.
2. Kegiatan kemudian dijadwalkan mengikuti daftar prioritas dalam urutan menaik dari waktu mulai terakhir. Jika terjadi seri di LST, gunakan float lagi dalam urutan menaik dengan mengambil aktivitas dengan float terkecil sebagai yang pertama.
3. Alokasikan sumber daya ke aktivitas dengan waktu mulai paling awal, asalkan aktivitas sebelumnya telah diselesaikan. Jika sumber daya yang cukup tidak tersedia pada saat itu untuk melanjutkan, lakukan pencarian ketersediaan sumber daya untuk menentukan kapan aktivitas dapat dijadwalkan ulang. Proses ini dilakukan untuk kegiatan selanjutnya sesuai dengan jadwal yang disebutkan pada Langkah (2) di atas.
4. Temukan tanggal yang dibubuhkan, dengan demikian, pada kegiatan untuk memungkinkan pekerjaan yang sebenarnya.

Kami akan mempertimbangkan ilustrasi sederhana, dengan sumber daya terbatas yang akan menunjukkan perbedaan antara rencana kerja normal yang menyebabkan kelebihan beban dan kekurangan beban dan kemudian membagi aktivitas dengan alokasi paralel yang mengarah ke penjadwalan aktivitas baru di mana kelebihan beban dan kekurangan beban. beban dikurangi menjadi minimum.

Tabel dengan informasi dasar tentang kegiatan yang terlibat sesuai ilustrasi:

Rincian sampai kolom (8) di atas adalah informasi dasar tentang proyek yang menunjukkan, antara lain, jumlah laki-laki per hari yang dibutuhkan untuk berbagai kegiatan. Keterbatasan sumber daya dalam ilustrasi ini adalah tenaga manusia. Perincian dari kolom (9) dan seterusnya menjadwal ulang perincian yang sama sesuai urutan naik dari LST kegiatan.

Estimasi kebutuhan tenaga kerja dari tabel di atas untuk periode proyek 47 hari dengan batas sumber daya, katakanlah, 6 orang per hari, telah ditabulasikan dengan Aktivitas dan Hari.

Tabel (A) menunjukkan rincian kebutuhan tenaga kerja sesuai informasi dasar yang asli. Tabel (B) menunjukkan persyaratan terhadap aktivitas dalam urutan menaik dari LST mereka dan pemisahan serta pemindahan aktivitas.

Perbandingan kedua tabel ini mengungkapkan bahwa :

(a) Sesuai jadwal jaringan normal dengan kebutuhan tenaga kerja yang ditunjukkan pada Tabel (A) terdapat :

(i) Overload 11 hari seperti yang ditunjukkan pada hari ke-16 hingga ke-26; dan

(ii) Under-load selama 5 hari pada hari ke-29 hingga ke-33.

(b) Bahwa, mengikuti proses penjadwalan ulang dengan membagi kegiatan dan menggeser sedapat mungkin (kegiatan yang ditandai sebagai CP sebagai ‘jalur kritis’ sudah diperbaiki) seperti yang dijelaskan pada Tabel (B) kami memiliki:

(i) Overload selama 8 hari, seperti yang ditunjukkan pada hari ke-16 sampai ke-23 (Tabel B).

(ii) Tidak ada kekurangan beban.

Berikut ini terlihat pada tabel (B):

1. Tidak ada pergeseran atau pemisahan aktivitas dengan zero float yang merepresentasikan aktivitas pada jalur kritis; setiap pergeseran kegiatan kritis hanya dapat dilakukan sehingga menyebabkan keterlambatan pelaksanaan proyek;
2. Terjadi pergeseran kegiatan I; dan
3. Pemisahan kegiatan F dan E.
4. Mengatur ulang jadwal aktivitas dalam urutan menaik dari LST membantu urutan alokasi sumber daya yang terbatas dan memandu mereka dengan pencarian maju untuk pergeseran dan/atau pemisahan sebagaimana diizinkan oleh pelampung yang tersedia.

Penjadwalan dan alokasi juga dapat lebih baik divisualisasikan dengan diagram batang.

Prosesnya dijelaskan dengan ilustrasi yang disederhanakan. Untuk proyek yang lebih besar dengan jaringan yang kompleks, alokasi semacam itu dilakukan dengan bantuan paket perangkat lunak manajemen proyek.

