Bagaimana Memperkirakan Biaya Proyek? (6 Langkah) | Manajemen proyek

Artikel ini menyoroti enam langkah teratas yang terlibat dalam estimasi biaya proyek. Langkah-langkahnya adalah: 1. Pengadaan dan Percepatan 2. Kantor Lokasi 3. Manajemen Kontrak 4. Undangan Tender 5. Kontrak 6. Administrasi Kontrak.

Langkah #1. Pengadaan dan Percepatan:

Langkah pertama untuk memperkirakan biaya proyek adalah pengadaan. Tim proyek untuk setiap proyek menengah hingga besar harus menyertakan personel yang bertanggung jawab atas fungsi pengadaan dan untuk menindaklanjuti fungsi pengadaan tersebut. Tindak lanjut dari pengadaan tersebut disebut Expediting atau Chasing. Implementasi proyek mencakup pembelian barang dan jasa dalam jumlah besar, beberapa di antaranya bervolume besar.

Sangat diinginkan untuk membeli jenis bahan yang tepat dengan harga yang tepat pada waktu yang tepat. Pekerjaannya besar dan—bahkan setelah negosiasi dan keputusan yang mengarah pada masalah pesanan pembelian—situasinya memerlukan tindak lanjut dan oleh karena itu para ‘pemburu’.

Fungsi pengadaan meliputi:

sebuah. Undangan tender, bila ada;

1. Pembelian item standar sebagai ‘off-the-shelf’ atau item bermerek seperti sakelar dari Siemens, fiting lampu dan perlengkapan dari Philips dll. yang juga dapat dinegosiasikan dengan produsen (tergantung pada volume yang terlibat). Jika tidak, barang-barang tersebut dapat dibeli dari dealer terkemuka, untuk mendapatkan harga terbaik yang dapat diperoleh (BOP);
2. Pengadaan material curah seperti Semen, Baja, Stone-chips dll yang membutuhkan lead time untuk pengiriman curah dan negosiasi untuk sampai pada tarif kontrak untuk memasok hingga kuantitas tertentu selama periode waktu tertentu, tentunya dengan spesifikasi kualitas;
3. Negosiasi untuk menyewa mesin dan peralatan besar misalnya derek, mixer, dll. waktu persyaratan, tanggung jawab untuk perlindungan asuransi, kinerja/kapasitas yang diharapkan, tarif, dll.;
4. Pembelian barang-barang seperti kendaraan, komputer, lemari es, dll.;
5. Mempekerjakan tenaga kerja yang mungkin termasuk negosiasi dengan pemimpin geng mereka, hak istimewa yang ditawarkan kepada tenaga kerja tersebut, dll.

Saat melakukan perbandingan yang berbeda dari tarif yang dikutip dari perawatan persediaan yang dimaksudkan harus dilakukan dengan mempertimbangkan persyaratan seperti biaya, asuransi, pengiriman (pengiriman di lokasi), diskon tunai, jangka waktu kredit yang ditawarkan, dll. Semua harus dipertimbangkan untuk membuat tarif sebanding. Dalam fungsi termasuk pembukaan dan pendaftaran tender, akuntan proyek harus berpartisipasi sebagai bagian dari pengendalian internal.

Setelah pesanan pembelian dikeluarkan, adalah fungsi Expeditor/Chaser untuk menindaklanjuti pemasok untuk memastikan penerimaan barang dalam waktu yang tepat dan jumlah yang benar dan, tentu saja, dengan kualitas yang benar (sesuai spesifikasi yang disebutkan dalam pesanan pembelian).

Pemeriksaan kualitas dilakukan sebelum barang diterima oleh personel ‘jaminan kualitas’ yang kompeten dari tim proyek, yang, untuk pengendalian internal yang baik, harus independen dari tim pengadaan.

‘Pesanan Pembelian’ (PO), yang dikeluarkan oleh pengadaan, harus memiliki:

i. nomor seri pesanan yang telah dicetak sebelumnya;

1. uraian dan spesifikasi yang jelas tentang bahan yang akan dipasok;

aku ii. tarif satuan bersama dengan perincian item lain, jika ada, yang memengaruhi pembayaran seperti, pajak, biaya pengiriman, dll.; pusat biaya yang PO-nya diterbitkan mengikuti pengkodean seperti yang diilustrasikan dalam integrasi WBS dan OBS.

