Strategi penyelesaian konflik di tempat kerja juga bergantung pada penegakan disiplin dan sistem penanganan keluhan yang bertahan dalam organisasi. Dalam arti luas, disiplin berarti tingkah laku yang teratur dan sistematis. Setiap organisasi, untuk efisiensi operasi, membingkai kode perilaku tertentu untuk karyawan, di bawah praktik normal, kontrak, undang-undang, atau di bawah saling pengertian. Melanggar norma-norma perilaku tersebut menciptakan masalah disipliner.
Prosedur penanganan keluhan biasanya terdiri dari hal-hal berikut:
(a) Intervensi dini
(b) Identifikasi masalah
(c) Harapan yang jelas
(d) Umpan balik
(e) Penguatan positif
(f) Tindak lanjut
Untuk menegakkan disiplin, organisasi mengadopsi berbagai pendekatan, yang mungkin korektif, positif, atau negatif. Disiplin korektif sangat cocok untuk memecahkan masalah kinerja yang berkelanjutan, daripada yang terisolasi. Disiplin lagi dapat diklasifikasikan sebagai disiplin positif dan disiplin negatif.
Ketika seseorang secara spontan mematuhi norma-norma yang diperlukan, itu disebut disiplin positif atau konstruktif. Tetapi ketika dia dipaksa untuk berperilaku dengan cara yang diinginkan di bawah ancaman atau ketakutan akan hukuman, itu disebut sebagai disiplin negatif, hukuman, atau otokratis.
Pendekatan khusus yang harus diambil tergantung pada kebijakan dan strategi organisasi masing-masing dan sifat tenaga kerja. Disiplin positif dicapai melalui pendidikan dan pelatihan, sedangkan disiplin negatif ditegakkan melalui hukuman. Ketidakdisiplinan dapat terdiri dari dua jenis: individu atau kolektif. Penyebab individu pada dasarnya adalah masalah sikap, sedangkan masalah yang berkaitan dengan hubungan industrial bertanggung jawab atas ketidakdisiplinan kolektif.
Walter Kiechel (1990) mengembangkan konsep Aturan Kompor Panas untuk mengelola disiplin dalam suatu organisasi. Dengan menyentuh kompor yang panas kita akan terbakar, sehingga kita mendapat tanggapan langsung dan tidak meninggalkan pertanyaan tentang sebab dan akibat. Analogi ini membuat disiplin tetap impersonal, yaitu hukuman untuk pelanggaran tertentu tidak bergantung pada kepribadian pelanggar. Pendekatan yang diikuti oleh organisasi untuk mengatasi masalah disiplin pada akhirnya berfokus pada konflik individu atau kolektif.
Teori Kekuatan Disiplin:
Majikan memperoleh kekuatan disiplin mereka mungkin dari dua teori: teori kelembagaan dan teori kontrak.
Teori kelembagaan:
Struktur organisasi dirancang secara hierarkis. Majikan memikul tanggung jawab untuk menjaga kepentingan komunitas yang terorganisir tersebut. Dengan demikian, mereka merasa memiliki kekuatan untuk membuat peraturan, mengarahkan operasi, dan melakukan kontrol disipliner.
Teori kontraktual:
Teori ini, bagaimanapun, menganggap bahwa kekuatan disiplin majikan berasal dari kontrak kerja. Kontrak kerja membuat karyawan tunduk pada subordinasi dan dengan demikian memberikan wewenang yang diperlukan kepada pemberi kerja untuk memastikan kinerja, yang sekali lagi dimungkinkan dengan penegakan kekuatan disipliner.
