Artikel ini menyoroti tujuh langkah utama dalam proses pengambilan keputusan suatu organisasi. Langkah-langkahnya adalah: 1. Mendiagnosis masalah 2. Menganalisis masalah 3. Mencari solusi alternatif 4. Mengevaluasi alternatif 5. Memilih alternatif terbaik 6. Membuat keputusan efektif 7. Menindaklanjuti keputusan.
1. Untuk mendiagnosis masalah:
Langkah pertama dalam pengambilan keputusan adalah memahami masalah sebenarnya.
Sama seperti penyakit tidak dapat disembuhkan tanpa diagnosis yang tepat, demikian juga tidak ada pengambilan keputusan yang mungkin dilakukan kecuali masalahnya didiagnosis atau diketahui dengan benar.
Dikatakan bahwa suatu penyakit setengah sembuh jika didiagnosis dengan benar. Demikian pula, jika masalahnya dipahami dengan benar, solusinya akan lebih mudah.
Misalnya, ketika sebuah perusahaan dihadapkan pada laba yang menurun, itu menunjukkan gejalanya dan bukan penyakitnya.
Manajer dapat memutuskan untuk memecahkan masalah melalui usaha penjualan yang intensif. Tetapi jika masalah sebenarnya terletak di tempat lain yang mungkin memerlukan perubahan atau lini produk, atau penurunan harga dan peningkatan kualitas, upaya penjualan yang intensif tidak akan memberikan hasil yang diinginkan.
Jadi, penilaian yang benar dari masalah sebenarnya sangat penting untuk pengambilan keputusan. Mendiagnosis masalah sebenarnya berarti mengetahui kesenjangan antara apa yang ada dan apa yang seharusnya, mengidentifikasi alasan kesenjangan tersebut, dan memahami masalah dalam kaitannya dengan tujuan organisasi yang lebih tinggi.
2. Untuk menganalisis masalah:
Setelah diagnosis masalah yang benar, tugas selanjutnya adalah menganalisis masalah. Ini berarti memecah masalah menjadi elemen-elemen yang berbeda berdasarkan pengumpulan fakta, data, dan informasi yang relevan. Misalnya, jika ada tren penurunan penjualan, ia harus menganalisis sejauh mana pasar, harga, lini produk, dll.
Jadi, semua kemungkinan fakta dan data yang berkaitan dengan situasi harus dikumpulkan untuk mengetahui keadaan yang dapat membantu pembuat keputusan untuk mendapatkan wawasan tentang masalah tersebut. Seluruh pendekatan analisis masalah harus didasarkan pada faktor-faktor pembatas atau kritis dalam waktu dan upaya seminimal mungkin.
3. Untuk mencari solusi alternatif:
Setelah memastikan dan menganalisis masalah, kemungkinan alternatif yang berbeda harus ditemukan untuk solusinya. Suatu masalah dapat diselesaikan dengan beberapa cara. Namun, semua cara tidak bisa sama-sama memuaskan. Selanjutnya, jika hanya ada satu cara untuk memecahkan masalah, tidak ada masalah pengambilan keputusan yang muncul.
Cara khusus itu harus diterima. Oleh karena itu, pengambil keputusan harus berusaha mencari berbagai alternatif yang tersedia untuk mendapatkan hasil keputusan yang paling memuaskan.
Namun, perlu diingat bahwa tidak mungkin untuk mempertimbangkan semua alternatif, karena informasi tentang semua alternatif mungkin tidak tersedia, atau beberapa alternatif tidak dapat dipertimbangkan untuk dipilih karena keterbatasan yang jelas dari pembuat keputusan. Saat menentukan alternatif, konsep faktor pembatas harus diterapkan.
Faktor pembatas adalah salah satu yang berdiri di jalan mencapai tujuan yang diinginkan. Jika faktor-faktor ini teridentifikasi, para manajer akan membatasi pencarian mereka terhadap alternatif-alternatif yang akan mengatasi faktor-faktor pembatas. Misalnya, jika suatu perusahaan memiliki keterbatasan dalam mengumpulkan keuangan yang cukup besar, ia tidak dapat mempertimbangkan proyek-proyek yang melibatkan investasi tinggi.
