Berbagai elemen dari sistem distribusi fisik adalah:
1. Layanan pelanggan:
Layanan pelanggan adalah standar kepuasan pelanggan yang telah ditentukan sebelumnya, yang direncanakan oleh pengecer untuk diberikan kepada pelanggannya. Tanpa mendefinisikan dan menetapkan ‘standar layanan pelanggan’, pengecer tidak dapat mencapai keunggulan kompetitif atas pesaing mereka. Standar layanan pelanggan mungkin 95% dari pesanan dikirimkan dalam waktu 5 jam setelah diterima dan 100% dikirim dalam waktu 24 jam. Pengecer mempertahankan standar layanan yang lebih tinggi menanggung biaya mempertahankan tingkat persediaan yang lebih tinggi atau pengeluaran yang dikeluarkan pada moda transportasi cepat.
Sistem distribusi yang efektif harus menyimpan catatan biaya yang tepat untuk memenuhi berbagai standar layanan pelanggan (90%, 95% atau 100% dari pesanan yang dikirimkan dalam waktu 24 jam), dan kepuasan pelanggan tambahan yang dihasilkan dari peningkatan standar.
Hari-hari ini, paket perangkat lunak khusus digunakan oleh peritel modern untuk melacak barang dagangan selama transportasi untuk memastikan pengiriman tepat waktu tercepat dan hemat biaya.
Tingkat layanan pelanggan dapat ditingkatkan dengan mengikuti langkah-langkah juga:
(a) Dengan memastikan ketersediaan produk sepanjang waktu.
(b) Dengan meningkatkan waktu siklus pesanan – ini berarti mengurangi kesenjangan antara menempatkan pesanan dan waktu pengirimannya.
(c) Dengan memberikan pelatihan yang tepat kepada staf penjualan dan karyawan yang bergerak di bidang transportasi.
(d) Dengan memiliki rencana terpisah untuk
(i) pengiriman cepat jika ada pesanan mendesak
(ii) dalam kasus masalah alami/tak terduga
(iii) kerugian dalam perjalanan dll.
2. Pemrosesan Pesanan:
Pemrosesan pesanan, atau dikenal sebagai pemenuhan pesanan adalah penanganan pesanan pelanggan di dalam pusat distribusi (mungkin gudang, toko ritel itu sendiri) yang melibatkan penguncian pelanggan dan detail pesanan ke dalam sistem komputer untuk menghasilkan faktur untuk pengambilan. Ide dasarnya adalah untuk mengirimkan pesanan sesuai keinginan pelanggan dari tempat dan waktu.
Oleh karena itu, tindakan harus diambil dengan cepat karena pesanan telah dilakukan dan pelanggan harus memiliki konfirmasi cepat atas penerimaan pesanan dan waktu pengiriman yang tepat. Di dunia teknologi tinggi saat ini, komputer digunakan untuk memeriksa peringkat kredit pelanggan, tingkat stok, dan kecepatan pengiriman sehingga manajemen dapat memperoleh gambaran status distribusi yang akurat. Keakuratan memainkan peran penting dalam keberhasilan pemrosesan pesanan, seperti halnya prosedur yang dirancang untuk mengurangi (memperpendek) siklus pemrosesan pesanan.
Tugas pemrosesan pesanan dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan melalui telepon, kunjungan pribadi atau melalui faks atau email.
Area dasar untuk meningkatkan tugas pemrosesan pesanan terkait dengan pertanyaan berikut:
(a) Apa yang dilakukan seorang wiraniaga ketika menerima pesanan?
(b) Apa yang terjadi jika pesanan tersebut diterima langsung oleh departemen pesanan?
(c) Berapa banyak yang dibutuhkan untuk memastikan status persediaan?
(d) Metode apa yang digunakan dalam praktek untuk memeriksa persediaan?
Pengecer cerdas akan mengambil langkah yang tepat untuk meminimalkan kesenjangan dalam situasi yang disebutkan di atas untuk memenuhi pesanan pelanggan. Menutup celah ini tentu akan menghasilkan tingkat layanan pelanggan yang tinggi.
3. Kontrol Inventaris:
Kontrol inventaris adalah komponen utama dari sistem distribusi fisik organisasi ritel. Ini termasuk uang yang diinvestasikan dalam inventaris, keausan dan kemungkinan keusangan barang seiring berjalannya waktu. Dalam organisasi ritel, di mana eksekutif keuangan mencari minimalisasi inventaris, eksekutif pemasaran menganjurkan inventaris besar untuk mencegah kehabisan stok. Oleh karena itu, pengecer harus berusaha meminimalkan tingkat persediaan yang optimal untuk memenuhi permintaan pelanggan mendekati standar layanan pelanggan 100%.
