Fungsi manajemen personalia tidak berakhir ketika individu yang cukup terlatih dipilih dan ditempatkan pada suatu posisi. Delapan fungsi utama manajemen personalia adalah: 1. Analisis dan Desain Pekerjaan 2. Keselamatan, Kesehatan, dan Kesejahteraan Kerja 3. Perencanaan Tenaga Kerja 4. Disiplin dan Kedisiplinan Karyawan Kendali dan Lainnya.
Fungsi Manajemen Personalia # 1. Analisis dan Desain Pekerjaan:
Analisis pekerjaan berkaitan dengan penentuan tugas dan tanggung jawab khusus yang umum untuk suatu pekerjaan atau kelas pekerjaan (deskripsi pekerjaan) serta mengidentifikasi keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang harus dimiliki oleh seseorang yang memegang pekerjaan itu (spesifikasi pekerjaan ).
Informasi ini sangat penting dalam pengembangan dan validasi perangkat seleksi seperti blanko lamaran, wawancara formal, dan tes yang dirancang untuk mengukur kemampuan pelamar dalam melakukan suatu pekerjaan.
Sistem penilaian kinerja yang dirancang dengan baik juga bergantung pada analisis pekerjaan yang menyeluruh. Informasi analisis pekerjaan juga penting dalam desain struktur gaji yang adil, program pelatihan dan program kesehatan dan keselamatan. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan dapat menjadi tugas yang memakan waktu dan sulit. Berbagai metode analisis pekerjaan saat ini digunakan.
Desain pekerjaan melibatkan penataan pekerjaan sehingga dapat dilakukan secara efisien sambil memberi karyawan perasaan puas atau penghargaan. Banyak pekerjaan seperti jalur perakitan atau pekerjaan klerikal bisa sangat monoton karena ruang lingkup dan pengulangannya yang sempit.
Pekerjaan seperti yang dilakukan oleh pengawas lalu lintas udara sangat kompleks dan menuntut sehingga menimbulkan stres yang luar biasa dan dapat menyebabkan “kelelahan”. Masih ada pekerjaan lain – seperti pekerjaan mengemudikan mesin uap dan kehutanan yang menimbulkan bahaya fisik.
Manajemen Personalia # 2. Keselamatan, Kesehatan, dan Kesejahteraan Kerja:
Kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan karyawan telah menjadi perhatian yang semakin penting . Dengan demikian, masalah keselamatan dan kesehatan tidak terbatas pada cedera fisik yang terjadi di tempat kerja. Banyak pemberi kerja mencoba, melalui program bantuan karyawan, untuk mengatasi berbagai masalah kesehatan karyawan seperti penyalahgunaan obat-obatan dan alkohol serta efek kumulatif dari paparan zat beracun dan tekanan psikologis.
Selain itu, pemberi kerja mencurahkan sumber daya untuk program kesejahteraan karyawan, sehingga mendorong gaya hidup sehat.
Manajemen Personalia # 3. Hubungan Pekerja-Manajemen (Industri) dan Perundingan Bersama:
Hubungan tenaga kerja dan perundingan bersama terutama berkaitan dengan hubungan manajemen serikat pekerja. Serikat pekerja mewakili karyawan dalam hal upah, jam kerja, dan kondisi kerja. Intinya, serikat pekerja bertindak sebagai agen atas nama sekelompok karyawan yang telah menjadikan serikat pekerja sebagai perwakilan perundingan eksklusif mereka.
Manajer personalia prihatin dengan serikat pekerja karena beberapa alasan. Majikan yang berserikat (atau sebagian berserikat) harus bernegosiasi dengan itikad baik dengan perwakilan perundingan (serikat) yang dipilih oleh karyawan. Produk dari negosiasi serikat pekerja-manajemen, perjanjian perundingan bersama — menetapkan skala gaji, jam kerja, ketentuan senioritas — dan kondisi kerja karyawan lainnya.
Setelah perjanjian perundingan bersama telah dinegosiasikan dengan serikat pekerja, manajer personalia dan supervisor harus berurusan dengan perwakilan serikat pekerja hampir setiap hari dalam melaksanakan perjanjian tersebut.
Manajemen Personalia #4. Manpower Planning:
Perencanaan tenaga kerja melibatkan tiga langkah penting: Pertama, perkiraan penawaran dan permintaan untuk setiap kategori pekerjaan dibuat. Langkah ini membutuhkan pengetahuan baik tentang kondisi pasar tenaga kerja maupun posisi dan tujuan strategis organisasi. Kedua, kekurangan dan kelebihan bersih personel berdasarkan kategori pekerjaan diproyeksikan untuk periode waktu tertentu (katakanlah, 5 tahun).
Akhirnya, rencana dikembangkan untuk menghilangkan kekurangan dan kelebihan yang diharapkan. Jika kekurangan akuntan diproyeksikan pada tahun depan, maka perusahaan dapat mulai mencari akuntan melalui konsultan pekerjaan atau melalui rekrutmen di kampus-kampus. Misalkan produsen perhiasan mahal membuka fasilitas produksi baru tahun depan dan akan membutuhkan ahli pemotongan berlian untuk staf operasi.