Pendekatan Berbeda untuk Masalah Disiplin:
Ketidakdisiplinan dan kekerasan dapat didiagnosis dari pendekatan berikut:
(i) Pendekatan legalistik
(ii) Pendekatan kemanusiaan
(iii) Pendekatan sumber daya manusia
(iv) Pendekatan perilaku
(v) Pendekatan kepemimpinan
Pendekatan legalistik yang terlalu formal dan kaku hampir tidak dapat membawa perubahan dalam pikiran buruh. Konsepnya agak seperti disiplin progresif. Pendekatan lain penting karena dengan berhati-hati, kita dapat meminimalkan terulangnya perilaku naas tersebut. Empat pendekatan lainnya saling terkait. Oleh karena itu, kami tidak memisahkan pendekatan. Kami agak mencoba menganalisisnya dari sudut agregat.
Penyebab perilaku tidak disiplin biasanya:
(a) Tekanan pekerjaan yang berlebihan
(b) Pelatihan yang tidak tepat
(c) Mengabaikan keluhan
(d) Perlakuan tidak adil
(e) Favoritisme
(f) Hubungan manajemen-buruh yang buruk
(g) Kurangnya kepemimpinan yang percaya diri
(h) Kurangnya pengakuan dan kurangnya kesempatan untuk berinisiatif
Namun dengan cara lain, kita dapat mengidentifikasi alasan ketidaktaatan sebagai berikut:
(a) Ketidaktahuan
(b) Ketidakmampuan fisik atau mental
(c) Pelatihan yang tidak memadai
(d) Ketidakpuasan dalam bekerja
(e) Penyesatan oleh serikat pekerja
(f) Upaya putus asa untuk mengklaim kepemimpinan diri dengan disonansi yang disengaja
(g) Tidak adanya kebijakan disiplin standar atau seragam
Untuk mengidentifikasi ketidakdisiplinan dalam organisasi, kami juga dapat menyebutkan beberapa indikator seperti di bawah ini:
(a) Tingkat ketidakhadiran yang tinggi
(b) Tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi
- Tingginya angka kesakitan dan kecelakaan
(d) Beberapa keluhan yang belum terselesaikan
(e) Keadaan hubungan industrial
(f) Output rendah, output salah, dan produktivitas rendah
(g) Rendahnya motivasi dan semangat kerja
(h) Prevalensi ‘we-feeling’ dalam kelompok kerja, dll.
‘We-feeling’, dalam arti sempit berarti dominasi identitas individu atas identitas organisasi.
Masalah Disiplin:
Penanganan tindakan disipliner yang buruk dapat menyebabkan masalah serius bagi organisasi.
Meskipun sifat masalah bervariasi dari organisasi ke organisasi (karena perbedaan ukuran, struktur, gaya manajemen, dan kepemilikan), masalah umum dapat diringkas sebagai berikut:
(a) Meningkatnya jumlah kasus arbitrase (termasuk kasus yang sulit dipertahankan), sehingga meningkatkan biaya baik dalam hal biaya arbitrase maupun penghentian kerja (karena hilangnya jam kerja karyawan yang dirugikan dan saksi mereka).
(b) Kenaikan biaya pelatihan dan rekrutmen karena perputaran tenaga kerja yang tinggi. Kegagalan organisasi untuk menetapkan keluhan yang benar dengan intervensi yang tepat membuat karyawan frustrasi dan kadang-kadang mereka menarik diri dari organisasi baik atas kemauan sendiri atau atas perintah organisasi. Hal ini menimbulkan kerugian yang sangat besar, terutama dalam hal biaya pelatihan, yang ditanggung organisasi baik secara formal (melalui pelatihan di luar lembaga) maupun secara informal (belajar sambil bekerja).
(c) Meningkatnya gangguan pekerjaan yang sering menyebabkan hilangnya produksi, menciptakan dampak buruk pada pasar karena ketidakpatuhan terhadap jadwal pengiriman pembeli dan dengan demikian mempengaruhi profitabilitas.
(d) Peningkatan permusuhan dan hilangnya harga diri merusak budaya organisasi dan mengembangkan ketidakpercayaan, yang pada gilirannya sangat menghambat produktivitas .
