Menurut Kamus Websters, “ketidakhadiran adalah praktik atau kebiasaan berada dalam ‘ketidakhadiran’, dan ‘absen’ adalah orang yang biasanya menjauh”.
Menurut Kamus Websters, “ketidakhadiran adalah praktik atau kebiasaan berada dalam ‘ketidakhadiran’, dan ‘absen’ adalah orang yang biasanya menjauh”.
Isi:
- Pengertian Absensi Karyawan
- Ciri Khas Ketidakhadiran Karyawan di India
- Tingkat Absensi Karyawan
- Penyebab Absensi Karyawan
- Klasifikasi Absensi Pegawai
- Pengaruh Absensi Karyawan
- Metode untuk Mengontrol Absensi Karyawan
Absensi Karyawan: Makna, Ciri, Penyebab, Akibat dan Kendali
1. Arti Absensi Karyawan:
Kerja sama pekerja sangat penting untuk kesehatan yang baik dari organisasi mana pun. Terkadang perputaran tenaga kerja dan ketidakhadiran menjadi masalah utama bagi manajemen. Keluarnya pekerja atau ketidakhadiran mereka dari pekerjaan mengganggu jadwal produksi. Pengaturan shift apa pun untuk pekerja yang absen akan menjadi urusan yang mahal bagi perusahaan.
Menurut Kamus Websters, “ketidakhadiran adalah praktik atau kebiasaan berada dalam ‘ketidakhadiran’, dan ‘absen’ adalah orang yang biasanya menjauh”. Menurut Biro Tenaga Kerja, Simla, “ketidakhadiran adalah total jam kerja yang hilang karena ketidakhadiran sebagai persentase dari jumlah jam kerja yang dijadwalkan untuk bekerja”.
Ini menunjukkan ketidakhadiran seorang karyawan ketika dia dijadwalkan untuk bekerja. Seorang karyawan dianggap ‘dijadwalkan untuk bekerja’ ketika pemberi kerja telah menyiapkan pekerjaan untuknya dan pekerja tersebut mengetahuinya tetapi tetap tidak melapor untuk bertugas. Cuti yang diambil oleh seorang karyawan bukanlah absensi.
Ketidakhadiran bukan hanya masalah negara-negara terbelakang tetapi merupakan fenomena universal. Ini bervariasi dari 7 persen hingga 30 persen, tetapi dalam kasus ekstrim bahkan mencapai 40 persen.
Tingkat ketidakhadiran mungkin berbeda dari satu tempat ke tempat lain, pekerjaan ke pekerjaan dan industri ke industri. Mungkin tinggi di beberapa pekerjaan dan industri dibandingkan dengan yang lain. Bahkan dalam industri tertentu, tingkat ketidakhadiran dapat bervariasi di berbagai departemen.
# 2. Ciri Khas Ketidakhadiran Karyawan di India:
Ketidakhadiran adalah fenomena universal dan tidak aneh bagi Industri India. Tetapi tingkat ketidakhadiran relatif lebih tinggi di India. Komisi Perburuhan Kerajaan melaporkan bahwa “ketidakhadiran yang tinggi terjadi di kalangan pekerja industri terutama karena orientasi pedesaan mereka.” Sejak itu, sejumlah peneliti individu telah menyelidiki masalah tersebut dan menunjukkan bahwa ketidakhadiran di industri kami bervariasi dari 7% hingga 15%.
Berdasarkan studi yang dilakukan di berbagai bagian negara, pengamatan tertentu telah dilakukan:
- Ketidakhadiran terendah pada hari gajian dan tertinggi segera setelah hari gajian dan hari bonus dibayarkan.
- Tingkat ketidakhadiran tinggi di kalangan pekerja kurang dari 25 tahun dan lebih dari 40 tahun. Alasan ketidakhadiran di kalangan pekerja yang lebih muda adalah karena sikap ceroboh sedangkan orang tua mungkin tidak dapat melanjutkan pekerjaan berat.
- Persentase ketidakhadiran umumnya lebih tinggi pada shift malam dibandingkan shift siang.