Langkah # 2. Kantor Situs:

Ketika proyek, yang melibatkan pekerjaan konstruksi, telah diselesaikan dan langkah-langkah diambil untuk pengadaan yang diperlukan, diinginkan untuk memulai pekerjaan di lokasi proyek yang merupakan langkah terpenting kedua untuk memperkirakan biaya proyek. Kantor lokasi menjadi bagian penting untuk memfasilitasi administrasi dan pemantauan pekerjaan proyek yang sebenarnya, kami tidak dapat melanjutkan tanpa menjelaskan kebutuhan di lokasi kantor tempat pekerjaan proyek dilakukan.

Adapun kebutuhan tersebut antara lain :

sebuah. Lokasi kantor harus bersifat sementara dengan akses yang jelas dari jalan;

1. Kantor lokasi harus memiliki akomodasi yang wajar untuk pertemuan yang sering terjadi antara anggota tim proyek (setidaknya anggota yang relevan), perwakilan resmi dari kontraktor/pemasok, inspektur dari otoritas yang berbeda, dll.

Hasil pertemuan tersebut dengan keputusan yang diambil dicatat dalam bentuk resolusi dengan nomor urut dan tanggal dan ditandatangani oleh manajer proyek, mengedarkan resolusi tersebut kepada personel yang terlibat;

1. Harus ada ruang kantor rahasia dengan semua jenis alat tulis yang mungkin diperlukan dalam proyek termasuk untuk catatan kemajuan pekerjaan, catatan biaya dll. Kantor lokasi harus dengan fasilitas komunikasi yang mudah;
2. Kantor lokasi harus dilengkapi dengan perabot dasar seperti kursi, meja, papan, komputer, telepon, faks, dll.;
3. Site-office harus memiliki daftar hadir.
4. Utilitas, misalnya air, listrik, toilet, dll harus disediakan;
5. Harus ada pengaturan yang memadai untuk penyimpanan bahan, khususnya yang dapat dicuri;
6. Kantor lokasi harus memiliki alat, jig, peralatan pengujian dan pengukur;

i. Kantor lokasi harus dilengkapi dengan penyediaan pertolongan pertama;

1. Seluruh lokasi harus dilindungi oleh pengaturan keamanan yang terjalin dengan baik.

Langkah # 3. Manajemen Kontrak:

Langkah selanjutnya untuk memperkirakan biaya proyek adalah pengelolaan kontrak. Dalam pelaksanaan proyek, pekerjaan diserahkan kepada pihak ketiga, karena tidak mungkin dan tidak ekonomis untuk melaksanakan semua pekerjaan dengan sumber daya internal. Ukuran kontrak tersebut tergantung pada ukuran dan kompleksitas proyek. Meskipun memiliki sumber daya in-house yang cukup, perlu menawarkan pekerjaan tertentu kepada pihak ketiga untuk mengatasi jadwal proyek.

Selain itu, terdapat perusahaan kontraktor/konsultan teknik yang sangat teknis dan spesialis dan layanan dari kontraktor tersebut menjadi kebutuhan terutama untuk proyek-proyek besar dan kompleks. Rs. 3.600 crore Haldia Petrochemical Project untuk 4-2 lakh ton per tahun naptha cracker di unit induk telah memilih Toyo Engineering Corporation of Japan sebagai kontraktor utamanya.

Langkah-langkah yang terlibat dalam memutuskan tentang kontrak dan manajemen kontrak adalah:

sebuah. Undangan tender;

1. Analisis dan negosiasi tender dengan peserta tender terpilih dan finalisasi persyaratan; dan
2. Kontrak dan administrasi kontrak.

4. Undangan Tender:

Tender diundang dari kontraktor yang berniat, dan mereka dianalisis dan dibandingkan dengan ide memilih kontraktor. Mengingat hal ini, sangat penting untuk memastikan bahwa tender diterima dalam satu dokumen yang seragam, yang disebut dokumen tender, sehingga kata-kata/ekspresi yang berbeda yang digunakan oleh organisasi yang berbeda dapat dihindari agar penawaran dapat dibandingkan ­.

Salah satu dokumen tender terpenting untuk pekerjaan konstruksi adalah ‘Survei Kuantitas’.