Perusahaan yang menawarkan bermacam-macam barang dagangan merasa sulit untuk memiliki semua kemungkinan barang dalam jumlah besar yang mungkin dipesan oleh pelanggan.
Bagi mereka, disarankan untuk memisahkan pola sebagai:
(a) Barang yang bergerak cepat, dan
(b) Barang yang bergerak lambat.
Standar layanan pelanggan yang tinggi kemudian diterapkan pada barang yang bergerak cepat tetapi standar yang jauh lebih rendah digunakan untuk barang yang bergerak lambat atau memiliki permintaan yang lebih sedikit. Pakar kontrol inventaris telah mengembangkan sejumlah metode, yang dapat membantu pengecer mengontrol inventaris secara efektif. Metode yang banyak digunakan adalah model Economic Order Quantity (EOQ). Selain itu, analisis ABC juga diterapkan di seluruh dunia.
4. Pergudangan:
Ini melibatkan semua aktivitas yang diperlukan dalam penyimpanan barang antara waktu pengadaan dan waktu pengiriman barang ke pelanggan setelah menerima pesanan. Fungsi ini pada dasarnya melibatkan penerimaan barang dagangan, pemecahan massal, penyimpanan dan pemuatan untuk pengiriman ke pelanggan sesuai perincian mereka. Gudang penyimpanan biasanya menyimpan barang dalam waktu lama sementara pusat distribusi beroperasi sebagai lokasi pusat/tengah untuk pergerakan cepat barang ke toko ritel.
Selanjutnya, organisasi ritel menggunakan pusat distribusi regional dimana grosir membuang produk dalam volume tinggi. Di pusat distribusi regional, kiriman ini dipecah menjadi muatan kecil yang kemudian dengan cepat diangkut ke gerai ritel sesuai kebutuhan gerai.
Kegiatan ini dan informasi terkait dikendalikan oleh komputer menggunakan paket perangkat lunak khusus yang mengumpulkan barang dan memuatnya ke tempat yang dibutuhkan. Sistem ini digunakan oleh pemasok besar yang memiliki gerai ritel yang tersebar di dalam negeri dan/atau luar negeri. Tingkat layanan pelanggan akan meningkat seiring bertambahnya jumlah lokasi gudang, namun biaya akan ikut naik.
5. Moda Transportasi:
Transportasi sangat diperlukan untuk distribusi fisik barang dan jasa. Moda transportasi memungkinkan anggota saluran seperti produsen, grosir dan pengecer untuk membuat barang dan jasa tersedia di tempat pembelian pelanggan atau di depan pintunya. Dari segi biaya, transportasi menyumbang hampir 25-40% dari total biaya distribusi. Pengiriman cepat dan tepat waktu, keamanan barang selama transit dan penanganan yang tepat menghasilkan kepuasan pelanggan.
Aspek-aspek berikut menunjukkan peningkatan peran transportasi:
(a) Untuk memasok barang dengan kualitas dan kuantitas yang tepat
(b) Untuk memasok barang pada waktu yang tepat dan di tempat yang tepat
- Memenuhi permintaan pelanggan
(d) Ketersediaan barang yang cepat dan mudah
(e) Pertimbangan biaya
Karena perkembangan teknologi dan berbagai moda transportasi yang tersedia, organisasi ritel dapat menggunakan siapa saja atau kombinasi dari moda transportasi berikut:
(i) Rel,
(ii) Jalan napas,
(iii) Jalan raya,
(iv) Jalur air, dan
(v) Jalur pipa
6. Penanganan Material:
Penanganan material menyiratkan pergerakan barang di dalam organisasi ritel, gudang, dan toko/outlet ritel. Dalam kasus toko berantai, bahan mentah, barang jadi, dll. berpindah dari gudang umum ke berbagai lokasi toko. Demikian pula, dalam kasus rumah penyimpanan bertingkat atau bahkan satu lantai, pergerakan barang terjadi.
Beberapa barang atau bahan mungkin ringan tetapi sedikit yang berat, yang mungkin memerlukan penanganan yang tepat dan perawatan yang maksimal. Di fasilitas penyimpanan modern, penanganan material dilakukan melalui peralatan yang dimaksudkan untuk memindahkan/memindahkan barang. Peralatan penanganan ini juga bervariasi dengan metode pemuatan dan moda transportasi yang digunakan seperti kereta api, saluran air, saluran udara, dll.
Jenis peralatan penanganan yang digunakan akan tergantung pada alasan berikut:
(a) Moda transportasi: kereta api, udara, air, jalan dan lain-lain.
(b) Sifat & ukuran barang (bahan: berat, ringan, padat, cair atau gas).
(c) Tempat operasi: gudang & lantai penjualan.
