Artikel ini menyoroti empat belas teknik kontrol teratas yang digunakan dalam suatu organisasi. Beberapa tekniknya adalah: 1. Pengamatan Pribadi 2. Pengendalian Anggaran 3. Analisis Titik Impas 4. Analisis Rasio 5. Pengendalian Biaya 6. Audit Internal 7. Laporan Statistik 8. Audit Manajemen 9. Pengembalian Investasi dan Lainnya.
Teknik Pengendalian # 1. Pribadi Pengamatan :
Pengamatan pribadi atas kinerja aktual bawahan di tempat kerja adalah metode pengendalian yang paling efektif, langsung, dan tertua.
Manajer perlu mengadakan diskusi dengan orang-orang yang pekerjaannya dikendalikan dan mereka harus mengawasi operasi yang sebenarnya.
Ada jenis informasi dan kesan tertentu yang hanya dapat disampaikan melalui kontak tatap muka—pengamatan dan percakapan pribadi. Pengamat pribadi tahu persis apa yang salah dan dapat mengambil tindakan yang diperlukan dengan cepat. Pengamatan pribadi juga memiliki dampak psikologis pada karyawan.
Mereka berusaha mencapai kinerja yang lebih baik ketika mereka tahu bahwa mereka akan diamati secara pribadi oleh atasan mereka. Dengan demikian, para manajer dapat menjaga disiplin kerja di antara karyawan.
Manajer atasan langsung diberi kekuasaan yang cukup untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengendalikan kegiatan bawahan jika diperlukan. Karena manajer atasan menyadari kesulitan dan masalah bawahan mereka yang berkaitan dengan lingkungan kerja dan keluhan lainnya, mereka dapat mengambil tindakan segera untuk mencegah resistensi terhadap tindakan pengendalian.
Namun, pengamatan pribadi mungkin memiliki dampak negatif dalam beberapa kasus. Karyawan yang memiliki motivasi diri tidak suka diawasi secara ketat.
Sistem kontrol ini juga memakan waktu. Selain itu, mungkin ada pengaruh bias pribadi dari pengamat yang dapat mempengaruhi evaluasi. Manajer memiliki tanggung jawab untuk mengimplementasikan tujuan organisasi apapun teknik kontrol yang mereka gunakan.
Pengamatan pribadi sebagian besar melibatkan evaluasi kinerja manusia. Oleh karena itu, keberhasilan pengamatan pribadi sebagai alat pengendalian bergantung pada seberapa banyak informasi yang dapat dikumpulkan oleh seorang manajer melalui metode ini.
Teknik Pengendalian # 2. Pengendalian Anggaran:
(A) Arti:
‘Kontrol Anggaran’ adalah proses penggunaan anggaran untuk membandingkan kinerja aktual dengan kinerja anggaran yang sesuai untuk mengetahui penyimpangan, dan untuk menghilangkan penyimpangan dengan menyesuaikan perkiraan anggaran atau memperbaiki penyebab penyimpangan.
Anggaran adalah alat yang sangat berguna untuk mengendalikan operasi perusahaan sehari-hari. Ini memberikan standar dimana kinerja aktual dapat dievaluasi untuk mengetahui penyimpangan dari hasil yang direncanakan. Informasi ini memungkinkan manajer untuk mengambil tindakan korektif untuk membawa hasil aktual sesuai dengan rencana. Kontrol anggaran adalah teknik kontrol yang efektif dan banyak digunakan.
(B) Karakteristik:
Fitur penting dari Pengendalian Anggaran adalah sebagai berikut:
- Pengendalian anggaran menyusun rencana atau penetapan target kinerja yang menjadi dasar pengukuran kemajuan kegiatan dalam organisasi.
- Mencoba mengevaluasi hasil kegiatan secara kuantitas sehingga hasil yang sebenarnya dapat dibandingkan dengan hasil yang dianggarkan.
- Menarik perhatian para manajer tentang penyimpangan antara apa yang direncanakan dan apa yang dicapai sehingga tindakan yang diperlukan dapat diambil untuk menghilangkan penyimpangan dan untuk mengimplementasikan tujuan kegiatan. Dengan demikian, tidak mengontrol kegiatan secara langsung; tetapi tunjukkan di mana kontrol dan tindakan korektif diperlukan.