Survei kuantitas (QS):

Dari gambar dan desain konstruksi, insinyur menyiapkan buklet tebal yang sering disebut Laporan QS yang berisi bab berbeda untuk berbagai jenis pekerjaan yang terlibat dalam konstruksi misalnya sipil, pipa ledeng, listrik ST dll.

Isi dari Laporan QS per masing-masing jenis pekerjaan meliputi:

sebuah. item demi item spesifikasi pekerjaan, gambar, dan volume yang terlibat;

1. bill of material dengan jumlah yang dibutuhkan, spesifikasi teknis/merek yang akan digunakan;
2. ruang lingkup penulisan kuotasi per baris item, yaitu tarif dan jumlah yang dihitung (mewakili kuotasi) untuk setiap item yang ditentukan. Total akhir juga memungkinkan penambahan beberapa persentase dari jumlah total sebagai biaya kontinjensi.

Laporan QS, yang mewakili kertas tender dengan judul ‘Tender untuk Proyek………………..’, biasanya dibeli dari organisasi oleh kontraktor yang bermaksud.

Ini menunjukkan berbagai tanggal sebagai:

i. Tanggal dimana penawaran akan diserahkan;

1. Tanggal kapan kertas tender harus dibuka;

aku ii. Tanggal pembahasan/negosiasi tender;

1. Tanggal pekerjaan akan dimulai; dan
2. Tanggal kapan pekerjaan harus diselesaikan.

Formulir tender standar juga dirinci oleh institusi teknik. Sebelum mengajukan tender, kontraktor yang berniat dapat mengunjungi organisasi (Manajer Proyek, atau Insinyur Proyek, dll.) untuk penilaian awal lokasi dan/atau klarifikasi Laporan QS yang harus didiskusikan dan diklarifikasi.

Analisis dan finalisasi tender:

Pembukaan tender:

Untuk ketertiban dan kontrol internal, tender ditandatangani, disegel dan dikirim dalam Kotak Tender terkunci yang ditempatkan di organisasi proyek dan dibuka hanya pada tanggal tertentu. Biasanya, ada Panitia Finalisasi Tender (Tender Finalization Committee – TFC) dalam tim proyek dan akuntan proyek selalu menjadi anggota panitia tersebut. Semua tender pembukaan ditandatangani oleh anggota TFC.

Daftar pendek calon kontraktor:

Pada pembukaan tender, TFC mendata nama-nama peserta tender dengan mempertimbangkan:

i. Latar belakang teknis para peserta lelang;

1. Pengalaman mereka—mereka yang tidak memiliki cukup pengalaman dengan kerumitan teknis dan volume pekerjaan yang terlibat dikecualikan dari pertimbangan lebih lanjut;

aku ii. Kutipan dengan tingkat tinggi atau sangat rendah yang tidak normal juga diabaikan; kutipan abnormal tersebut mencerminkan kurangnya pengalaman dan/atau harga pasar.

Makalah tender kemudian diseleksi dan dianalisis lebih lanjut item demi item untuk mengetahui:

i. Kesalahan oleh peserta tender;

1. Item spesifik apa pun yang disebutkan dalam tender yang memerlukan klarifikasi lebih lanjut.

Diskusi dilakukan secara individual dan pertanyaan, jika ada, diklarifikasi dan kesalahan diperbaiki.

Dengan kutipan dari kontraktor terpilih, Laporan Analisis Tender disiapkan yang menunjukkan kutipan komparatif. Meskipun jumlah total per jenis pekerjaan seperti Sipil, Listrik dll. adalah jumlah akhir untuk perbandingan, tetapi karena jumlah tersebut mencakup kutipan sejumlah besar item dalam satu jenis, TFC dapat, dalam pertemuan mereka untuk membahas

laporan analisis tender, menyarankan negosiasi lebih lanjut dengan penawar untuk penawarannya untuk item tertentu dalam suatu jenis pekerjaan dan dengan demikian sampai pada angka akhir dari total penawaran. Tender untuk pekerjaan konstruksi tersebut dapat berasal dari satu kontraktor tunggal sebagai pekerjaan turnkey, menangani semua jenis pekerjaan yang terlibat, atau dari kontraktor secara terpisah, untuk jenis pekerjaan yang terpisah.

Finalisasi tender tidak harus untuk kutipan terendah tetapi kemudian alasan pemberian kontrak yang mendukung kutipan yang lebih tinggi harus, demi kontrol, didokumentasikan.

