Prinsip-prinsip komunikasi berikut membuatnya lebih efektif:
1. Prinsip Kejelasan:
Ide atau pesan yang akan dikomunikasikan harus dijabarkan dengan jelas. Itu harus diucapkan sedemikian rupa sehingga penerima memahami hal yang sama dengan yang ingin disampaikan oleh pengirim. Seharusnya tidak ada ambiguitas dalam pesan. Perlu diingat bahwa kata-kata itu tidak berbicara sendiri tetapi pembicara memberikan artinya. Pesan yang jelas akan menimbulkan respon yang sama dari pihak lain. Juga penting bahwa penerima fasih dengan bahasa, asumsi yang melekat, dan mekanisme komunikasi.
2. Prinsip Perhatian:
Agar komunikasi menjadi efektif, perhatian penerima harus diarahkan pada pesan. Orang-orang berbeda dalam perilaku, perhatian, emosi, dll. Sehingga mereka dapat merespons pesan secara berbeda. Bawahan harus bertindak sama sesuai isi pesan. Tindakan atasan juga menarik perhatian bawahan dan mereka mungkin mengikuti apa yang mereka amati. Misalnya, jika atasan sangat tepat waktu datang ke kantor maka bawahan juga akan mengembangkan kebiasaan tersebut. Dikatakan bahwa ‘tindakan berbicara lebih keras daripada kata-kata.
3. Prinsip Umpan Balik:
Prinsip umpan balik sangat penting untuk membuat komunikasi menjadi efektif. Harus ada umpan balik informasi dari penerima untuk mengetahui apakah dia telah memahami pesan dalam arti yang sama seperti yang dimaksud oleh pengirim.
4. Prinsip Informalitas:
Komunikasi formal umumnya digunakan untuk mentransmisikan pesan dan informasi lainnya. Terkadang komunikasi formal mungkin tidak mencapai hasil yang diinginkan, komunikasi informal terbukti efektif dalam situasi seperti itu. Manajemen harus menggunakan komunikasi informal untuk menilai reaksi karyawan terhadap berbagai kebijakan. Manajemen senior dapat secara informal menyampaikan keputusan tertentu kepada karyawan untuk mendapatkan umpan balik mereka. Jadi prinsip ini menyatakan bahwa komunikasi informal sama pentingnya dengan komunikasi formal.
5. Prinsip Konsistensi:
Prinsip ini menyatakan bahwa komunikasi harus selalu konsisten dengan kebijakan, rencana, program dan tujuan organisasi dan tidak bertentangan dengannya. Jika pesan dan komunikasi bertentangan dengan kebijakan dan program maka akan ada kebingungan di benak bawahan dan mereka mungkin tidak menerapkannya dengan baik. Keadaan seperti itu akan merugikan kepentingan organisasi.
6. Prinsip Ketepatan Waktu:
Prinsip ini menyatakan bahwa komunikasi harus dilakukan pada waktu yang tepat sehingga membantu dalam mengimplementasikan rencana. Keterlambatan komunikasi apa pun mungkin tidak memberikan tujuan apa pun, melainkan keputusan hanya menjadi kepentingan historis saja.
7. Prinsip Kecukupan:
Informasi yang dikomunikasikan harus memadai dan lengkap dalam segala hal. Informasi yang tidak memadai dapat menunda tindakan dan menimbulkan kebingungan. Informasi yang tidak memadai juga mempengaruhi efisiensi penerima. Jadi informasi yang memadai sangat penting untuk mengambil keputusan yang tepat dan membuat rencana tindakan.