(C) Manfaat:
Kontrol anggaran mengarah pada pemanfaatan maksimum sumber daya dengan pandangan untuk memastikan output maksimum karena memberikan bantuan untuk perencanaan, koordinasi, dan kontrol manajerial. Berbagai keuntungan pengendalian anggaran adalah sebagai berikut:
- Kontrol anggaran memaksa para manajer untuk merencanakan kegiatan mereka. Karena alokasi anggaran dibuat berdasarkan sifat kegiatan yang dilakukan di suatu bagian atau departemen, para manajer harus menentukan kegiatan apa yang mereka rencanakan untuk masa depan.
- Kontrol anggaran sepenuhnya berkaitan dengan tujuan numerik yang konkret, tidak ada ambiguitas yang berkaitan dengan target. Dengan demikian, setiap manajer dalam organisasi yakin tentang apa yang diharapkan darinya. Ini memberi kesempatan evaluasi obyektif kinerja dan pemeriksaan diri.
- Karena kontrol anggaran terus memeriksa aktivitas dalam organisasi, hal itu mengarah pada pemanfaatan sumber daya secara hati-hati. Ini membangkitkan upaya untuk mencapai tujuan dan tetap mempertahankannya dalam batas-batas yang ditentukan dengan baik.
- Secara tidak langsung membantu perencanaan manajerial pada tingkat yang lebih tinggi. Kontrol anggaran menyediakan sarana yang efektif dimana manajer dapat mendelegasikan wewenang tanpa mengorbankan kontrol secara keseluruhan.
- Proses pengendalian anggaran mendorong kerjasama di antara berbagai sub-unit dalam organisasi. Karena ini adalah instrumen perencanaan, ini membawa aktivitas berbagai departemen di bawah perspektif keseluruhan. Ini menginspirasi semangat tim dan membantu dalam koordinasi.
- Mendorong arus bebas informasi di antara berbagai unit organisasi.
- Ini mempromosikan aktivitas yang seimbang dalam organisasi. Volume setiap kegiatan tergantung pada tujuan organisasi. Jadi, setiap aktivitas harus dilakukan secara proporsional dengan aktivitas lainnya.
- Kontrol anggaran sebagai alat kontrol sangat tepat, akurat dan presisi. Anggaran menyediakan standar terhadap sistem kontrol yang dilakukan. Dengan demikian, para manajer dapat mengawasi apakah upaya mereka berjalan ke arah yang benar.
- Kontrol anggaran menunjukkan adanya penyimpangan antara kinerja aktual dan kinerja yang dianggarkan. Ini dikomunikasikan dengan sangat cepat dan para manajer dapat mengambil tindakan perbaikan untuk mengatasi penyimpangan.
- Hal ini juga dapat mengidentifikasi alasan yang menyebabkan penyimpangan antara anggaran dan aktual. Dengan demikian, ini memberikan arahan untuk tindakan pengendalian yang diperlukan.
(D) Masalah:
Meskipun kontrol anggaran adalah alat yang vital dan penting untuk merencanakan, mengoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan dalam suatu organisasi, ia memiliki beberapa masalah. Jadi, manajer harus menyadari masalah ini untuk mengambil tindakan pencegahan yang memadai untuk meminimalkan dampak dari kelemahan ini.
Masalah kontrol anggaran dijelaskan di bawah ini:
- Kontrol anggaran menghadapi masalah karena ketidakpastian masa depan. Anggaran disusun berdasarkan asumsi kejadian di masa depan dengan cara tertentu. Namun karena perubahan situasi, anggaran tidak selalu bermakna dan dapat diandalkan untuk mencapai kendali.
- Anggaran hanyalah perkiraan. Oleh karena itu, pertanyaan dapat diajukan tentang kegunaannya untuk digunakan sebagai standar terhadap mana kinerja diukur dan tindakan diambil.
- Ini dapat merugikan moral orang-orang dalam organisasi—terutama jika sistem kontrol anggaran berjalan dengan baik.
- Kontrol anggaran adalah proses pengendalian yang rumit. Ini dapat menimbulkan tekanan dan konflik internal.
- Ini adalah sistem kontrol yang mahal dan memakan waktu. Itu tidak bisa diterapkan di perusahaan kecil.
- Sistem kontrol anggaran membutuhkan banyak dokumen yang mungkin tidak disukai oleh personel teknis. Sebenarnya tidak sesuai dengan bidang spesialisasi mereka masing-masing. Jadi, penerapan proses kontrol anggaran mungkin terbatas.