- Di India, ketidakhadiran tertinggi pada bulan April-Mei dan September-Oktober karena alasan panen dan penaburan. Pekerja industri untuk sementara beralih ke pekerjaan pertanian selama bulan-bulan ini.
- Dalam industri pertambangan batu bara dan mika tingkat absensi tinggi karena sifat pekerjaan yang berat.
- Tingkat ketidakhadiran bervariasi dari departemen ke departemen dalam satu unit. Ketika ukuran kelompok meningkat, tingkat ketidakhadiran meningkat. Perbedaan tingkat ketidakhadiran diyakini disebabkan oleh gaya dan praktik manajemen yang khas, komposisi tenaga kerja, dan budaya organisasi.
- Ketidakhadiran umumnya lebih tinggi di departemen di mana penyelia berorientasi pada pekerjaan dan tidak memperhatikan kesejahteraan karyawan.
- Tingkat ketidakhadiran cenderung lebih tinggi pada hari-hari sebelum dan sesudah hari libur.
- Pekerja cenderung lebih sering absen daripada supervisor dan manajer.
- Ada ruang lingkup yang sangat besar untuk mengurangi ketidakhadiran melalui kepemimpinan serikat pekerja dalam suatu organisasi.
Tingkat Absensi Karyawan :
Tingkat ketidakhadiran adalah rasio hari yang hilang dengan jumlah total hari kerja yang tersedia. Untuk menghitung tingkat ketidakhadiran, jumlah orang yang diharapkan untuk melapor dan jumlah sebenarnya dari mereka yang hadir harus diketahui. Seorang pekerja dianggap hadir bahkan jika seorang pekerja melapor untuk sebagian shift. Pekerja yang menikmati hari libur yang disetujui tidak termasuk dalam orang yang diharapkan hadir. KITA
Departemen Tenaga Kerja telah merekomendasikan formula berikut untuk menghitung tingkat absensi:
Tingkat Absensi = Jumlah hari kerja yang hilang/Hari kerja kerja + Hari kerja yang hilang x 100
#4. Penyebab Absensi Karyawan:
Beberapa penyebab ketidakhadiran dibahas sebagai berikut:
(i) Ketidaksesuaian di Tempat Kerja:
Pekerja terkadang tidak menyesuaikan diri dengan situasi yang berlaku di tempat kerja. Tenaga kerja yang datang dari desa ke kota tidak menyesuaikan diri di tempat tersebut. Kemacetan, insanitasi, kehidupan serba cepat di perkotaan tidak disukai masyarakat desa. Mereka sering kembali ke desa setelah absen dari pekerjaan.
(ii) Kondisi Kerja yang Tidak Sehat:
Jika kondisi kerja tidak baik maka pekerja sering tidak masuk kerja. Panas, kelembaban, kebisingan, pencahayaan yang buruk, debu, kepadatan yang berlebihan mempengaruhi kesehatan pekerja yang menyebabkan mereka absen dalam waktu yang lebih lama.
(iii) Upacara Sosial dan Keagamaan:
Upacara sosial dan keagamaan adalah penyebab utama ketidakhadiran. Fungsi-fungsi ini mengalihkan perhatian pekerja dan mereka menghabiskan terlalu banyak waktu untuk aktivitas tersebut. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa tingkat ketidakhadiran lebih tinggi selama periode festival dibandingkan dengan periode lainnya.
(iv) Kelelahan Industri:
Kelelahan juga merupakan penyebab penting ketidakhadiran. Untuk mendapatkan lebih banyak upah, pekerja dapat melakukan lembur atau bekerja dengan kecepatan lebih tinggi di bawah rencana insentif dan mulai merasa lelah untuk hari berikutnya. Tingkat upah yang rendah juga memaksa mereka untuk melakukan pekerjaan paruh waktu setelah jam kerja. Mereka mungkin tidak dapat menghadapi beban tambahan dan dengan demikian jatuh sakit yang menyebabkan ketidakhadiran yang lama.
