Beberapa prinsip penting yang mengatur otoritas adalah sebagai berikut:
1. Kewenangan harus berbarengan dengan tanggung jawab:
Jika seorang bawahan diberi tanggung jawab untuk melakukan suatu tugas, ia juga diberi wewenang untuk melakukannya. Dan ketika wewenang didelegasikan, bawahan menjadi bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan itu.
Karena baik otoritas maupun tanggung jawab berkaitan dengan tugas yang sama, masuk akal bahwa keduanya bersifat ko-luas, yaitu, keduanya meluas dengan panjang yang sama. ‘Otoritas harus selalu didelegasikan sama dengan tanggung jawab’. Ini adalah kesalahpahaman.
Seseorang tidak akan pernah dapat diberi otoritas sebanyak pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Beberapa otoritas harus selalu ditahan dan tidak boleh didelegasikan. Misalnya, jika direktur personalia mendelegasikan tanggung jawab atas masalah upah dan gaji kepada manajer upah dan gaji, ia harus selalu menahan wewenang untuk keseluruhan perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, motivasi, dan kontrol sehubungan dengan masalah upah dan gaji. Otoritas harus sepadan dengan tanggung jawab.
2. Pembagian tugas dalam hal hasil yang diharapkan:
Ini adalah pedoman penting untuk pendelegasian yang efektif karena bertumpu pada asumsi bahwa tujuan ditetapkan untuk mencapainya. Prinsip selanjutnya membantu dalam meminimalkan bahaya pendelegasian wewenang yang terlalu banyak atau terlalu sedikit. Wewenang yang didelegasikan kepada seorang manajer harus cukup memadai untuk mencapai hasil yang diharapkan darinya.
3. Tanggung jawab tidak dapat didelegasikan:
Dengan mendelegasikan wewenang, seorang manajer tidak dapat membebaskan dirinya dari kewajibannya sendiri melainkan meningkatkan tanggung jawabnya. Dia sekarang akan bertanggung jawab kepada atasannya atas tindakan bawahannya juga. Tanggung jawab utama untuk penyelesaian tugas adalah miliknya (manajer) meskipun telah ditugaskan kepada bawahan.
4. Kesatuan komando:
Harus ada kesatuan komando dalam arti bahwa seorang pegawai harus menerima perintah dan instruksi dari satu atasan saja. Banyak atasan sebenarnya merusak upaya untuk menyelesaikan hal-hal yang benar dari orang-orang, namun demikian, hal ini memberikan peluang melalaikan tugas, menyalahgunakan wewenang, dan menghindari tanggung jawab. “Satu bos untuk satu orang” harus menjadi aturannya.
5. Tugas tidak boleh tumpang tindih:
Tumpang tindih tugas dapat menempatkan seseorang pada posisi yang tidak dapat dipertahankan dan merupakan cara paling pasti untuk menciptakan perselisihan antara kedua orang tersebut. Hasil bersih dari tumpang tindih tugas adalah bahwa kerja sama pekerja sulit dicapai untuk mencapai target yang ditetapkan oleh manajemen.
6. Kesenjangan organisasi harus dihindari:
Ada kesenjangan organisasi ketika tugas-tugas tertentu perlu dilakukan tetapi tidak ada yang bertanggung jawab untuk itu. Karena tugas yang “terbengkalai” diperlukan untuk organisasi, orang menjadi frustrasi ketika mereka menemukan bahwa mereka tidak memiliki orang yang dapat diandalkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang diperlukan ini dan pekerjaan mereka sendiri tertunda atau terhambat karena hal ini.
7. Kepastian wewenang dan tanggung jawab:
Untuk mengefektifkan pendelegasian, syarat utamanya adalah menyerahkan wewenang yang jelas kepada bawahan dengan penugasan yang pasti. Semangat dasar pendelegasian akan digagalkan jika delegasi tidak dapat menjalankan dan menegaskan otoritas dan diminta untuk merujuk kembali pertanyaan dan masalah kepada masing-masing delegasi setiap saat. Jadi ini harus dihindari. Selanjutnya diperlukan bahwa wewenang yang didelegasikan dan tugas-tugas yang diberikan kepada yang didelegasikan harus cukup luas untuk mencapai tujuan yang ditetapkan di hadapan mereka.
8. Wewenang untuk mendelegasikan:
Delegator dalam segala keadaan harus mengetahui bahwa dia memiliki wewenang yang diperlukan untuk mendelegasikan karena dialah yang pada akhirnya akan bertanggung jawab dan bertanggung jawab kepada atasannya dan bukan kepada bawahannya yang kepadanya delegasi dibuat. Pendelegasian agar efektif harus didefinisikan dengan baik dengan kejelasan di bidang tanggung jawab.
9. Penetapan tujuan dengan perencanaan yang cerdas:
Perlu dicatat bahwa pekerjaan pendelegasian tidak boleh dimulai sampai tujuan atau sasaran ditetapkan, tanpa ini, pendelegasian menjadi tidak jelas dan dapat menyebabkan kekacauan.
10. Arus informasi bebas:
Untuk mengefektifkan pendelegasian, arus informasi yang bebas juga sangat penting. Karena atasan tidak mendelegasikan semua wewenangnya untuk melepaskan tanggung jawabnya, harus ada aliran informasi yang tidak terputus dan saling pengertian antara atasan dan bawahan sehingga wewenang dapat ditafsirkan dengan benar dan keputusan dapat diambil tanpa penundaan.
11. Prinsip Pengecualian:
Seorang manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahan sehingga ia dibebaskan dari beban yang berlebihan (yang menurutnya harus diteruskan kepada bawahan) atau menekan proses pengambilan keputusan sedekat mungkin dengan sumber informasi dan tindakan.
Prinsip ini menyiratkan bahwa hanya dalam kasus dan keadaan luar biasa yang didelegasikan harus merujuk masalahnya ke atas untuk dipertimbangkan dan diputuskan oleh atasan. Diharapkan bahwa dalam kasus lain delegasi akan menggunakan wewenangnya dengan tepat dan membuat semua keputusan berada dalam lingkup wewenangnya.
Berdasarkan pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa prinsip-prinsip di atas, jika diikuti sebagai pedoman saat mendelegasikan wewenang, pasti akan membantu mencapai tujuan pendelegasian.