5. Kontrak:

Setelah penawaran dianalisis/dibandingkan dan kemampuan kontraktor dinilai, keputusan dibuat untuk mendukung kontraktor untuk pemberian kontrak oleh TFC. Seluruh pekerjaan untuk proyek yang terlibat dapat diberikan sebagai kontrak turnkey kepada satu kontraktor, yang, pada gilirannya, dapat menunjuk subkontraktor untuk bagian pekerjaan tertentu.

Di sisi lain, organisasi proyek dapat memberikan kontrak kepada kontraktor yang berbeda, tergantung pada jadwal proyek, volume beban kerja total, keterbatasan kapasitas kontraktor dan pertimbangan khusus lainnya. Keputusan tentang hal tersebut biasanya diambil oleh TFC bahkan sebelum mengundang tender.

Pengamanan sebelum mengadakan kontrak:

Spesialis dalam manajemen proyek telah memberikan peringatan khusus sebelum menyelesaikan pengaturan kontrak yang dirangkum di bawah ini:

(a) Menyediakan waktu yang cukup untuk persiapan tender.

(b) Langkah-langkah pengamanan untuk memastikan bahwa pengambangan, penerimaan dan tabulasi tender bersifat representatif dan kompetitif.

(c) Waspadalah terhadap kutipan termurah.

(d) Memastikan bahwa calon kontraktor yang menunjukkan minatnya dalam kontrak proyek cukup berpengalaman.

(e) Mendefinisikan tanggung jawab kontraktor secara jelas dalam dokumen tender itu sendiri yang membuatnya bertanggung jawab secara finansial.

(f) Berhati-hatilah terhadap hubungan, jika ada, antara kontraktor dan pemilik proyek.

(g) Kontraktor tidak boleh dihukum secara tidak adil karena alasan di luar kendalinya dan dengan demikian membenarkan ‘kerugian yang dilikuidasi’ ketika klausul tersebut ada dalam kontrak.

(h) Insentif dalam pelaksanaan kontrak sangat berharga, khususnya untuk pekerjaan sulit tanpa banyak persaingan dan

(i) Dalam hal campur tangan pemilik dalam pelaksanaan kontrak memastikan pembenaran atas campur tangan tersebut.

Kesepakatan dengan kontraktor:

Setelah penawaran diselesaikan, kesepakatan dibuat antara kontraktor dan organisasi proyek untuk mengurus perincian yang diperlukan sehingga kesepakatan tersebut sah secara hukum. Perjanjian tersebut mencakup kertas tender dengan tarif/jumlah akhir, gambar, spesifikasi dll. dan ditandatangani di atas kertas materai.

Perjanjian tersebut berisi, selain perincian paket pekerjaan dalam kertas tender, kondisi yang berbeda (selain klausul hukum yang diperlukan dari kontrak) yang mengurus:

sebuah. Wewenang dan tanggung jawab sehubungan dengan pelaksanaan kontrak.

1. Fasilitas kerja yang akan ditawarkan kepada kontraktor.
2. Ketentuan pembayaran yang mungkin:

i. Lumpsum—mewakili harga tetap, atau

1. ‘Biaya plus’—mewakili penggantian kepada kontraktor atas biaya yang dikeluarkan ditambah remunerasi kontraktor sebagai persentase tertentu dari biaya. Dalam kontrak ‘biaya plus’ seperti itu, perhatian diberikan untuk menentukan biaya;

aku ii. Atau kombinasi dari kedua jenis yang disebutkan di atas.

1. Uang yang sungguh-sungguh harus disetorkan oleh kontraktor dan cara mengembalikan deposit tersebut pada penyelesaian kontrak.
2. Cara pembayaran kemajuan yang harus dilakukan kepada kontraktor. Hal ini biasanya berdasarkan tagihan berjalan yang diajukan oleh kontraktor dengan perincian kemajuan kontrak (disertifikasi oleh insinyur kantor lokasi dari organisasi proyek atau konsultannya) dikurangi uang retensi.

Uang retensi kira-kira 10 persen dari nilai pekerjaan yang diselesaikan seperti yang disertifikasi oleh insinyur dengan mempertimbangkan tarif sebagaimana disepakati dalam tender akhir. Akuntan proyek harus mengurus akumulasi nilai kontrak yang dilakukan dan akumulasi uang retensi yang dikurangkan dari tagihan berjalan.

