Di sini kami merinci arti dan definisi delegasi, karakteristiknya, elemen dan jenisnya.
Delegasi adalah proses administratif untuk menyelesaikan sesuatu oleh orang lain dengan memberi mereka tanggung jawab. Semua keputusan penting diambil di tingkat atas oleh Dewan Direksi. Pelaksanaannya dipercayakan kepada Ketua Pelaksana. Chief Executive menugaskan pekerjaan kepada manajer departemen yang pada awalnya mendelegasikan wewenang kepada bawahan mereka. Setiap atasan mendelegasikan wewenang kepada bawahan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Proses pergi ke tingkat di mana pekerjaan yang sebenarnya dijalankan. Orang yang dibuat bertanggung jawab untuk pekerjaan tertentu diberikan otoritas yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Ada batas sampai seseorang dapat mengawasi bawahan. Ketika jumlah bawahan bertambah melebihi itu maka dia harus mendelegasikan kekuasaannya kepada orang lain yang melakukan pengawasan untuknya. Seorang manajer tidak dinilai dari pekerjaan yang sebenarnya dia lakukan sendiri tetapi pekerjaan yang dia selesaikan melalui orang lain. Dia memberikan tugas dan wewenang kepada bawahannya dan memastikan pencapaian tujuan organisasi yang diinginkan.
Definisi:
Allen:
Pemberian sebagian atau tanggung jawab dan wewenang kepada pihak lain dan terciptanya akuntabilitas kinerja.”
OS Hiner:
“Delegasi terjadi ketika satu orang memberikan hak kepada orang lain untuk melakukan pekerjaan atas namanya dan atas namanya, dan orang kedua menerima tugas atau kewajiban yang sesuai untuk melakukan apa yang diminta darinya.”
Douglas C.Basil:
“Delegasi mengacu pada kemampuan seorang manajer untuk berbagi bebannya dengan orang lain. Ini terdiri dari pemberian otoritas atau hak untuk membuat keputusan di area tertentu yang ditentukan dan membebankan bawahan dengan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas yang diberikan.”
Karakteristik Delegasi:
Kecenderungan adalah penugasan otoritas kepada bawahan di bidang yang ditentukan dan membuat mereka bertanggung jawab atas hasilnya.
Delegasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
- Pendelegasian terjadi ketika seorang manajer memberikan sebagian kekuasaannya kepada bawahan.
- Pendelegasian hanya terjadi jika orang yang mendelegasikan wewenang itu sendiri memiliki wewenang itu, yaitu seorang manajer harus memiliki apa yang ingin didelegasikan.
- Hanya sebagian wewenang yang didelegasikan kepada bawahan.
- Seorang manajer yang mendelegasikan wewenang dapat mengurangi, meningkatkan, atau mengambilnya kembali. Dia melakukan kontrol penuh atas aktivitas bawahan bahkan setelah pendelegasian.
- Hanya wewenang yang didelegasikan dan bukan tanggung jawab. Seorang manajer tidak dapat melepaskan tanggung jawab dengan mendelegasikan wewenang kepada bawahan.
Elemen Delegasi:
Delegasi melibatkan tiga elemen berikut:
1. Pembagian Tanggung Jawab:
Langkah pertama dalam pendelegasian adalah penugasan pekerjaan atau tugas kepada bawahan yaitu pendelegasian wewenang. Atasan meminta bawahannya untuk melakukan tugas tertentu dalam jangka waktu tertentu. Ini adalah deskripsi peran yang ditugaskan kepada bawahan. Tugas dalam hal fungsi atau tugas yang harus dilakukan merupakan dasar dari proses pendelegasian.
2. Pemberian Wewenang:
Pemberian wewenang adalah unsur kedua dari pendelegasian. Delegator memberikan wewenang kepada bawahan sehingga tugas yang diberikan diselesaikan. Delegasi tanggung jawab dengan otoritas tidak ada artinya. Bawahan hanya dapat menyelesaikan pekerjaan ketika dia memiliki wewenang yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas itu.