Alokasi sumber daya menggeser aktivitas dengan pencarian maju untuk menghindari melewati batas sumber daya:

Kami akan mempertimbangkan ilustrasi lain yang disederhanakan yang menunjukkan sebuah proyek yang membutuhkan dua sumber daya terbatas yang berbeda dan, dengan proses pengalihan aktivitas, aktivitas dilakukan dalam batasan tersebut.

Tabel aktivitas, dengan batasan sumber daya, dihasilkan di bawah ini:

Batas Sumber Daya ‘R’ adalah 5 dan Sumber Daya R’ adalah 10 per hari

Model Jaringan dalam diagram skala dengan sumber daya yang diperlukan diproduksi

Teknik #3. Perencanaan Terintegrasi dengan Alokasi Sumber Daya:

Ketika sumber daya akan dibagi, perlu untuk mengintegrasikan perencanaan semua proyek yang dilaksanakan secara bersamaan. Idenya adalah merencanakan seolah-olah sebuah proyek besar di mana terdapat sub-rencana untuk setiap proyek (sekarang dianggap sebagai proyek yang lebih kecil yang terintegrasi bersama sebagai satu kesatuan.

Ada paket perangkat lunak komputer yang canggih yang dapat menangani proyek individu (proyek yang lebih kecil) dengan basis datanya sendiri dan kemudian mengintegrasikan detail per proyek yang lebih kecil ke rencana multi proyek yang besar. Rencana terpadu tersebut harus dilakukan sehubungan dengan daerah-daerah di mana ketersediaan sumber daya menjadi terbatas.

Tidak diperlukan integrasi total yang mengarah ke rencana total besar yang rumit. Disarankan untuk mengintegrasikan rencana hanya untuk area di mana sumber daya dibagi.

Langkah-langkah utama untuk menangani masalah terkait adalah:

Langkah 1:

Identifikasi area di mana sumber daya dibatasi untuk menjalankan beberapa proyek. Integrasikan rencana untuk masing-masing proyek ke dalam satu rencana fungsional multi-proyek.

1. Jaringan berskala waktu sesuai jadwal rencana awal dengan sumber daya yang diperlukan per tanggal:

Catatan:

1. Persyaratan sumber daya ditampilkan di jaringan sebagai R/R’.
2. Pelampung dengan panah putus-putus dan jalur kritis dengan panah ganda.
3. Jumlah kebutuhan per hari satu di kaki jaringan menunjukkan puncak pada hari ke 4 ^, 5 dan 6 ^dan terendah pada hari ke 14 ^{sampai 18} ( ^sesuai rencana awal).
4. Jaringan ‘B’ menunjukkan pergeseran kegiatan selain jalur kritis yang tidak dapat diubah tanpa perubahan durasi proyek.
5. Kegiatan yang mewakili (4) sampai (6) bahkan telah dipisah.
6. Kecuali pada hari ke-4 ^dan ke- ^5â €”ketika sumber daya kurang digunakan—seluruh jadwal hampir setara dengan sumber daya terbatas yang tersedia.

Legenda:

1. Kegiatan dengan panah, acara dengan lingkaran.
2. Berskala jaringan, durasinya dicatat dari jumlah hari.

Dua sumber daya berbeda di bawah kendala, yaitu R dan R’, ditunjukkan pada garis panah sebagai 3/5 ^, 3/7 dst . menunjukkan ³ unit R dan 5 unit atau 7 unit _R ” _.

Langkah 2:

Memecah organisasi ke tingkat yang berbeda dengan menugaskan tanggung jawab kepada personel tim proyek dari manajer hingga tingkat pekerja untuk setiap proyek dan kemudian menyusunnya ke dalam rencana yang lebih besar, sehingga keharmonisan fungsional terbentuk.

Langkah 3:

Dalam hal keterbatasan sumber daya sendiri, identifikasi area di mana kegiatan yang diperlukan dapat dilakukan oleh pihak ketiga, misalnya oleh tenaga kerja sewaan seperti pekerja lepas, dll., atau dengan menyewa mesin berbiaya tinggi di lokasi yang berbeda, atau melibatkan kontraktor untuk melaksanakan bagian proyek yang relevan.