4. Untuk mengevaluasi alternatif:
Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, pembuat keputusan akan mengevaluasinya untuk mengetahui bagaimana setiap alternatif dapat berkontribusi terhadap tujuan yang seharusnya dicapai dengan menerapkan keputusan tersebut. Dalam mengevaluasi suatu alternatif, faktor berwujud dan tidak berwujud harus diperhitungkan.
Faktor berwujud adalah faktor yang dapat dikuantifikasi karena cukup jelas seperti biaya per unit, investasi yang dibutuhkan, output yang akan diterima, dll. Faktor tersebut dapat diukur dengan mudah. Sebaliknya, faktor tidak berwujud sebagian besar bersifat kualitatif dan tidak dapat diukur dari segi kuantitas.
Misalnya, di lokasi pabrik, berbagai faktor non-ekonomi seperti masalah psikologis yang timbul akibat perpindahan orang dari lokasi pabrik, keseimbangan ekologis, dll harus dipertimbangkan yang tidak dapat dikuantifikasi.
5. Untuk memilih alternatif terbaik:
Evaluasi berbagai alternatif menyajikan gambaran yang jelas tentang bagaimana masing-masing dari alternatif tersebut berkontribusi pada tujuan yang dipertanyakan. Perbandingan dibuat di antara kemungkinan hasil dari berbagai alternatif dan yang terbaik dipilih. Aspek pilihan dalam pengambilan keputusan berhubungan dengan memutuskan alternatif yang paling dapat diterima yang memberikan jumlah konsekuensi yang paling diinginkan agar sesuai dengan tujuan organisasi.
Seorang manajer dengan pengetahuan yang baik, pengalaman panjang dan kemampuan yang cukup dapat memilih tindakan yang terbaik dengan mudah. Ketika ada kebingungan, beberapa kriteria mungkin berguna untuk mengambil solusi terbaik.
Kriteria tersebut adalah:
(i) Tingkat risiko terhadap keuntungan yang diharapkan;
(ii) Ekonomi usaha;
(iii) Waktu, dan
(iv) Ketersediaan sumber daya.
6. Untuk mengefektifkan keputusan:
Setelah alternatif dipilih, itu dimasukkan ke dalam tindakan. Sebenarnya, proses pengambilan keputusan yang sebenarnya berakhir dengan pemilihan alternatif terbaik yang melaluinya tujuan dapat dicapai. Namun, pengambilan keputusan, sebagai proses yang berkesinambungan dan berkelanjutan, harus memastikan bahwa tujuan telah dicapai oleh alternatif yang dipilih. Jika hal ini tidak dilakukan, para manajer tidak akan pernah tahu hasil apa yang telah dikontribusikan oleh pilihan mereka.
Keputusan tersebut, agar dapat dilaksanakan harus dikomunikasikan kepada karyawan yang bersangkutan dengan bahasa yang jelas dan sederhana dan penerimaan mereka terhadap keputusan tersebut harus terjamin. Semua keputusan mempengaruhi karyawan dan pekerjaan mereka. Oleh karena itu, perlu mendapatkan dukungan sukarela dan partisipasi sepenuh hati mereka.
7. Menindaklanjuti keputusan:
Ketika keputusan itu dilaksanakan, itu membawa hasil tertentu. Jika keputusan yang baik diambil dan diterapkan dengan benar, hasilnya harus sesuai dengan tujuan. Jadi, hasil keputusan menunjukkan apakah pengambilan keputusan dan implementasinya sudah tepat. Namun semua keputusan tidak bisa dikatakan sempurna dan tanpa cela.
Keputusan tidak selalu berdasarkan fakta, beberapa tebakan mungkin diperlukan untuk tujuan ini. Selain itu, ada keterbatasan manusia yang terkait dengan setiap proses pengambilan keputusan. Untuk memberikan perlindungan terhadap keputusan yang salah, buruk dan tidak tepat, diinginkan untuk memperkenalkan sistem tindak lanjut berdasarkan umpan balik yang diterima dari hasil.
Ini memberikan ruang lingkup untuk memperbaiki keputusan yang salah dan memodifikasi keputusan masa depan yang serupa untuk menyesuaikannya dengan perubahan lingkungan. Jelas dari pembahasan di atas bahwa pengambilan keputusan bukanlah urusan yang sederhana. Perumusan dan keefektifannya bergantung pada sejumlah faktor yang disebutkan di atas.