Wewenang berasal dari tanggung jawab. Ini adalah kekuasaan, untuk memerintahkan atau memerintah, yang didelegasikan dari atasan, untuk memungkinkan bawahan melaksanakan tanggung jawabnya. Atasan dapat mentransfernya untuk memungkinkan bawahan menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan dengan benar. Harus ada keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab. Atasan harus mendelegasikan wewenang yang cukup untuk melakukan pekerjaan yang ditugaskan.
3. Penciptaan Akuntabilitas:
Akuntabilitas adalah kewajiban seorang bawahan untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya. Delegasi menciptakan kewajiban pada bawahan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepadanya oleh atasan. Ketika sebuah pekerjaan ditugaskan dan otoritas didelegasikan maka akuntabilitas adalah produk sampingan dari proses ini.
Kewenangan tersebut dialihkan agar suatu pekerjaan tertentu dapat diselesaikan sesuai dengan yang dikehendaki. Ini berarti bahwa delegator harus memastikan penyelesaian pekerjaan yang ditugaskan. Otoritas mengalir ke bawah sedangkan akuntabilitas mengalir ke atas. Arus otoritas ke bawah dan arus akuntabilitas ke atas harus memiliki paritas pada setiap posisi hirarki manajemen. Bawahan harus bertanggung jawab hanya kepada satu atasan. Akuntabilitas tunggal meningkatkan kerja dan disiplin.
Jenis Delegasi:
Delegasi mungkin dari jenis berikut:
Delegasi Umum atau Khusus:
Ketika wewenang diberikan untuk melakukan fungsi-fungsi manajerial umum seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dll., manajer bawahan melakukan fungsi-fungsi ini dan menikmati wewenang yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab ini. Kepala eksekutif melakukan kontrol keseluruhan dan membimbing bawahan dari waktu ke waktu.
Delegasi khusus mungkin berhubungan dengan fungsi tertentu atau tugas yang diberikan. Kewenangan yang didelegasikan kepada manajer produksi untuk menjalankan fungsi ini akan menjadi pendelegasian khusus. Berbagai manajer departemen mendapatkan wewenang khusus untuk melakukan tugas departemen mereka.
Delegasi Formal atau Informal:
Delegasi wewenang formal adalah bagian dari struktur organisasi. Setiap kali tugas diberikan kepada seseorang maka otoritas yang diperlukan juga diberikan kepadanya. Jenis pendelegasian ini merupakan bagian dari fungsi normal organisasi. Setiap orang secara otomatis diberi wewenang sesuai tugasnya. Ketika manajer produksi mendapat kekuasaan untuk meningkatkan produksi maka itu adalah pendelegasian wewenang formal. Delegasi informal tidak muncul karena posisi tetapi karena keadaan. Seseorang dapat melakukan tugas tertentu bukan karena dia telah ditugaskan tetapi itu perlu untuk melakukan pekerjaan normalnya.
Delegasi Samping:
Ketika seseorang didelegasikan otoritas untuk menyelesaikan tugas, dia mungkin membutuhkan bantuan dari sejumlah orang. Mungkin perlu waktu untuk mendapatkan bantuan secara formal dari orang-orang ini. Dia dapat secara tidak langsung menghubungi orang-orang untuk mendapatkan bantuan mereka untuk melakukan pekerjaan dengan mempersingkat waktu pendelegasian formal. Ketika otoritas didelegasikan secara informal, itu disebut delegasi lateral.
Wewenang Cadangan dan Wewenang yang Didelegasikan:
Seorang delegator mungkin tidak suka mendelegasikan setiap wewenang kepada bawahan. Otoritas yang dipegangnya disebut otoritas cadangan dan otoritas yang diberikan kepada bawahan disebut otoritas yang didelegasikan.
Prasyarat untuk Delegasi:
Setiap atasan berusaha untuk mempertahankan otoritas sebanyak mungkin. Beban pekerjaan atau keadaan dapat memaksa pendelegasian ke bawah. Jika wewenang tidak didelegasikan secara sukarela maka tidak akan membawa hasil yang diinginkan. Adalah penting bahwa otoritas yang tepat harus turun sehingga pekerjaan dilakukan dengan lancar dan efisien. Proses pendelegasian akan selesai hanya jika prasyarat berikut terpenuhi.