Teknik Pengendalian # 3. Analisis Titik Impas:
(A) Arti:
‘Break-even Analysis’ adalah teknik pengendalian biaya yang penting. Ini adalah analisis hubungan timbal balik antara biaya produksi, volume produksi dan jumlah keuntungan. Ini juga dikenal sebagai ‘Analisis Laba Biaya-Volume’. Biaya terdiri dari dua jenis—tetap dan variabel. Hubungan tersebut ditunjukkan pada bagan yang disebut ‘Bagan Titik Impas’ seperti yang diberikan pada Gambar 8.4.
Dalam bagan ini, sumbu X merepresentasikan volume penjualan dalam ribuan unit, sedangkan sumbu Y merepresentasikan biaya produksi dan pendapatan penjualan dalam lakh rupee. Garis biaya tetap horizontal terhadap sumbu X dan garis biaya total ditarik secara vertikal dari perpotongan garis biaya tetap pada sumbu Y.
Garis pendapatan ditarik melalui titik nol pada sumbu Y. Titik ‘B’ di mana garis pendapatan total memotong garis biaya total dikenal sebagai ‘Titik Impas’ (BEP). Pada titik ini tidak ada keuntungan dan tidak ada kerugian. Spread ke kanan dari titik ini menunjukkan keuntungan dan penyebaran ke kiri menunjukkan kerugian. Volume penjualan adalah 50.000 unit dimana total biaya dan total pendapatan (Rs. 5 lakh) adalah sama.
BEP = Biaya Tetap/ Harga Jual per unit – Biaya Variabel per unit
(B) Keuntungan:
Keuntungan Analisis Titik Impas disebutkan di bawah ini:
- Bagan titik impas menggambarkan secara grafis total biaya dan pendapatan penjualan pada berbagai tingkat penjualan. Ini membantu dalam menentukan volume penjualan minimum di mana biaya sepenuhnya pulih dan di luar itu laba dapat diperoleh. Ini adalah alat kontrol manajerial yang berguna.
- Analisis titik impas dapat diterapkan untuk memperkirakan laba pada berbagai tingkat aktivitas atau untuk memperkirakan perputaran laba yang diinginkan.
- Melalui pemisahan biaya tetap dan biaya variabel memungkinkan manajer untuk melakukan kontrol atas biaya variabel.
- Analisis titik impas berguna bagi para manajer untuk pengambilan keputusan dan penyusunan anggaran.
(C) Kerugian:
Analisis titik impas memiliki beberapa keterbatasan. Ini disebutkan di bawah ini:
- Klasifikasi biaya dan hubungannya yang diasumsikan dalam alat ini tidak selalu memungkinkan.
- Dalam analisis ini, diasumsikan bahwa harga faktor, teknologi dan semua hal lainnya konstan. Tapi ini tidak selalu benar. Sebenarnya, mereka dinamis.
- Biaya tetap tetap tetap hanya sampai tingkat aktivitas tertentu, dan setelah tingkat ini, biaya tersebut meningkat pesat.
Teknik Pengendalian # 4. Analisis Rasio:
(A) Arti:
‘Rasio’ adalah hubungan aritmatika antara dua angka. ‘Analisis Rasio’ adalah studi tentang rasio antara berbagai item atau kelompok dalam laporan keuangan suatu organisasi. Dengan bantuan analisis tersebut, efisiensi kinerja keuangan suatu perusahaan dapat dinilai. Ini mengukur kondisi keuangan, profitabilitas dan efisiensi perusahaan. Analisis ini merupakan teknik penting untuk melakukan kontrol atas departemen perusahaan. Beberapa contoh penting dari Analisis Rasio adalah analisis Rasio Likuiditas, Rasio Leverage, Rasio Perputaran, Rasio Profitabilitas, Rasio Valuasi, dll.
(B) Keuntungan:
Keuntungan utama Analisis Rasio adalah sebagai berikut:
(i) Ini adalah alat yang berguna untuk pengendalian manajerial.
(ii) Ini membantu dalam menentukan apakah tanggung jawab keuangan diselesaikan secara efektif.
(iii) Ini membantu dalam mengevaluasi likuiditas dan profitabilitas suatu organisasi.
(iv) Ini menentukan keberhasilan atau kegagalan keuangan organisasi mana pun.
(v) Ini mengukur efisiensi dan efektivitas manajerial suatu perusahaan.
(vi) Ini membantu dalam membangun hubungan antara kinerja keuangan saat ini dan kinerja masa lalu.
(C) Kerugian:
Analisis Rasio memiliki keterbatasan sebagai berikut:
(i) Rasio yang berbeda dihitung berdasarkan informasi masa lalu. Oleh karena itu, tidak dapat menunjukkan kondisi masa depan.