Ini memerlukan penanganan keluhan karyawan yang tepat, daftar periksa yang mungkin dibuat sebagai berikut:
(i) Menenangkan karyawan yang dirugikan
(ii) Komunikasikan kebahagiaan Anda saat dia datang kepada Anda
(iii) Tanyakan apa yang ingin dia diskusikan
(iv) Mendengarkan dengan penuh perhatian
(v) Bersimpati dengan karyawan
(vi) Jelaskan apa yang ingin Anda lakukan
(vii) Tetapkan tanggal tindak lanjut
Norma untuk Memastikan Disiplin dalam Organisasi:
Sekarang sudah jelas bahwa untuk memastikan disiplin dalam suatu organisasi, seperangkat norma perlu diikuti. Prasyarat dasar tersebut adalah sebagai berikut:
(a) Tujuan atau sasaran harus dinyatakan dengan jelas. Aturan harus dalam istilah yang jelas dan tidak ambigu, dengan menyebutkan secara khusus standar yang diharapkan dari para pekerja.
(b) Aturan dan peraturan tersebut harus dikomunikasikan dengan benar dan harus dipahami.
(c) Kewenangan untuk menegakkan aturan harus ditentukan.
(d) Prosedur banding oleh pihak yang dirugikan harus dijelaskan.
(e) Hukuman yang ditentukan harus diberitahukan.
(f) Aturan perilaku harus memuat ketentuan untuk investigasi dan penyelesaian keluhan.
Faktor Kasual Ketidakdisiplinan:
Masalah ketidakdisiplinan adalah puncak dari banyak faktor. Untuk solusi yang tepat, kita perlu mempertimbangkan faktor kasual yang tepat berperan dalam perilaku disiplin karyawan.
Faktanya faktor kasual mungkin satu atau lebih dari yang berikut:
- Karyawan itu sendiri
- Pengawas
- Organisasi
Perilaku karyawan yang tidak disiplin sebagian besar berasal dari organisasi itu sendiri. Namun, karyawan seperti itu juga tidak jarang, karena karakteristik intrinsik mereka (yang membangun kebiasaan, kekuatan, dan kepribadian mereka) mudah dirugikan dan memelihara ketidakdisiplinan. Persentase mereka, meskipun kecil, dapat mempengaruhi sikap anggota organisasi lainnya (pada tingkat sadar atau tidak sadar) dan dengan demikian mengancam kelancaran fungsi organisasi.
Penyelia mungkin menjadi faktor penyebab metode pengawasan yang tidak tepat dengan memberikan penugasan dan perintah yang tidak tepat. Organisasi menjadi faktor penyebab dengan penggunaan kebijakan dan peraturan yang tidak sehat dan tidak perlu membatasi, dan dengan harapan karyawan yang tidak tepat.
Untuk mengurangi masalah ini, organisasi harus:
(i) Menerapkan aturannya dengan objektivitas atau keseragaman yang adil
(ii) Komunikasikan kepada karyawan konsekuensi dari tindakan mereka
(iii) Mengadopsi aturan dan arahan yang adil dan memiliki ekspektasi yang wajar dari karyawan
Demikian pula, untuk meminimalkan masalah ketidakdisiplinan, pengawas harus:
(i) Menghindari tindakan yang tidak pantas dalam mencocokkan pelanggaran dengan sanksi
(ii) Menjamin kepatuhan terhadap proses dan memberikan perlindungan yang setara kepada seluruh karyawan sebagai sarana untuk menciptakan budaya organisasi yang mendukung martabat dan hak karyawan
(iii) Meminimalkan kebutuhan karyawan untuk mengejar hak mereka melalui jalur eksternal seperti arbitrase, pemerintah, dan pengadilan.
Perlunya Kebijakan Disiplin:
Untuk menghindari masalah ketidakdisiplinan, setiap organisasi harus memiliki kebijakan disiplin yang jelas. Kebijakan disiplin yang jelas menghilangkan inkonsistensi manajemen dan mempromosikan iklim saling menghormati, permainan yang adil, dan standar yang jelas di seluruh organisasi.