(v) Fasilitas Kesejahteraan yang Tidak Memadai:
Fasilitas kesejahteraan yang tidak memadai juga menyebabkan ketidakhadiran. Mungkin ada fasilitas yang tidak memadai untuk air minum, sanitasi, kantin, kamar kecil, crèches dll. Pekerja merasa tidak nyaman di tempat kerja. Mereka kembali ke rumah masing-masing untuk beristirahat.
(vi) Alkoholisme:
Kebiasaan alkoholisme sangat umum di kalangan pekerja. Mereka ingin melupakan kekhawatiran rumah tangga mereka dengan minum alkohol. Minum menjadi kebiasaan mereka dan mabuk keesokan harinya memaksa mereka untuk absen dari pekerjaan. Pekerja menikmati lebih banyak minum setelah mendapatkan upah mereka dan lebih banyak absen dilaporkan pada hari-hari ini.
(vii) Fasilitas Cuti yang Tidak Memadai:
Para pekerja tidak mendapatkan fasilitas yang layak untuk menghadiri pekerjaan keluarga. Karena mereka berhak atas cuti yang terbatas, mereka tidak pergi bekerja ketika mereka harus mengurus kebutuhan keluarga.
(viii) Umur:
Ketidakhadiran lebih tinggi di kalangan remaja dan orang tua. Remaja santai dalam pekerjaan mereka dan orang tua kelelahan setelah bekerja terus menerus.
(ix) Ketiadaan Fasilitas Perumahan dan Transportasi:
Perumahan adalah masalah utama di kota-kota dan karena tidak ada rumah perusahaan, para pekerja tinggal sendiri atau di tempat yang jauh. Sehingga tak jarang mereka harus menempuh perjalanan jauh untuk mencapai tempat kerja. Tanpa transportasi perusahaan, mereka seringkali tidak dapat tiba tepat waktu. Dengan demikian, masalah perumahan dan transportasi mengakibatkan ketidakhadiran.
(x) Sistem Manajemen:
Ketika manajer memperlakukan pekerja hanya sebagai alat, tingkat ketidakhadiran cenderung tinggi. Dengan tidak adanya kontrol manajemen yang tepat, beban kerja, pengaturan shift, dan kebijakan personel mungkin tidak seimbang sehingga menyebabkan ketidakhadiran.
(xi) Ikatan Pedesaan:
Sebagian besar pekerja pabrik berasal dari desa. Mereka meninggalkan keluarga dan kerabat mereka saat datang ke kota untuk mencari pekerjaan. Mereka sering pergi ke desa mereka untuk festival, upacara keagamaan dan sosial, menabur dan memanen tanaman, dll. Hal ini menyebabkan tingginya tingkat ketidakhadiran.
(xii) Utang:
Sebagian besar pekerja menderita hutang yang tinggi. Ada buruh yang mangkir atau bahkan mengundurkan diri untuk kabur dari rentenir rentenir. Akibatnya, absensi tinggi.
Dalam sebuah penelitian yang dilakukan atas nama Dewan Produktivitas Nasional, Dr. Bhutani sampai pada penyebab ketidakhadiran sebagai berikut:
(i) 5% -7% karena penyakit pribadi yang nyata
(ii) 5%-7% karena penyakit keluarga yang sebenarnya.
(iii) 1%-2% karena relaksasi bonafide diperlukan karena kerja lembur.
(iv) 5% karena keadaan darurat bonafide.
(v) 5% karena urgensi sosial
(vi) 15%-20% karena liburan jangka panjang.
(vii) 5% karena jarak dari pabrik.
(viii) 5%-10% karena mendapatkan upah yang lebih tinggi dalam pekerjaan sampingan.
(ix) 15%-20% karena mabuk.
(x) 5% -10% karena manuver untuk lembur dan
(xi) 5%-7% karena ketidakharmonisan dengan mandor dll.
#5. Klasifikasi Absensi Karyawan:
Dr. KN Vaid mengklasifikasikan ketidakhadiran kronis menjadi lima kategori:
(i) Pengusaha:
Pengusaha adalah mereka yang absen yang menganggap pekerjaan mereka terlalu kecil untuk diri mereka sendiri. Mereka terlibat dalam beberapa kegiatan ekonomi dan sosial. Motif di balik semua aktivitas tersebut mungkin adalah uang, status & kekuasaan, rasa pencapaian atau pengakuan sosial.