(ii) Analisis rasio dianggap sebagai bantuan untuk penilaian, tetapi tidak dapat diperlakukan sebagai pengganti penilaian.
(iii) Karena rasio tunggal tidak dapat memberikan indikasi sifat suatu organisasi, banyak rasio harus dihitung. Akibatnya, analisis ini memakan waktu dan melelahkan.
Teknik Pengendalian #5. Pengendalian Biaya:
‘Cost Control’ adalah teknik penting untuk proses pengendalian keuangan. Teknik pengendalian biaya melibatkan penentuan standar yang berkaitan dengan setiap item biaya, kepastian biaya aktual mengenai item tersebut, deteksi variasi untuk menentukan tanggung jawab, penyebab, luas dan biaya setiap varians, dan kemudian mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa biaya aktual sesuai dengan biaya standar di masa depan.
Kontrol atas biaya dapat dilakukan secara efektif tidak secara total tetapi dalam berbagai komponen atau elemen dari total biaya pekerjaan apa pun. Oleh karena itu, pertama-tama, setiap elemen dari total biaya perlu dikontrol.
Kedua, harus ada standar tertentu yang mengacu pada elemen biaya yang berbeda dapat dikendalikan. Akan lebih berguna untuk mengendalikan biaya dengan mengacu pada standar biaya yang dapat dicapai oleh manajer yang efisien. Jika demikian, standar harus ditetapkan untuk semua elemen biaya atas dasar ini.
Ketiga, biaya aktual juga harus dicatat pada saat dan saat terjadinya. Catatan ini dianalisis dan biaya dibebankan ke pusat biaya yang berbeda sehingga dapat dibandingkan dengan standar terkait yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian, pengendalian biaya mencakup beberapa metode akuntansi juga.
Langkah selanjutnya dalam pengendalian biaya adalah membuat perbandingan antara biaya standar dan aktual dan mencari tahu di mana biaya telah menyimpang dari standar tetap. Penyebab varians harus diidentifikasi dan langkah yang diperlukan harus diambil untuk melihat bahwa varians ini tidak terjadi di masa depan.
Ini adalah bagian yang sangat penting dari pengendalian biaya. Sistem pelaporan yang sesuai untuk memberikan laporan yang cepat ke tingkat manajerial yang berbeda juga harus dipasang.
Teknik Pengendalian #6 . Audit Internal:
(A) Arti:
‘Audit Internal’ adalah teknik kontrol keuangan dan manajerial yang efektif. Ini berarti proses independen memverifikasi dan mengevaluasi fungsi akuntansi, keuangan dan lainnya dari organisasi bisnis. Audit Internal dilakukan oleh para manajer sendiri atau oleh staf khusus yang ditunjuk untuk itu.
Dibandingkan dengan “Audit Eksternal” yang tetap tidak memperhatikan aspek operasional organisasi, audit internal memiliki cakupan yang jauh lebih luas dan memperhatikan seluruh kegiatan organisasi.
Dengan demikian audit internal, selain untuk memastikan bahwa akun benar mencerminkan fakta, mengevaluasi kebijakan, prosedur dan efektivitas metode, penggunaan wewenang, masalah khusus dan operasi lainnya.
Audit internal memberi makan manajer dengan pasokan informasi kontrol yang terus-menerus. Dengan mengukur kinerja dan mengevaluasi hasilnya berdasarkan standar, audit internal membuat rekomendasi yang sesuai untuk tindakan manajerial.
Ini juga memverifikasi relevansi dan penerapan kebijakan, prosedur dan metode. Verifikasi semacam itu membantu dalam memilih prosedur kerja yang sesuai. Pengenalan audit internal membangkitkan semangat dan upaya kerja semua anggota dalam organisasi, karena melibatkan risiko diekspos di hadapan para manajer dan mereka berusaha menghindari kesalahan kelalaian dan komisi.
(B) Keuntungan:
Berbagai keunggulan Audit Internal dapat dikemukakan sebagai berikut:
(i) Menunjukkan cacat dan kelemahan dalam kegiatan keuangan dan manajerial suatu perusahaan dan menyarankan tindakan pencegahan, sehingga hal ini tidak dapat terjadi di masa depan.
(ii) Ini membantu dalam meningkatkan efisiensi individu dan efektivitas organisasi.
(iii) Bertindak sebagai pengamanan untuk menjaga kekayaan perusahaan.
(iv) Ini memberikan kontrol keseluruhan pada semua aktivitas perusahaan.