Kesediaan untuk Mendelegasikan:
Prasyarat pertama untuk pendelegasian adalah kesediaan atasan untuk melepaskan wewenangnya. Kecuali atasan secara psikologis siap untuk meninggalkan wewenangnya, pendelegasian tidak akan efektif. Jika seorang atasan dipaksa untuk mendelegasikan wewenang ke bawah tanpa kemauannya yang manis, dia akan mencoba mencari cara untuk mengganggu pekerjaan bawahannya. Dia mungkin membayangi bawahan sedemikian rupa sehingga setiap keputusan dilaksanakan dengan persetujuan atasan atau kinerja dapat melewatinya dengan pengawasan ketat. Akan lebih baik untuk tidak mendelegasikan wewenang kecuali atasan siap secara mental untuk melakukannya.
Iklim Kepercayaan dan Keyakinan:
Harus ada iklim kepercayaan dan keyakinan antara atasan dan bawahan. Bawahan harus diberi kesempatan yang cukup atau situasi kerja nyata di mana mereka menggunakan bakat dan pengalaman mereka. Jika mereka membuat beberapa kesalahan maka atasan harus membimbing dan memperbaikinya. Atasan harus mempercayai bawahannya dan tidak boleh menganggap mereka sebagai pesaing. Iklim kepercayaan dan keyakinan akan membantu bawahan untuk belajar dan tumbuh dan ini akan membantu proses pendelegasian.
Keyakinan pada Bawahan:
Terkadang atasan tidak mendelegasikan wewenang karena takut bawahan tidak dapat menangani pekerjaan secara mandiri. Mereka tidak yakin dengan kualitas bawahannya dan tidak mau mengambil resiko. Atasan mungkin terlalu sadar akan keterampilan dan kompetensinya sehingga dia ragu-ragu untuk mendelegasikan wewenang. Atasan harus menghindari pemikiran dan sikap seperti ini. Mereka harus memiliki kepercayaan pada bawahan mereka dan lebih baik membantu mereka dalam mempelajari pekerjaan dengan benar. Lagipula atasan juga belajar banyak hal dari atasannya dan bawahan saat ini juga mengambil tanggung jawab yang lebih tinggi. Iklim iman akan membantu bawahan untuk mempelajari hal-hal lebih cepat dan mengambil lebih banyak tanggung jawab.
Takut Pengawas:
Seringkali ada ketakutan di antara para atasan bahwa bawahan mereka mungkin tidak mengambil alih mereka begitu mereka diberi tanggung jawab yang lebih tinggi. Ini adalah kasus kompleks inferioritas. Atasan mungkin memberikan banyak logika untuk mendelegasikan wewenang tetapi ketakutan ini adalah salah satu penyebab penting. Atasan harus menghindari pemikiran seperti ini dan bersikap positif terhadap bawahan.
Bawahan harus didorong untuk mengambil lebih banyak tanggung jawab dan mereka akan lebih menghormati atasan dan kemampuan mereka percaya pada bawahan mereka dan lebih baik membantu mereka dalam mempelajari Pekerjaan dengan benar. Lagipula atasan juga belajar banyak hal dari atasannya dan bawahan saat ini juga mengambil tanggung jawab yang lebih tinggi. Iklim iman akan membantu bawahan untuk mempelajari hal-hal lebih cepat dan mengambil lebih banyak tanggung jawab.
Takut Pengawas:
Seringkali ada ketakutan di antara para atasan bahwa bawahan mereka mungkin tidak mengambil alih mereka begitu mereka diberi tanggung jawab yang lebih tinggi. Ini adalah kasus kompleks inferioritas. Atasan mungkin memberikan banyak logika untuk mendelegasikan wewenang tetapi ketakutan ini adalah salah satu penyebab penting. Atasan harus menghindari pemikiran seperti ini dan bersikap positif terhadap bawahan. Bawahan harus didorong untuk mengambil lebih banyak tanggung jawab dan mereka akan lebih menghormati atasan dan kemampuan mereka.