Kebijakan disiplin sebagian besar didasarkan pada norma dan persyaratan hukum yang berlaku. Namun agar lebih efektif, pihak manajemen dapat meletakkan filosofi tersendiri yang memiliki pendekatan kemanusiaan. Langkah demikian akan membuat kebijakan menjadi fleksibel dan tidak kaku atau formal, yang memandang manusia sebagai organisme yang pasif.
Saat membingkai kebijakan disipliner, prinsip-prinsip berikut harus diikuti:
- Pemeriksaan yang menyelidiki penyebab ketidakdisiplinan harus selalu dilakukan.
- Aturan disiplin harus disusun setelah berkonsultasi dengan pekerja atau perwakilan mereka.
- Jika aturan tertentu sering dilanggar, penyebabnya harus diselidiki.
- Aturan harus dianggap sebagai sarana dan bukan sebagai tujuan itu sendiri. Jadi, aturan tidak boleh kaku.
- Secara berkala, aturan harus ditinjau untuk melihat apakah perubahan diperlukan berdasarkan pengalaman masa lalu.
- Aturan harus ditegakkan tanpa bias.
- Aturan harus dipatuhi secara ketat oleh manajemen untuk memberi contoh sebelum orang lain meniru.
Peran Serikat Pekerja dalam Disiplin:
Serikat pekerja sangat bertanggung jawab atas ketidakdisiplinan dan kekerasan, terutama dalam organisasi yang memiliki serikat pekerja dan di mana terdapat banyak serikat pekerja. Filosofi serikat buruh yang berbeda atau aliran pemikiran yang berbeda memandang manajemen secara berbeda. Terkadang mereka memiliki harapan yang berbeda.
Dengan demikian, sekolah keunggulan ekonomi percaya pada maksimalisasi keuntungan upah. Sekolah keamanan kerja percaya bahwa keamanan kerja jangka panjang lebih penting daripada maksimalisasi upah jangka pendek. Sekolah Marxis menganggap konflik antara modal dan tenaga kerja sebagai sesuatu yang inheren.
Mazhab politik menekankan pada konflik kekuasaan antara manajemen dan tenaga kerja atas isu-isu dasar yang berbeda seperti pengakuan serikat pekerja, kepedulian kolektif terhadap kekuasaan dan status, dll. Aliran pemikiran yang berbeda tersebut sangat berbeda dalam pendekatan mereka. Kecuali manajemen mencoba untuk mengintegrasikan filosofinya sendiri dengan serikat pekerja, hubungan industrial cenderung memburuk, yang kemudian dapat menimbulkan perilaku tidak disiplin dan kekerasan.
Namun, pengaruh serikat pekerja yang berafiliasi dalam perselisihan industrial di India tampaknya tidak menjadi masalah besar, jika kita melihat data statistik yang relevan. Secara rata-rata, persentase perselisihan yang melibatkan serikat pekerja yang tidak terafiliasi dan lainnya, dibandingkan dengan jumlah total perselisihan di India, adalah 85,23 persen. Demikian pula, bagian pekerja yang terlibat dalam perselisihan tersebut adalah 84,37 persen dan akhirnya bagian dari total hari kerja yang hilang karena perselisihan tersebut adalah 93,7 persen.
Langkah-langkah untuk Menegakkan Prosedur Disiplin:
Prosedur disiplin yang sistematis sangat penting untuk mempertahankan standar kerja yang ditetapkan.
Langkah-langkah berikut dianjurkan untuk menegakkan disiplin dalam suatu organisasi:
- Meminta penjelasan
- Pertimbangan penjelasan
- Penerbitan show-cause notice
- Penerbitan pemberitahuan untuk mengadakan penyelidikan
- Pemberian hukuman
- Melakukan tindak lanjut
Proses disipliner yang berlangsung di penyelidikan domestik dirinci di bawah ini:
Keluhan:
Pengaduan tertulis dari penyelia tentang tindakan pelanggaran adalah titik awal. Pengaduan harus menunjukkan rincian yang relevan seperti waktu dan tempat kejadian, selain menjelaskan kejadian itu sendiri secara rinci.
