Artikel ini menyoroti sepuluh langkah utama yang harus diikuti untuk mengatur pertemuan pribadi.
- Tanggal, waktu dan tempat rapat harus ditetapkan olehnya dengan berkonsultasi dengan ketua dan anggota senior organisasi lainnya. Umumnya pertemuan diatur di kantor jika jumlah peserta yang diharapkan sedikit atau ruang publik mungkin harus disewa. Kecuali akomodasi diselesaikan, tidak ada pemberitahuan yang dapat dikeluarkan.
- Sekretaris mengeluarkan pemberitahuan dengan mengingat jangka waktu sebelum pemberitahuan harus dikeluarkan. Pemberitahuan harus dalam rangka yang berisi semua item yang harus disertakan. Pemberitahuan harus dikirim bersama dengan lampiran, jika ada, kepada semua anggota secara individu.
Pemberitahuan juga dapat diterbitkan di surat kabar. Semua aturan yang berkaitan dengan penerbitan pemberitahuan, baik dari organisasi itu sendiri atau undang-undang, harus dipatuhi. Ini adalah salah satu langkah penting dalam persiapan mengadakan pertemuan.
- Sekretaris menyiapkan semua dokumen untuk dibagikan kepada anggota. Misalnya, dia menyiapkan draf laporan untuk diserahkan oleh Dewan Direksi atau Komite Eksekutif sesuai dengan keadaannya. Dia akan melihat bahwa akun akhir telah disiapkan dan diaudit.
Laporan dan akun harus dicetak atau digandakan untuk distribusi. Adalah tugas sekretaris untuk memastikan bahwa pencetakan atau penggandaan dokumen dilakukan tepat waktu sehingga siap untuk didistribusikan bersama dengan pemberitahuan.
- Terkadang, sebelum mengeluarkan pemberitahuan, sekretaris harus meneliti daftar anggota. Anggota yang mangkir mungkin tidak berhak ikut serta dalam rapat umum tahunan dan memberikan suara. Dalam hal sebuah perusahaan, Daftar Anggota tetap ditangguhkan untuk beberapa periode di mana tidak ada pengalihan saham yang diakui sehingga daftar akhir anggota siap untuk pembayaran dividen.
- Selanjutnya sekretaris harus menyiapkan Daftar Pemungutan Suara jika pemungutan suara dilakukan dengan pemungutan suara.
- Dalam hal rapat komite (seperti rapat Dewan), sekretaris harus menyiapkan semua file dan kertas yang akan digunakan untuk referensi pada rapat. Bendera atau indikator lain dilampirkan dengan kertas yang relevan di dalam file untuk lokasi siapnya.
- Sekretaris mengatur tempat duduk peserta. Dalam kasus rapat komite atau Dewan ketika anggota duduk mengelilingi meja, buku catatan, catatan agenda terperinci, pensil, dll harus disimpan di atas meja.
- Sekretaris harus memastikan Buku Kehadiran atau Daftar Hadir yang akan ditandatangani anggota sebelum masuk ke tempat rapat sudah siap. Kehadiran sangat penting untuk rapat Dewan karena biaya yang harus dibayarkan kepada direktur harus dihitung berdasarkan hal itu.
- Merupakan kebiasaan perusahaan besar untuk mempublikasikan pidato Ketua pada rapat umum tahunan di surat kabar. Sekretaris mengatur publikasi pidato Ketua di surat kabar (meskipun biayanya tidak dapat didebet ke rekening perusahaan).
- Sementara itu sekretaris harus sudah menyiapkan risalah rapat sebelumnya yang akan dikonfirmasi pada rapat yang sekarang.
