Artikel ini menyoroti enam jenis file data teratas yang digunakan dalam sistem informasi. Setelah membaca artikel ini untuk mempelajari tentang: 1. Work File 2. Master File 3. Audit File 4. Transaction File 5. Back up atau Security File 6. History Files.
Jenis File Data # 1. File Kerja:
File lain apa pun yang diperlukan untuk memungkinkan pemrosesan data bisnis dilakukan adalah file kerja (tidak termasuk file yang diperlukan untuk tujuan keamanan atau audit).
Perancang mungkin atau mungkin tidak harus merancang sendiri file tersebut.
Contoh di mana dia tidak akan terlibat dalam desain adalah:
- File kerja yang digunakan oleh perangkat lunak sistem atau utilitas seperti pengurutan/penggabungan pemroses.
- File kerja digunakan sebagai file perantara atau antar proses dalam program komputer pada level rendah. Desain file-file ini sebaiknya diserahkan kepada tim pemrograman.
Jika file diperlukan untuk menyimpan Data yang dibuat oleh satu proses bisnis sebelum digunakan oleh proses bisnis lain, maka desainer harus dilibatkan. File-file ini terkadang disebut sebagai file transfer. File sementara yang menyimpan informasi untuk dicetak juga termasuk dalam kategori ini. Di sini perancang perlu menentukan definisi rekaman yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran yang diformat dengan benar.
Jenis File Data # 2. File Induk:
File induk adalah file yang sifatnya cukup permanen, misalnya, buku besar pelanggan, buku besar pembelian, daftar pembayaran inventaris, dll. Mereka menyertakan beberapa informasi yang terus diperbarui oleh transaksi terkini. Misalnya, buku besar penjualan mungkin berisi nama dan alamat pelanggan serta posisi mereka saat ini yang diperbarui secara berkala.
Informasi deskripsi dalam file master dapat mencakup item seperti kode produk, deskripsi, spesifikasi, dll. Cara normal memperbarui file master adalah dengan menambahkan, menghapus, atau mengubah catatan dalam file.
File master dapat dibagi lagi menjadi dua jenis file:
(i) File master statis/File referensi
(ii) File master/file tabel dinamis
(i) File master statis (atau file referensi):
Entitas bisnis yang dijelaskan dalam file ini bersifat permanen atau semi permanen (misalnya, produk, pemasok, pelanggan, karyawan, dll.). Ini tunduk pada hubungan sesekali.
(ii) File master dinamis (atau file tabel):
Entitas bisnis yang dijelaskan oleh file-file ini bersifat sementara bagi bisnis (misalnya, pesanan pelanggan, pesanan kerja, tiket pekerjaan, proyek, daftar harga, tingkat upah) dll.
Jenis File Data # 3. File Audit:
File audit adalah bagian khusus dari file transaksi. Mereka memainkan peran yang sama dalam sistem informasi terkomputerisasi seperti posting dalam buku besar manual tradisional. Mereka memungkinkan auditor untuk memeriksa fungsi yang benar dari prosedur komputer, dengan menyimpan salinan dari semua transaksi yang menyebabkan file sistem permanen diubah.
Misalnya, dalam sistem buku besar penjualan, transaksi yang akan dicatat mungkin:
- Nomor invoice, data, jumlah uang tunai untuk setiap invoice yang diajukan.
- Tanggal dan jumlah kas yang diterima.
- Nomor nota kredit, tanggal jumlah uang kredit.
- Penyesuaian akun, jumlah uang, referensi silang ke otorisasi, kode penyesuaian.
File-file ini biasanya serial, catatan dibuat pada saat pembaruan file induk dan terakumulasi dalam urutan pembaruan, pada file audit.
Tipe File Data #4. File Transaksi:
File transaksi adalah file di mana data yang berkaitan dengan peristiwa bisnis dicatat, sebelum tahap pemrosesan lebih lanjut dan dibuat dari dokumen sumber yang digunakan untuk merekam peristiwa atau transaksi. Pemrosesan lebih lanjut ini dapat berupa penggunaan data transaksi untuk memperbarui file induk, atau pencapaian transaksi untuk tujuan audit.
Setelah file transaksi diproses, biasanya diinisialisasi ulang, dan transaksi selanjutnya dicatat di dalamnya.
Contoh file transaksi adalah:
- Pesanan pelanggan untuk produk (untuk memperbarui file pesanan)
- Detail perubahan harga produk (untuk update file produk)
- Detail posting kas di akun pelanggan (untuk tujuan audit)
- Pesanan pembelian, kartu pekerjaan, catatan pengiriman faktur, dll.
Jenis File Data # 5. File Cadangan atau Keamanan:
File-file ini diambil untuk memberikan salinan kembali, jika terjadi kehilangan atau kerusakan pada versi saat ini, dan salinan busur dari file master yang sedang digunakan disimpan di perpustakaan komputer sebagai ukuran keamanan.
Dalam praktiknya, perancang tidak mungkin terlibat dalam desain detail dari file tersebut, karena ia akan bergantung baik pada perangkat lunak keamanan sistem (misalnya utilitas dump/restore; pencatatan transaksi dan rutin pemulihan di monitor teleprosesing); atau dalam sistem batch up date, dalam menyimpan versi file induk yang digantikan dengan salinan belakang file transaksi.
Jenis File Data # 6. File Riwayat:
File riwayat sering disimpan pada pita magnetik dan disimpan jika informasi masa lalu diperlukan. Misalnya, seorang karyawan yang diberhentikan tiga tahun lalu mungkin ingin mengajukan asuransi pengangguran. Catatan karyawan sebelumnya harus diambil oleh personel untuk menyelesaikan pekerjaan kertas yang diperlukan.
Karena undang-undang retensi pemerintah, banyak file sejarah disimpan di luar situs untuk jangka waktu tidak kurang dari tujuh tahun.
