Artikel ini menyoroti tujuh belas karakteristik teratas dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang berhasil. Beberapa karakteristiknya adalah: 1. Ekonomi 2. Orientasi manajemen 3. Fleksibilitas 4. Relevansi 5. Manajemen terarah 6. Keandalan 7. Komputerisasi 8. Elemen perencanaan berat 9. Kesederhanaan dan Lainnya.
Karakteristik # 1. Ekonomi:
MIS harus hemat biaya. Ada banyak biaya tersembunyi dalam desain, pengembangan, dan pengoperasian sistem.
Yang paling penting adalah waktu orang-orang yang terlibat. Biaya harus dipantau secara hati-hati setelah sistem bekerja dan harus dibandingkan dengan biaya awal yang direncanakan.
Karakteristik # 2. Orientasi Manajemen:
Artinya, pengembangan usaha sistem informasi harus dimulai dari penilaian kebutuhan manajemen dan tujuan bisnis secara keseluruhan. Sistem seperti itu tidak hanya untuk manajemen puncak saja. Ini juga dapat memenuhi persyaratan informasi tingkat menengah atau tingkat operasi manajemen juga.
Karakteristik # 3. Fleksibilitas:
Semua organisasi bersifat dinamis dan perubahan terjadi karena berbagai alasan. MIS yang baik harus mampu beradaptasi untuk memenuhi perubahan tersebut. Fleksibilitas, dalam cara sistem dirancang, sangat penting.
Karakteristik # 4. Relevansi:
Informasi yang diberikan kepada setiap manajer harus relevan dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Aliran informasi harus dari satu tingkat ke tingkat lain ke arah pengambilan keputusan. Jika informasi dikirim dari manajemen tingkat atas ke manajemen tingkat menengah maka harus dikirim ke pusat pertanggungjawaban yang tepat sehingga keputusan yang diambil dapat diimplementasikan.
Karakteristik # 5. Manajemen diarahkan:
Karena orientasi manajemen MIS, manajemen perlu secara aktif mengarahkan upaya pengembangan sistem. Keterlibatan mereka hanya satu kali tidaklah cukup. Untuk keefektifan sistem, manajemen perlu mencurahkan waktu mereka yang cukup tidak hanya pada tahap perancangan sistem tetapi juga untuk peninjauannya, untuk memastikan bahwa sistem yang diimplementasikan memenuhi spesifikasi sistem yang dirancang.
Singkatnya, manajemen harus bertanggung jawab untuk menetapkan spesifikasi sistem dan harus memainkan peran kunci dalam keputusan trade off selanjutnya yang terjadi dalam pengembangan sistem.
Karakteristik # 6. Keandalan:
Keandalan sangat penting untuk kinerja dan dapat dipastikan hanya dengan pemeriksaan dan pengujian menyeluruh. Standar yang baik membantu membuat MIS andal seperti halnya rutinitas validasi dan keamanan.
Ciri # 7. Terkomputerisasi:
Dimungkinkan untuk memiliki SIM tanpa menggunakan komputer, tetapi penggunaannya meningkatkan efektivitas sistem. Faktanya, penggunaannya melengkapi sistem untuk menangani berbagai macam aplikasi dengan menyediakan kebutuhan informasi mereka dengan cepat.
Atribut lain yang diperlukan dari komputer untuk MIS adalah akurasi dan konsistensi dalam memproses data dan pengurangan staf klerikal. Kebutuhan tersebut dalam sistem informasi manajemen menjadikan komputer sebagai kebutuhan utama.
Karakteristik # 8. Elemen perencanaan yang berat:
MIS biasanya memakan waktu 3 sampai 5 tahun dan kadang-kadang bahkan lebih lama untuk berdiri kokoh di sebuah perusahaan. Oleh karena itu, elemen perencanaan yang berat harus ada dalam pengembangan MIS. Ini berarti bahwa perancang SIM harus mengingat tujuan dan persyaratan informasi perusahaan di masa depan. Perancang harus menghindari kemungkinan keusangan sistem sebelum sistem beroperasi.