(C) Kerugian:
Kelemahan Audit Internal adalah sebagai berikut:
(i) Audit Internal tidak berlaku untuk semua jenis perusahaan.
(ii) Ini adalah metode pengendalian yang mahal. Pemasangan dan pengoperasiannya membutuhkan biaya tambahan yang mungkin terlalu mahal untuk perusahaan kecil.
(iii) Ini menciptakan komplikasi di bidang fungsional suatu perusahaan.
(iv) Ini menyebabkan kebingungan di antara karyawan.
(v) Ini membawa kemonotonan bagi karyawan karena prosedurnya yang berulang-ulang.
(vi) Kadang-kadang, laporan tim audit internal tidak dapat diterima oleh manajer karena beberapa kekurangan di dalamnya.
(vii) Tim audit internal memiliki kecenderungan untuk meneliti setiap aspek operasi bisnis dari sudut pandang akuntansi. Hal ini dapat menyebabkan kesimpulan yang salah.
Namun, baru-baru ini sistem audit internal telah dikembangkan ke ketinggian baru dengan menyelenggarakan unit audit terpusat dengan maksud untuk memberikan informasi kontrol yang lebih besar dan lebih luas kepada para manajer. Dalam mengelola unit seperti itu, kualifikasi akuntansi saja tidak cukup, tetapi penekanan yang lebih besar diberikan pada keterampilan dan pengalaman manajerial. Untuk menghindari bias, auditor internal di banyak organisasi dipilih dari jajaran manajer lini.
Teknik Pengendalian # 7. Laporan Statistik:
Arti:
Analisis ‘Laporan Statistik’ adalah alat kontrol yang sangat penting. Seringkali kontrol kuantitatif dilakukan atas dasar analisis laporan statistik yang disiapkan oleh manajer yang berbeda atau otoritas yang lebih tinggi dari suatu organisasi.
Dalam laporan tersebut, mereka memberikan berbagai informasi sehubungan dengan pencapaian produktivitas kerja, efektivitas dan efisiensi bawahan, penyimpangan kinerja dari standar, dan kemungkinan alasan penyimpangan pekerjaan atau tanggung jawab yang dialokasikan kepada karyawan yang berbeda di perusahaan. .
Analisis data statistik dalam hal rata-rata, persentase, rasio, korelasi dan sebagainya sangat membantu dalam pengendalian produksi, kualitas, persediaan, dll. Laporan statistik adalah dokumen analisis dalam bentuk tabel, bagan, grafik, dll. Mereka menyediakan data faktual dan tren yang berguna untuk pengendalian manajerial. Laporan-laporan ini mengungkapkan apakah kebijakan yang ditentukan sedang dilaksanakan atau tidak.
Atas dasar laporan statistik, manajer tingkat atas mengambil keputusan yang berkaitan dengan kinerja karyawan bawahan dan tindakan korektif langsung untuk implementasi segera. Namun, teknik kontrol ini memakan waktu.
Teknik Pengendalian # 8. Audit Manajemen:
(A) Konsep dan Makna:
Tak satu pun dari teknik kontrol mengevaluasi kualitas manajemen. Karena kualitas manajemen pada akhirnya membawa keberhasilan atau kegagalan organisasi, kualitas ini harus dinilai. ‘Audit Manajemen’ adalah upaya untuk tujuan ini.
Audit Manajemen adalah evaluasi menyeluruh dan ilmiah terhadap kualitas manajemen. Ini adalah pemeriksaan independen dan kritis dari seluruh proses manajemen. Ini adalah pencarian sistematis dan penilaian efisiensi dan efektivitas manajer suatu perusahaan. Ini menempatkan kekurangan dalam kinerja fungsi manajemen. Oleh karena itu, audit manajemen adalah tinjauan yang komprehensif dan konstruktif atas kinerja tim manajemen suatu organisasi.
Cakupan audit manajemen sangat luas. Beberapa bidang audit manajemen adalah sebagai berikut:
- Struktur organisasi;
- Fungsi dewan manajemen;
- Penilaian eksekutif;
- Fungsi ekonomi;
- Penelitian dan pengembangan;
- Efisiensi produksi;
- Kesehatan pendapatan;
- Semangat penjualan;
- Pelayanan kepada pemegang saham; dan
- Kebijakan fiskal.
(B) Keuntungan:
Audit Manajemen memiliki beberapa keunggulan. Keuntungan utama dapat dinyatakan sebagai berikut:
(i) Itu membuat tinjauan sistem dan total dari proses manajemen yang membantu dalam menemukan kekurangan saat ini dan potensi dalam manajemen. Atas dasar informasi tersebut perbaikan struktural utama dapat dilakukan.