1. Kontraktor bertanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan sesuai spesifikasi yang dirinci dalam kertas tender dalam jadwal yang diproyeksikan. Jika terjadi penundaan, perjanjian merinci cara untuk menyelesaikan perselisihan tersebut dan ketentuan untuk hukuman atas keterlambatan tersebut.
2. Kontraktor, pada saat yang sama, mendapat penggantian ekstra untuk penyimpangan dari pekerjaan yang telah disepakati sebelumnya. Hal ini karena penyimpangan seperti itu bila diminta oleh pemilik proyek dapat menyebabkan keterlambatan atau biaya tambahan kepada kontraktor dan, karenanya, kompensasi kepada kontraktor.
3. Inspeksi dan persetujuan kinerja dan/atau pasokan oleh kontraktor; wewenang untuk penerimaan atau penolakan tersebut biasanya berada pada insinyur proyek dan dinyatakan demikian dalam perjanjian.

i. Risiko yang terlibat dalam melaksanakan pekerjaan dan asuransi yang diperlukan mencakup hal yang sama.

1. Klausul arbitrase dengan cara penyelesaian.

Mungkin ada lebih banyak klausul dalam perjanjian dan beberapa telah diilustrasikan. Kontrak dengan berbagai sifat telah dibakukan oleh institusi teknik misalnya National Association of Consulting Engineers di India, yang memiliki draf kontrak standar yang memperhatikan kepentingan kedua belah pihak dalam perjanjian.

Langkah #6. Administrasi Kontrak:

Langkah terakhir untuk memperkirakan biaya proyek adalah administrasi kontrak. Organisasi proyek tidak dapat tetap tidak aktif dengan memberikan pekerjaan atau pekerjaan tertentu kepada kontraktor. Divisi fungsional yang relevan dari tim proyek adalah menindaklanjuti dengan kontraktor, peralatan yang dibawa oleh kontraktor dan bahan yang dipasok oleh pemasok yang berbeda untuk kontraktor.

Sementara, di satu sisi, harus ada kerjasama yang utuh ­dengan kontraktor pada saat yang sama, kinerja kontraktor harus dipantau secara teratur untuk menghindari kejutan yang terlambat.

Tim proyek harus memastikan:

sebuah. Fasilitas kerja diberikan kepada kontraktor termasuk pekerja kontraktor. Dianjurkan untuk memelihara daftar hadir.

1. Mesin yang dibutuhkan dibawa oleh kontraktor tepat waktu dan dalam kondisi kerja yang baik.
2. Semua pekerja di lokasi dilindungi oleh asuransi kecelakaan.
3. Bahan yang dipasok untuk pekerjaan konstruksi memiliki merek/kualitas yang dapat diterima, jika merek tersebut tidak disebutkan dalam tender.
4. Proses pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor sesuai dengan rincian sesuai kesepakatan, atau bila proses tersebut tidak ditentukan, maka harus sesuai dengan norma baku.
5. Kemajuan pekerjaan memuaskan karena jika tidak dapat mempengaruhi jadwal proyek.
6. Semua pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor dikoordinasikan dengan pekerjaan internal lainnya untuk pelaksanaan proyek atau pekerjaan tersebut oleh kontraktor lain sehingga kemajuan seseorang tidak terhambat karena keterlambatan pihak lain.
7. Untuk kerjasama dan koordinasi yang baik, site-meeting diadakan hampir setiap minggu dimana kemajuan pekerjaan untuk masing-masing kontraktor dan juga jadwal waktu proyek dibahas secara terbuka antara kontraktor dan. tim proyek (anggota yang relevan). Kemungkinan penundaan, jika ada, dan alasan yang dipastikan—semua kerja sama diperpanjang untuk menghindari penundaan tersebut.

i. Langkah-langkah yang harus diambil dipastikan dalam pertemuan ini, langkah-langkah tersebut diberi nomor urut, dicetak dengan peruntukan tanggung jawab, dan diedarkan kepada kontraktor dan anggota tim serta manajer proyek yang relevan.

1. Akuntan proyek juga berpartisipasi dalam pertemuan tersebut untuk terus mengabarkan tentang pengembangan rutin. Pembayaran kepada kontraktor harus dicatat dalam kepala akun yang benar, mengurus uang retensi.