Perhatikan bahwa masalah utama berada di tingkat ke-3 di ^mana sumber daya yang tersedia harus dibagi secara ekonomis di antara berbagai proyek. Kita harus ingat bahwa itu dianggap sebagai masalah hanya karena sumber daya yang tersedia tidak terbatas dan/atau harus dikonsumsi dengan cara yang paling ekonomis.

Langkah 4:

Masalahnya sekarang terfokus pada kegiatan di mana sumber daya akan dibagikan. Ketika ada sejumlah aktivitas yang membutuhkan sumber daya yang sama, katakanlah kebutuhan mesin berbiaya tinggi, perlu dicari urutan waktu dan waktu float, jika ada, untuk aktivitas ini.

Perencanaan dapat dilakukan sebagai berikut:

1. Ketika ada waktu float untuk salah satu aktivitas tersebut, kita tahu itu mewakili waktu yang dapat menunggu dimulainya aktivitas tanpa menunda penyelesaian proyek (kita dapat mengingat bahwa FT = LST dikurangi EST). Oleh karena itu, selama periode ini, kami menunda aktivitas khusus ini dan menggunakan mesin untuk aktivitas lainnya.

Hal ini dapat digambarkan dengan jaringan berikut:

Diagram jaringan (bagian) dari Proyek 1 dan Proyek 2.

1. Dua proyek konstruksi di bawah organisasi yang sama sedang dilaksanakan; diagram jaringan mereka digabungkan—peristiwa 1/3 hingga 1/6 dari Proyek 1 dan peristiwa 3/2 dan 4/2 dari Proyek 2.
2. Kegiatan 3/1 s/d 6/1 Proyek 1 dan 3/2 s/d 4/2 Proyek 2 memerlukan Mesin Pemancang khusus dan terlihat dari diagram bahwa dari minggu ke-9 ^{atau ke} -10 ^kedua kegiatan tersebut memerlukan hal yang sama mesin secara bersamaan.
3. Tetapi kami menemukan bahwa acara 4/2 memiliki waktu mengambang 5 minggu dan, karenanya, kami dapat menunda kegiatan 3/2 ini menjadi 4/2 selama 5 minggu; mulai kegiatan 1/3 sampai 1/6 pada minggu ke-10 ^, selesaikan kegiatan pada minggu ke-14, kemudian mulai kegiatan 3/2 sampai 4/2 pada minggu ke-15 ^dan selesaikan pada minggu ^{ke- 18} .

Ilustrasi di atas adalah ilustrasi yang disederhanakan; prinsip yang sama diikuti bahkan dalam situasi yang kompleks, dengan bantuan otomatisasi.

1. Mungkin ada situasi, bagaimanapun, ketika sumber daya diperlukan untuk proyek yang berbeda pada saat yang sama ketika tidak ada waktu float. Dalam keadaan seperti itu, kegiatan harus dilakukan berdasarkan prioritas sebagaimana dibahas dan diputuskan oleh manajemen puncak.

Kemudian dimungkinkan untuk mempercepat proyek prioritas tertinggi melalui kegiatan sebelum tahap kendala sumber daya, sehingga sumber daya yang sama (apakah mesin atau tenaga kerja profesional) dapat digunakan untuk proyek prioritas relatif lebih awal dan, dengan demikian , membebaskannya, selanjutnya, untuk konsumsi/penggunaan dalam proyek lain atau kegiatan lain.

Catatan:

Jenis masalah sumber daya ini dapat berupa Manusia, Mesin, atau bahkan kekurangan dana sementara.

Prinsip-prinsip untuk menangani masalah kendala sumber daya saat menjalankan sejumlah proyek adalah:

1. Tidak mengembangkan situasi yang rumit dan pertikaian antara anggota yang berbeda dalam tim proyek, atau antara tim proyek yang berbeda.
2. Cobalah mengakomodasi dengan penggunaan waktu float yang efektif; jika tidak ada waktu mengambang seperti itu, dengan menggeser aktivitas atau aktivitas dan, dengan demikian, kembangkan waktu yang dibutuhkan.
3. Dalam hal ketidakmungkinan untuk menghadapi situasi tersebut, preferensi diberikan kepada proyek yang dianggap oleh manajemen sebagai proyek prioritas.