(ii) Tinjauan terus-menerus terhadap semua aspek organisasi membantu meningkatkan kinerja dan melindungi organisasi dari inefisiensi.
(iii) Ini membantu dalam meningkatkan sistem komunikasi, koordinasi dan kontrol dengan menjaga seluruh organisasi di bawah tinjauan terus menerus.
(iv) Membantu dalam mengevaluasi kinerja mekanisme kontrol.
(v) Ini memberi peluang untuk inovasi mengingat perubahan lingkungan.
(C) Kerugian:
Kelemahan Audit Manajemen adalah sebagai berikut:
(i) Tidak ada teknik baku audit manajemen.
(ii) Ruang lingkup audit manajemen tidak didefinisikan dengan baik.
(iii) Para manajer mungkin tidak menyukai evaluasi kritis terhadap kebijakan dan tindakan mereka.
(iv) Dapat menimbulkan komplikasi dalam hubungan kewenangan.
(v) Harganya mahal.
Teknik Pengendalian # 9. Pengembalian Investasi:
(A) Arti:
‘Pengembalian Investasi’ (ROI) adalah alat yang berguna untuk mengendalikan kinerja keseluruhan perusahaan. Ini juga disebut ‘Return on Capital Employed’ (ROCE). Aspek dasar dari teknik ini adalah bahwa keuntungan diambil bukan sebagai angka mutlak tetapi dianggap dalam kaitannya dengan modal yang diinvestasikan.
Tingkat pengembalian dihitung dengan membagi keuntungan bersih dengan jumlah total investasi. Ini dapat dihitung sehubungan dengan data historis untuk mengungkapkan tingkat pengembalian yang direalisasikan, atau dapat diterapkan pada data yang dianggarkan untuk memberikan tingkat pengembalian yang diproyeksikan.
(B) Keuntungan:
Sebagai teknik pengendalian, ROI memberikan keuntungan sebagai berikut:
- Menempatkan nilai tinggi pada penggunaan sumber daya organisasi yang efektif dan efisien.
- Merupakan cermin yang mencerminkan seluruh citra kegiatan operasi. Dengan demikian, tindakan yang sesuai dapat diambil untuk menghilangkan inefisiensi.
- Dapat diperlakukan sebagai sistem kontrol total dalam arti bahwa tingkat pengembalian mencerminkan tujuan organisasi.
- Ini menunjukkan seberapa efektif sumber daya digunakan. Itu membuat para manajer waspada terhadap pemborosan dan inefisiensi.
- Ini adalah teknik yang berguna untuk membandingkan kinerja organisasi selama bertahun-tahun serta dengan perusahaan lain. Ini juga membantu dalam membandingkan kinerja berbagai departemen dan divisi organisasi.
- Ini memfasilitasi penggunaan sumber daya modal yang seimbang. Ini mengidentifikasi bidang-bidang di mana modal digunakan secara efektif sehingga operasi di masa depan dapat direncanakan dengan tepat.
(C) Kerugian:
Ada beberapa keterbatasan ROI sebagai alat kontrol. Ini adalah sebagai berikut:
(i) Membutuhkan terlalu banyak kalkulasi dan pencatatan yang terus-menerus—yang memakan waktu dan mahal.
(ii) Ini memberikan penekanan yang berlebihan pada faktor keuangan mengabaikan faktor penting lainnya seperti keterampilan eksekutif, hubungan masyarakat yang baik, hubungan industrial yang sehat, penelitian dan pengembangan, dll.
(iii) Penilaian aset menjadi sulit karena harga berubah dari waktu ke waktu.
(iv) Sulit untuk mengetahui tingkat pengembalian standar.
Teknik Kontrol # 10. Teknik Jaringan:
(A) Konsep dan Makna:
‘Teknik Jaringan’ sedang banyak digunakan sebagai sistem kontrol. Dalam teknik seperti itu, sebuah proyek atau program dipecah menjadi kegiatan-kegiatan kecil yang disusun dalam urutan teknologis. Berbagai kegiatan harus diselesaikan sesuai dengan urutannya.
Batas waktu untuk setiap kegiatan ditentukan. Diagram jaringan kemudian digambar untuk menyajikan saling ketergantungan dan hubungan antar semua operasi yang terlibat dalam proyek.