Karakteristik # 9. Kesederhanaan:
Kesederhanaan dalam desain akan menemukan jalannya melalui sistem. Siapa pun dapat merancang sistem yang rumit, tetapi dibutuhkan keterampilan dan pengalaman nyata untuk merancang sistem sederhana yang mudah dioperasikan dan dikendalikan. Sistem adalah abstrak dan karena itu tidak terlihat dalam SIM yang rumit.
Karakteristik # 10. Singkat:
Informasi tidak hanya harus jelas tetapi juga harus singkat. Singkatnya tidak berarti bahwa hal-hal tertentu ditinggalkan tetapi itu berarti bahwa informasi yang maksimal harus dikomunikasikan dengan kata-kata yang minimal. Grafik, bagan, tabel, gambar dan media lainnya membantu dalam membuat informasi singkat.
Karakteristik # 11. Konsep subsistem:
Meskipun sistem informasi dipandang sebagai satu kesatuan, ia harus dipecah menjadi sub-sistem yang dapat dicerna yang dapat diimplementasikan pada saat itu dengan mengembangkan rencana pentahapan. Pemecahan MIS menjadi sub-sistem yang bermakna menetapkan tahapan untuk rencana pentahapan ini.
Karakteristik # 12. Konsistensi:
Sistem informasi harus konsisten. Harus ada hubungan antara semua data. Data harus dikumpulkan dengan metode dan skala yang sama dan harus disajikan pada interval yang sama. Misalnya, jika data tentang penjualan suatu kepentingan tertentu dikumpulkan dalam lakh ton dalam satu tahun, maka data tersebut tidak boleh dikumpulkan dalam unit untuk tahun berikutnya. Dengan demikian, harus ada konsistensi dalam semua informasi yang diberikan.
Karakteristik # 13. Akurasi:
Informasi harus seakurat mungkin dan jika tidak, maka tingkat ketidakakuratannya harus dalam batas. Misalnya, dalam laporan, jika penekanan yang tidak semestinya diberikan pada keakuratan, maka laporan tidak dapat diserahkan tepat waktu. Pengiriman yang tertunda meningkatkan biayanya. Dalam keadaan seperti itu, lebih baik membiarkan ketidakakuratan yang dapat ditoleransi.
Karakteristik # 14. Bermanfaat:
Kecuali MIS membantu dalam operasi perencanaan dan pengendalian bisnis, itu tidak berguna.
Karakteristik # 15. Elemen Perencanaan:
Seperti biasanya MIS, membutuhkan waktu 3 sampai 5 tahun dan kadang-kadang bahkan lebih lama untuk berdiri kokoh di dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu, elemen perencanaan yang berat harus ada dalam pengembangan MIS. Ini berarti bahwa perancang SIM harus mengingat tujuan dan persyaratan informasi perusahaan di masa depan. Perancang harus menghindari kemungkinan keusangan sistem sebelum sistem beroperasi.
Karakteristik # 16. Basis data:
Basis data adalah mortir yang menyatukan sistem fungsional. Ini didefinisikan sebagai prima yang mengkonsolidasikan dan mengintegrasikan catatan data yang sebelumnya disimpan dalam banyak file data terpisah. Organisasi basis data memungkinkan untuk diakses oleh beberapa sub-sistem informasi dan dengan demikian menghilangkan kebutuhan duplikasi dalam penyimpanan, pemutakhiran, penghapusan, dan perlindungan data.
Meskipun mungkin untuk mencapai tujuan dasar MIS tanpa basis data umum, sehingga membayar harga penyimpanan duplikat dan pembaruan file duplikat, lebih sering basis data umum adalah karakteristik pasti dari MIS.
Karakteristik # 17. Terintegrasi:
Sistem informasi yang dikembangkan harus terintegrasi. Ini berarti bahwa semua subsistem informasi fungsional dan operasional harus diikat menjadi satu kesatuan. Sistem informasi yang terintegrasi memiliki kemampuan menghasilkan informasi yang lebih berarti bagi manajemen.
Kata integrasi di sini berarti mengambil pandangan yang komprehensif atau melihat gambaran lengkap pada sub-sistem yang saling terkait yang beroperasi di dalam suatu perusahaan.