Karena sifat khusus dari bisnis ini, tidak mungkin menemukan pemotong berlian yang memiliki latar belakang dan pengalaman teknis yang sesuai. Oleh karena itu, pabrikan dapat memutuskan untuk melatih dan mempromosikan karyawan saat ini untuk mengisi posisi tersebut.
Penggunaan yang hati-hati dari program perencanaan tenaga kerja yang sistematis memungkinkan departemen personalia untuk memperkirakan kebutuhan, merencanakan suksesi karyawan, area kritis staf, dan memungkinkan organisasi mencapai tujuannya tanpa gangguan yang tidak perlu yang disebabkan oleh kekurangan personel. Perencanaan tenaga kerja dapat difasilitasi oleh program bantuan komputer dan sistem informasi manajemen.
Manajemen Personalia #5. Disiplin dan Kontrol Karyawan:
Masalah manajemen personalia yang sulit dan sensitif melibatkan penanganan karyawan yang tidak efisien, tidak kompeten, dan bermasalah. Contoh perilaku karyawan yang tidak diinginkan termasuk masuk kerja di bawah pengaruh alkohol atau narkoba, pencurian, perkelahian, pembangkangan, dan pelanggaran aturan kerja.
Manajer personalia harus memahami pentingnya disiplin industri dan harus memiliki kemampuan untuk menangani karyawan bermasalah dengan baik.
Manajemen Personalia #6. Rekrutmen dan Seleksi Karyawan:
Rekrutmen melibatkan penciptaan kumpulan pelamar dari mana karyawan dapat dipilih. Agen tenaga kerja publik dan swasta, iklan di surat kabar dan jurnal profesional, dan perguruan tinggi dan universitas adalah beberapa sumber dari mana organisasi menarik pelamar.
Seleksi berkaitan dengan penyaringan, pengujian, dan perekrutan pelamar dengan kualifikasi terbaik dari kumpulan rekrutmen. Organisasi menggunakan alat-alat seperti blanko aplikasi berbobot, tes kejujuran dan tes poligraf, tes kemampuan dan minat, pemeriksaan referensi, pemeriksaan medis, dan prediktor seleksi lainnya untuk menentukan pelamar mana yang paling mungkin berkinerja baik jika dipekerjakan.
Manajemen Personalia #7. Sistem Penilaian Kinerja:
Sistem penilaian kinerja melibatkan pengukuran kuantitatif dan kualitatif kinerja karyawan. Idealnya, sistem penilaian kinerja harus memperhitungkan setiap tugas, tugas, dan tanggung jawab pekerjaan seorang karyawan, serta pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk bekerja dengan memuaskan tidak lebih dan tidak kurang.
Ini berarti bahwa sistem penilaian kinerja harus mengeliminasi faktor-faktor yang tidak relevan yang dapat membiaskan evaluasi kinerja karyawan.
Faktor-faktor seperti gaya hidup pribadi, latar belakang politik, ras, jenis kelamin, usia, agama, dan faktor lain di luar lingkup pekerjaan tidak boleh tercermin dalam penilaian kinerja. Hampir semua manajer personalia harus setuju bahwa faktor-faktor tersebut tidak boleh dipertimbangkan, namun faktor-faktor ini dan faktor-faktor lain yang tidak relevan seringkali mempengaruhi proses penilaian kinerja.
Hasil penilaian kinerja memiliki sejumlah efek penting pada rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan kompensasi.
Oleh karena itu, penting bahwa sistem penilaian kinerja didasarkan pada kriteria yang relevan dengan pekerjaan, diukur secara objektif, dan dilindungi dari subjektivitas dan tawaran yang tidak semestinya.
Manajemen Personalia # 8. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan:
Program pelatihan dan pengembangan berusaha untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan karyawan. Organisasi dapat memandang pekerja sebagai “investasi” dalam modal manusia, dan, untuk mencapai “pengembalian” yang memadai atas investasi ini, perusahaan harus yakin bahwa karyawannya kompeten dan memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan kerja terkini. . Beberapa karyawan sudah memiliki keterampilan yang diperlukan saat mereka dipekerjakan. Peter Drucker menyebut mereka ‘pekerja pengetahuan’.
Namun, banyak karyawan memerlukan pelatihan dan pengembangan berkala untuk mencegah keterampilan mereka memburuk atau menjadi usang. Program pelatihan dan pengembangan meliputi pelatihan keterampilan yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi karyawan dalam pekerjaan, program pengembangan manajemen yang tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan para manajer, dan program pengembangan karir.
Singkatnya, ukuran garis bawah dari efektivitas departemen personalia adalah sejauh mana hal itu memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuan keseluruhannya. Hasil organisasi seperti pemenuhan pilihan strategis perusahaan, efektivitas biaya, pertumbuhan dan kelangsungan hidup, dan tanggung jawab sosial semuanya difasilitasi atau dihalangi oleh fungsi manajemen personalia.