Gambar diagram jaringan membutuhkan analisis dan evaluasi terperinci dari setiap komponen proyek secara keseluruhan. Total proyek sangat kritis terhadap waktu dan setiap bagian dari proyek memiliki waktu yang optimal. Dalam analisis jaringan, aktivitas didefinisikan sebagai operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Itu ditunjukkan oleh panah pada diagram.
Awal dan akhir dari suatu aktivitas direpresentasikan dengan lingkaran. Anak panah yang berasal dari suatu peristiwa menunjukkan aktivitas yang dapat dimulai hanya jika semua aktivitas pada peristiwa tersebut telah selesai. Untuk kejelasan, panah tebal atau panah berwarna berbeda digunakan untuk menunjukkan aktivitas jalur kritis setelah diidentifikasi melalui analisis.
Acara dibedakan dengan angka. Setiap kejadian yang menandakan berakhirnya suatu kegiatan memiliki angka yang lebih tinggi daripada kejadian yang menandakan dimulainya kegiatan yang sama. Atas dasar analisis, kegiatan kritis ditentukan.
Ini diwakili oleh jalur kritis yang menunjukkan bahwa jika kegiatan di jalur ini tidak selesai tepat waktu, keseluruhan proyek akan tertunda. Dengan demikian, berdasarkan perkiraan waktu mulai paling awal atau paling akhir dari suatu kegiatan dapat dihitung.
Ada dua teknik jaringan yang populer :
(i) ‘Teknik Evaluasi dan Tinjauan Program’ (PERT), dan
(ii) ‘Metode Jalur Kritis’ (CPM).
- Teknik Evaluasi dan Review Program:
Ini adalah teknik jaringan yang sesuai untuk merencanakan dan mengendalikan proyek yang kompleks dan unik.
Langkah-langkah yang terlibat dalam membangun diagram PERT/CPM ditunjukkan di bawah ini:
(i) Memecah keseluruhan proyek menjadi sejumlah kegiatan yang dapat diidentifikasi dengan jelas.
(ii) Penyusunan diagram jaringan untuk menunjukkan urutan kegiatan yang memiliki titik awal dan titik penyelesaian proyek.
(iii) Estimasi waktu untuk setiap kegiatan.
(iv) Penentuan jalur kritis yang merupakan jalur terpanjang melalui jaringan dalam hal waktu untuk mewakili urutan kegiatan yang kritis untuk penyelesaian proyek.
(v) Modifikasi dan perbaikan rencana awal untuk mengendalikan atau meminimalkan waktu yang dibutuhkan, dalam proyek.
- Metode Jalur Kritis:
Langkah dan prinsip utama yang terlibat dalam CPM sama dengan yang ada di PERT.
Namun ada perbedaan antara PERT dan CPM yang dinyatakan di bawah ini:
(i) Dalam CPM dianggap bahwa durasi setiap aktivitas adalah konstan, sehingga hanya dibuat satu estimasi waktu untuk setiap aktivitas. Namun dalam PERT, ketidakpastian durasi kegiatan diperhitungkan dan perkiraan dibuat tiga kali untuk setiap kegiatan— (a) waktu optimis menunjukkan waktu tersingkat yang diperlukan untuk suatu kegiatan, (b) waktu pesimis menunjukkan waktu maksimum yang diperlukan untuk suatu kegiatan, dan (c) waktu yang paling mungkin berada di antara keduanya.
(ii) Dalam CPM, fokus utamanya adalah pada biaya; sedangkan di PERT fokusnya adalah tepat waktu.
(iii) CPM lebih cocok untuk proyek dengan waktu yang diketahui, sedangkan PERT lebih cocok untuk proyek dengan waktu kegiatan yang relatif tidak diketahui.
Penerapan PERT dan CPM:
PERT dan CPM adalah alat yang sangat berguna untuk manajemen proyek.
Beberapa penggunaan umum dari teknik ini adalah sebagai berikut:
(i) Meluncurkan produk baru;
(ii) Pembangunan pabrik baru;
(iii) Pemasangan sistem komputer;
(iv) Perencanaan dan peluncuran proyek baru;
(v) Pembuatan kapal;
(vi) Pembangunan fasilitas Bandar Udara;
(vii) Pendirian industri.
(B) Keuntungan PERT/CPM:
PERT/CPM adalah alat yang nyaman dan berguna di tangan terutama manajer tingkat atas yang memiliki seluruh tanggung jawab manajerial suatu proyek. Ini juga membantu dalam memecahkan masalah penjadwalan kegiatan proyek satu kali, yaitu proyek yang tidak dirumuskan secara rutin.