(ii) Pencari Status:
Bagi para pencari status, ketidaksesuaian antara status yang ditentukan dan status yang dicapai merupakan penyebab utama dari perilaku kerja yang menyimpang. Pekerjaan, pekerjaan, dan uang tidak diragukan lagi penting bagi mereka, tetapi hanya sejauh ini membantu mereka mencapai tujuan mereka. Mereka menebus hilangnya status yang timbul dari bekerja di pabrik dengan mengintensifkan aktivitas yang membantu mereka memperolehnya kembali.
(iii) Epicurean:
Epicurean enggan melakukan aktivitas yang membutuhkan inisiatif, tanggung jawab, disiplin, dan ketidaknyamanan fisik. Mereka berusaha untuk mengatur aktivitas dan peran sosial mereka dengan cara yang membawa masalah yang tidak dapat dihindari. Bekerja adalah pengalaman yang membuat frustrasi bagi mereka dan mereka berusaha menghindarinya semaksimal mungkin.
(iv) Berorientasi Keluarga:
Keluarga berorientasi menjadi absen kronis karena terlalu banyak keasyikan dengan urusan keluarga. Kurangnya keseimbangan antara keterlibatan keluarga dan tanggung jawab pekerjaan adalah penyebab utama dari perilaku kerja yang menyimpang. Penyakit kronis salah satu anggota keluarga, istri yang bekerja, kenakalan dll. mendorong mereka untuk absen dari pekerjaan.
(v) Jenis Sakit dan Tua:
Tipe sakit dan tua tetap absen dari pekerjaan karena alasan kesehatan yang buruk, fisik yang lemah, penyakit kronis atau usia tua.
#6. Pengaruh Absensi Karyawan:
Ketidakhadiran yang berlebihan berbahaya bagi karyawan dan pekerja dengan cara-cara berikut:
- Aliran kerja rutin di pabrik/kantor terganggu.
- Jadwal produksi tertunda, sehingga pesanan tidak dapat dieksekusi tepat waktu.
- Penurunan produksi secara keseluruhan.
- Tagihan lembur meningkat pesat.
- Kualitas kerja menurun karena pekerja lepas yang dipekerjakan untuk menjaga jadwal kerja tidak terlatih dengan baik.
- Tekanan kerja pada karyawan yang ada dan yang ada meningkat.
- Biaya perbaikan dan pemeliharaan meningkat karena seringnya terjadi kerusakan mesin oleh pekerja yang tidak berpengalaman.
- Insiden kecelakaan industri meningkat.
- Pekerja kehilangan upah karena absen dari tugas tanpa izin.
- Pengurangan penghasilan meningkatkan hutang pekerja yang selanjutnya menjadi penyebab ketidakhadiran.
- Pekerja yang biasanya tidak hadir dapat diberhentikan dari layanan yang menyebabkan kesulitan bagi mereka dan anggota keluarganya.
#7. Langkah-Langkah Mengontrol Absensi Karyawan:
Beberapa langkah untuk mengendalikan ketidakhadiran adalah sebagai berikut:
(i) Kondisi Kerja yang Tepat:
Kondisi kerja yang buruk adalah penyebab utama ketidakhadiran. Para pekerja merasa lelah setelah bekerja dalam waktu singkat jika ada ketidakbersihan, kebisingan, debu, lembab, dll. Harus ada fasilitas yang memadai di tempat kerja. Harus ada penyediaan air minum, kantin, tempat istirahat, wc dll agar pekerja tidak merasa lelah di tempat kerja.
(ii) Prosedur Seleksi yang Tepat:
Ketidakhadiran juga dapat terjadi jika tidak ada rekrutmen dan seleksi yang tepat. Ketika pekerja tidak cocok untuk pekerjaan itu maka mereka akan mencoba untuk absen. Harus ada pelatihan bakat, tes kecerdasan untuk mengetahui kesesuaian orang untuk pekerjaan yang mereka pilih. Ketika pekerjaan itu cocok untuk pekerja maka dia akan menikmati pekerjaan itu dan tidak akan berpikir untuk absen.