Pembingkaian Lembar Biaya:
(a) Lembar dakwaan harus disusun dalam bahasa yang jelas dan tidak ambigu.
(b) Jika dakwaan berkaitan dengan suatu kejadian, tanggal, waktu, dan tempat kejadian harus disebutkan.
(c) Surat dakwaan, yang meminta karyawan untuk memberikan penjelasan, harus menentukan waktu dimana karyawan harus menyampaikan penjelasannya .
Penangguhan Menunggu Pertanyaan:
Jika tindakan pelanggaran tersebut sangat serius, karyawan tersebut dapat diskors sambil menunggu penyelidikan. Harus dijelaskan bahwa selama masa penangguhan, menunggu penyelidikan, dia tidak akan meninggalkan stasiun. Tunjangan subsisten dibayarkan kepadanya berdasarkan aturan. Dia harus memberikan pernyataan bahwa dia tidak dipekerjakan di tempat lain selama periode itu.
Penerbitan Lembar Tagihan:
Lembar biaya harus diberikan secara pribadi dan tanda terimanya harus diakui oleh penerima. Jika dia menolak untuk menerima, hal yang sama harus dikirim ke alamat lokal dan rumahnya di bawah pos tercatat dengan AD serta di bawah sertifikat pos. Jika lembar tagihan dikembalikan tanpa terkirim, amplop harus disimpan tanpa dibuka. Dalam situasi ini, salinan lembar dakwaan harus dipajang di papan pengumuman.
Pertimbangan Penjelasan:
(a) Karyawan yang dikenai pungutan boleh mengakui dakwaan dan meminta belas kasihan.
(b) Ia dapat menolak tuduhan dan permintaan penyelidikan.
(c) Dia mungkin tidak menjawab sama sekali.
Proses Penyelidikan:
(a) Jika pungutannya kecil dan pekerja meminta untuk dibebaskan, tidak diperlukan penyelidikan.
(b) Jika kesalahannya cukup serius untuk menjamin pemecatan atau pemecatan, penyelidikan yang layak harus diadakan sebelum memberikan hukuman.
(c) Jika ia lalai menyerahkan jawaban dalam batas waktu yang ditentukan, langkah-langkah harus diambil untuk menahan pertanyaan. Saat mengeluarkan pemberitahuan untuk penyelidikan, karyawan harus diminta untuk menyampaikan penjelasannya.
(d) Petugas penyidik harus memberikan kesempatan penuh kepada karyawan yang dikenai dakwaan untuk membela diri dengan memeriksa silang saksi-saksi yang diajukan oleh manajemen.
(e) Adalah tugas manajemen untuk membuktikan dakwaan terhadap seorang pekerja dan bukan pekerja yang harus membuktikan ketidakbersalahannya.
Bantuan rekan kerja:
Tergantung pada ketentuan standing order dan aturan layanan, seorang rekan kerja dapat diizinkan untuk membantu karyawan dalam penyelidikan rumah tangga.
Pertanyaan Ex-parte:
Jika karyawan tidak datang untuk penyelidikan setelah diberi pemberitahuan yang cukup, petugas penyelidikan dapat melakukan penyelidikan secara ex-parte dan mengumpulkan bukti sebagaimana diperlukan.
Laporan Permintaan:
Penyidik, setelah memeriksa seluruh berita acara dan memberikan alasannya untuk menerima atau menolak bukti yang diajukan selama penyelidikan, harus menyatakan dengan pasti apakah tuduhan itu terbukti atau tidak. Ia harus menyampaikan laporan tertulis yang memberikan putusan dan rekomendasi disertai dengan alasannya.