Keuntungan khusus dari PERT/CPM adalah sebagai berikut:
- Memaksa para manajer untuk menganalisis semua kemungkinan, ketidakpastian, dan kekurangan. Ini menghilangkan pemborosan. Semua faktor yang mempengaruhi keberhasilan penyelesaian proyek dianalisis terlebih dahulu.
- Memfokuskan perhatian pada aktivitas kritis karena keterlambatan dalam kinerja mereka akan menunda keseluruhan proyek, kecuali jika manajer dapat mengisi waktu dengan mempersingkat beberapa aktivitas di masa depan.
- Menyediakan alat untuk memprediksi dampak perubahan jadwal.
- Perlu ditinjau dan diperbarui terus-menerus berdasarkan umpan balik dari tingkat yang lebih rendah. Ini memastikan perhatian ke semua tingkatan.
- Menekankan tindakan yang tepat, pada titik yang tepat, dan pada waktu yang tepat, dalam organisasi.
(C) Kerugian PERT/CPM:
PERT/CPM memiliki batasan berikut:
- Tidak mungkin memperkirakan secara akurat waktu dan biaya yang terlibat dalam berbagai aktivitas proyek. Kesalahan dalam estimasi membuat analisis jaringan tidak dapat diandalkan sebagai teknik kontrol.
- Tidak berguna untuk proyek sederhana, rutin, dan berulang.
- Ini terutama cocok untuk proyek-proyek di mana waktu sangat penting.
Teknik Pengendalian # 11. Akuntansi Tanggung Jawab:
‘Akuntansi Tanggung Jawab’ adalah teknik akuntansi di mana kinerja berbagai karyawan dievaluasi dengan memastikan seberapa jauh mereka telah menerapkan target yang telah ditentukan sebelumnya yang ditetapkan untuk departemen, unit, bagian, atau divisi yang menjadi tanggung jawab mereka.
Penggunaan akuntansi pertanggungjawaban memusatkan perhatian pada manajemen berdasarkan tujuan daripada manajemen berdasarkan dominasi. Setiap karyawan bertanggung jawab atas area operasinya dan kontrol yang efektif. Dia harus tahu berapa biayanya dan berapa biayanya.
Jadi, dalam akuntansi pertanggungjawaban, biaya dialokasikan ke pusat pertanggungjawaban, bukan ke produk. Pusat pertanggungjawaban adalah unit organisasi seperti departemen, divisi atau bagian yang dipimpin oleh orang yang bertanggung jawab. Kepala bertanggung jawab untuk mencapai target yang ditetapkan untuk pusatnya.
Biaya yang dikeluarkan oleh pusat tanggung jawab dibagi menjadi dua kategori:
(i) Biaya yang dapat dikendalikan, dan
(ii) Biaya tak terkendali.
Biaya diakumulasikan dan dilaporkan sesuai dengan klasifikasinya. Kepala pusat tanggung jawab bertanggung jawab langsung atas biaya yang dapat dikendalikan dari pusatnya.
Ada tiga jenis pusat pertanggungjawaban yang dinyatakan sebagai berikut:
- Pusat Investasi:
Kepala pusat ini bertanggung jawab tidak hanya untuk biaya dan keuntungan tetapi juga untuk penggunaan aset secara efektif. Investasi yang dilakukan di setiap pusat dihitung secara terpisah dan pengembalian investasi diterapkan sebagai dasar untuk mengevaluasi kinerja pusat. Ini adalah perpanjangan akhir dari tanggung jawab.
- Pusat Biaya:
Sebagian besar departemen dan seksi merupakan pusat biaya. Di pusat biaya, target ditetapkan dalam hal biaya. Kinerja pusat biaya dievaluasi dengan membuat perbandingan antara biaya aktual dan biaya yang dianggarkan. Di pusat biaya, sistem pengendalian hanya mengukur biaya yang dikeluarkan oleh pusat pertanggungjawaban; tidak ada upaya yang dilakukan untuk mengukur nilai output mereka.
- Pusat Laba:
Di pusat laba, target ditetapkan dalam bentuk laba. Kinerja pusat ini dievaluasi dengan membandingkan laba yang sebenarnya diperoleh dengan target laba. Hal ini dilakukan dengan menyiapkan laporan laba rugi departemen.
Teknik Pengendalian # 12. Penganggaran Berbasis Nol:
(A) Konsep dan Makna:
‘Penganggaran Berbasis Nol’ (ZBB) secara komparatif merupakan konsep yang lebih
