Setelah misi organisasi ditentukan dan tujuan serta sasaran ditetapkan dan diidentifikasi, organisasi perlu disusun sedemikian rupa sehingga sumber daya manusia dan fisik dibawa ke tindakan untuk mencapai tujuan dan sasaran ini.
Sumber gambar: lh4.ggpht.com/_iFIztPmvqg8/TBQomCrnZBI/Organizational-Structure.jpg
Langkah-langkah berikut diambil untuk membangun struktur organisasi.
1. Penetapan, identifikasi dan pencacahan kegiatan:
Setelah tujuan ditetapkan, kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut diidentifikasi. Aktivitas-aktivitas ini dipecah menjadi sub-aktivitas sejauh mungkin dalam hirarki sehingga setiap individu mengetahui bagian aktivitas mana yang menjadi tanggung jawabnya. Kehati-hatian harus dilakukan agar semua aktivitas yang diperlukan diperhitungkan dan disederhanakan. Proses ini berlaku baik untuk kegiatan manajerial maupun operasional.
2. Pengelompokan dan penugasan kegiatan:
Semua kegiatan serupa dikelompokkan bersama dan ditugaskan berdasarkan divisi atau departemen. Serangkaian kegiatan ini selanjutnya dapat dibagi menjadi beberapa bagian atau unit. Pengelompokan ini dapat dilakukan berdasarkan fungsi utama seperti produksi, keuangan, penjualan, dan personel, dan seterusnya, atau ini dapat dilakukan berdasarkan turunan seperti jenis pelanggan, wilayah geografis, dan sebagainya.
Kelompok aktivitas ini kemudian ditugaskan ke personel sebagai kepala, manajer pemasaran, direktur personalia, dan seterusnya. Mereka pada gilirannya mendelegasikan dan mendistribusikan pekerjaan kepada bawahan mereka di telepon. Perhatian harus diambil bahwa personil dan pekerjaan mereka cocok.
3. Pendelegasian wewenang:
Karena orang-orang yang diberi tugas tertentu bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas-tugas ini secara optimal, mereka harus diberi wewenang yang sesuai untuk melaksanakan kewajiban mereka. Tanggung jawab dan otoritas terikat bersama. Tanggung jawab sebenarnya adalah pertanggungjawaban otoritas. Otoritas tanpa tanggung jawab adalah elemen yang berbahaya. Misalnya, jika seorang manajer pemasaran memiliki tanggung jawab untuk meningkatkan penjualan tetapi tidak memiliki wewenang untuk mempekerjakan dan mempertahankan tenaga penjualan yang kompeten, maka tanggung jawab itu sendiri tidak ada artinya.