(iii) Tarif Upah yang Wajar:
Tingkat upah harus ditetapkan dengan mempertimbangkan kebutuhan pekerja. Upah harus cukup untuk memungkinkan pekerja mempertahankan standar hidup yang layak.
(iv) Penyelesaian Pengaduan yang Tepat:
Harus ada mekanisme penyelesaian keluhan yang tepat bagi para pekerja. Kadang-kadang ada perasaan di antara para pekerja bahwa masalah mereka tidak diperhatikan dengan baik dan karena frustrasi mereka mulai mangkir dari tugas. Ketika ada mesin penyelesaian keluhan maka penyebab ketidakpuasan dapat disingkirkan paling awal.
(v) Pencegahan Kecelakaan:
Harus ada langkah-langkah keamanan yang tepat di pabrik. Ada hubungan langsung antara ketidakhadiran dan kecelakaan. Para pekerja harus dididik untuk menggunakan mesin dengan benar dan tindakan pencegahan yang harus diambil jika terjadi kecelakaan. Ketika pekerja tidak takut akan kecelakaan maka mereka tidak akan melewatkan tugasnya.
(vi) Hibah Cuti Liberal:
Sikap manajemen yang tegas dalam memberikan cuti juga dapat menyebabkan absensi. Ketika ada kebutuhan cuti yang mendesak dan manajemen tidak tanggap maka pekerja akan tetap absen. Mereka juga dapat mencoba untuk mendapatkan cuti ESI (Medis) atau setengah gaji di mana mereka berhak cuti hingga 56 hari dalam setahun. Manajemen harus liberal dalam memberikan cuti ketika pekerja benar-benar memiliki masalah.
(vii) Hubungan Baik di Tempat Kerja:
Hubungan yang tegang antara pengawas dan pekerja juga dapat menyebabkan ketidakhadiran. Pengawas harus memiliki sikap kooperatif terhadap pekerja. Mereka harus memotivasi pekerja untuk meningkatkan kinerja mereka dan tidak boleh terlalu sering dikritik.
(viii) Menjaga Disiplin:
Harus ada aturan dan peraturan yang jelas untuk bekerja. Karyawan tidak boleh dibiarkan melanggar berbagai peraturan.
Harus ada aturan cuti yang ditetapkan dengan baik dan ini harus diikuti dengan benar. Jika ada pekerja yang memiliki kebiasaan datang terlambat atau sering mangkir dari tugas maka tindakan tegas harus diambil terhadap mereka. Jika tidak ada tindakan seperti itu, karyawan lain dapat didorong untuk melanggar aturan dan peraturan tersebut.
(ix) Fasilitas Perumahan dan Transportasi:
Penyediaan akomodasi perumahan, sebaiknya di dekat pabrik dan fasilitas bus akan memastikan kehadiran pekerja secara teratur.
(x) Insentif:
Bonus khusus, hadiah uang tunai dan preferensi dalam promosi untuk karyawan reguler mendorong pekerja untuk hadir secara teratur.
(xi) Pengawasan Efektif:
Supervisor dapat sangat mengurangi ketidakhadiran dengan mendapatkan kepercayaan dan komitmen pekerja. Mereka harus menunjukkan minat yang tulus pada pekerja dan memperlakukan mereka sebagai manusia.
(xii) Catatan yang Tepat:
Catatan absensi yang terperinci dan terkini harus dipelihara. Ketidakhadiran di atas tingkat yang telah ditentukan harus dianalisis secara hati-hati berdasarkan usia, jenis kelamin, bulan, dan dasar lainnya. Tindakan korektif yang sesuai harus diambil kapan pun diperlukan.
Komite Investigasi Ketenagakerjaan:
1946, berpendapat bahwa “kondisi kerja yang layak di pabrik, upah yang memadai, perlindungan dari kecelakaan dan penyakit serta fasilitas untuk mendapatkan cuti dan rekreasi merupakan cara yang paling efektif untuk mengurangi ketidakhadiran.”