Tindakan Terakhir:
Pihak berwenang yang kompeten akan memeriksa laporan penyelidikan dan semua dokumen/pameran yang relevan dan memiliki pilihan untuk setuju atau tidak setuju dengan temuan petugas penyelidikan. Jika dia tidak setuju dengan temuan petugas penyelidikan, dia harus memberikan alasan untuk melakukannya.
Dalam hal otoritas yang kompeten berbeda dengan temuan petugas penyelidikan yang telah membebaskan pegawai yang dituntut, dan memutuskan untuk memberikan hukuman, dia harus mencatat alasan untuk melakukannya. Karyawan harus diberitahu secara tertulis tentang hukuman tersebut.
Disiplin tanpa Hukuman:
Masalah kedisiplinan dalam organisasi juga dapat diselesaikan tanpa menimbulkan hukuman. Pendekatan ini dikenal sebagai disiplin tanpa hukuman. John Huberman (1967), pendukung pendekatan ini menjelaskan metodologi untuk menangani masalah disiplin dalam organisasi dengan pendekatan disiplin positif.
Dia telah menyarankan tindakan berikut untuk memperbaiki perilaku tidak disiplin karyawan dalam organisasi:
- Tidak boleh ada penurunan pangkat disipliner, skorsing, atau bentuk hukuman lainnya.
- Dalam kasus masalah kedisiplinan yang akibatnya dapat menimbulkan kinerja kerja yang tidak memuaskan (misalnya, kecerobohan dalam menangani bahan, kurang memperhatikan tugas) atau pelanggaran disiplin (misalnya, istirahat terlalu lama atau waktu makan siang, absen dari tugas, dll.) , tindakan berikut harus dilakukan:
(a) Atasan langsung akan menawarkan kepada pekerja pengingat yang santai dan ramah tentang pekerjaan itu.
(b) Jika kejadian tersebut terus berulang, atasan akan kembali mencoba memperbaikinya dengan memanggil individu tersebut ke kantor untuk mengobrol serius namun bersahabat.
Bos pada tahap ini akan menjelaskan kebutuhan dan tujuan aturan untuk memastikan bahwa karyawan memahami hal yang sama.
(c) Dalam kasus pengulangan lebih lanjut dari kejadian tersebut, langkah sebelumnya harus diulangi dengan beberapa variasi seperti memverifikasi dari karyawan apakah dia tidak menyukai pekerjaan tersebut. Jika itu masalahnya, karyawan tersebut mungkin diberi tahu bahwa lebih baik baginya untuk mencari pekerjaan atau bidang pekerjaan lain. Percakapan ini dapat dikonfirmasi lebih lanjut dalam surat yang dikirim ke rumah karyawan.
(d) Jika karyawan tetap tidak disiplin bahkan setelah enam sampai delapan minggu dari periode ini, dia harus diminta pulang dengan gaji untuk mempertimbangkan secara serius apakah dia ingin atau tidak ingin mematuhi standar perusahaan. Pada saat ini dia harus diberitahu bahwa terulangnya perilaku tersebut akan mengakibatkan pemecatannya.
(e) Jika insiden lain terjadi bahkan setelah itu, layanan karyawan dapat dihentikan.
Huberman berpendapat bahwa pendekatan ini, secara signifikan, mengubah perilaku tidak disiplin karyawan dan dengan demikian, tanpa secara langsung mengambil tindakan hukuman apa pun, pembetulan/koreksi perilaku tidak disiplin karyawan menjadi mungkin.
Menentang pendekatan ini, kami memiliki Aturan Kompor Panas Kiechel, yang menyarankan bahwa pelanggaran disiplin harus mengundang tindakan hukuman langsung untuk memperbaiki perilaku tersebut. Karena kami tidak memiliki studi yang memadai untuk mengotentikasi tindakan disipliner mana yang lebih tepat, sulit untuk menyarankan pendekatan tertentu untuk menangani masalah disipliner di organisasi India.
