Beberapa teknik sistem pengendalian persediaan yang paling penting adalah: 1. Menyiapkan berbagai tingkat persediaan. 2. Penyusunan anggaran persediaan. 3. Memelihara sistem persediaan perpetual. 4. Menetapkan prosedur pembelian yang tepat. 5. Rasio perputaran persediaan. dan 6. Analisis ABC.
1. Menyiapkan berbagai level stok:
Untuk menghindari over-stocking dan under stocking material, manajemen harus memutuskan tentang level maksimum, level minimum, level pemesanan ulang, level bahaya dan level rata-rata material yang akan disimpan di gudang.
Istilah-istilah tersebut dijelaskan di bawah ini:
(a) Tingkat pemesanan ulang:
Ini juga dikenal sebagai ‘tingkat pemesanan’ atau ‘titik pemesanan’ atau ‘batas pemesanan’. Ini adalah titik di mana pesanan pasokan bahan harus dilakukan.
Tingkat ini ditetapkan antara tingkat maksimum dan tingkat minimum sedemikian rupa sehingga jumlah bahan yang diwakili oleh perbedaan antara tingkat pemesanan ulang dan tingkat minimum akan cukup untuk memenuhi permintaan produksi sampai waktu yang ditentukan. bahan diisi ulang. Tingkat pemesanan ulang terutama bergantung pada tingkat konsumsi maksimum dan waktu tunggu pesanan. Ketika level ini tercapai, penjaga toko akan memulai daftar permintaan pembelian.
Tingkat pemesanan kembali dihitung dengan rumus berikut:
Tingkat pemesanan ulang = Tingkat konsumsi maksimum x waktu tunggu maksimum
(b) Tingkat Maksimum:
Level maksimum adalah level di atas yang tidak boleh dicapai stok. Ini juga dikenal sebagai ‘batas maksimum’ atau ‘stok maksimum’. Fungsi tingkat maksimum sangat penting untuk menghindari pemblokiran modal yang tidak perlu dalam persediaan, kerugian karena kerusakan dan keusangan bahan, biaya tambahan dan godaan pencurian, dll. Tingkat ini dapat ditentukan dengan rumus berikut. Tingkat Stok Maksimum = Tingkat Pemesanan Ulang + Kuantitas Pemesanan Ulang —(Konsumsi Minimum x Periode Pemesanan Ulang Minimum)
(c) Tingkat Minimal:
Ini mewakili jumlah terendah dari bahan tertentu di bawah stok yang tidak boleh dibiarkan turun. Tingkat ini harus dijaga setiap saat agar produksi tidak terhenti karena kekurangan bahan apapun.
Ini adalah tingkat persediaan yang pesanan baru harus dilakukan untuk mengisi kembali persediaan. Level ini biasanya ditentukan melalui rumus berikut:
Tingkat Minimum = Tingkat pemesanan ulang — (Tingkat konsumsi normal x Periode pengiriman normal)
(d) Tingkat Stok Rata-Rata:
Level stok rata-rata ditentukan dengan rata-rata level stok minimum dan maksimum.
Rumus penentuan level adalah sebagai berikut:
Tingkat rata-rata =1/2 (Tingkat persediaan minimum + Tingkat persediaan maksimum)
Ini juga dapat dinyatakan dengan level minimum + 1/2 dari Kuantitas Pemesanan Ulang.
(e) Tingkat Bahaya:
Tingkat bahaya adalah tingkat di bawah mana stok tidak boleh jatuh dalam keadaan apa pun. Tingkat bahaya sedikit di bawah tingkat minimum dan oleh karena itu manajer pembelian harus melakukan upaya khusus untuk memperoleh bahan dan penyimpanan yang dibutuhkan.
Level ini dapat dihitung dengan bantuan rumus berikut:
Tingkat Bahaya = Tingkat konsumsi rata-rata x Waktu pasokan darurat.
(f) Kuantitas Tatanan Ekonomis (EOQ):
Salah satu masalah terpenting yang dihadapi oleh departemen pembelian adalah berapa banyak yang harus dipesan dalam satu waktu. Pembelian dalam jumlah besar melibatkan biaya pembelian yang lebih rendah. Tapi biaya membawa mereka cenderung lebih tinggi. Demikian juga jika pembelian dilakukan dalam jumlah yang lebih kecil, biaya penyimpanan lebih rendah sedangkan biaya pembelian cenderung lebih tinggi.
Oleh karena itu, kuantitas pembelian yang paling ekonomis atau kuantitas optimal harus ditentukan oleh departemen pembelian dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti biaya pemesanan, penyimpanan, atau pengangkutan.
Ini dapat dihitung dengan rumus berikut:
Q = √2AS/I
di mana Q adalah kuantitas per pesanan;
A adalah singkatan dari persyaratan tahunan suatu barang dalam hal rupee;
S adalah biaya penempatan pesanan dalam rupiah; dan
Saya berdiri untuk biaya penyimpanan persediaan per unit per tahun dalam rupee.
2. Penyusunan Anggaran Persediaan:
Organisasi yang memiliki kebutuhan material yang sangat besar biasanya menyiapkan anggaran pembelian. Anggaran pembelian harus disiapkan jauh-jauh hari. Anggaran untuk produksi dan bahan habis pakai dan untuk bahan modal dan pemeliharaan harus disiapkan secara terpisah.
Anggaran penjualan umumnya menjadi dasar penyusunan rencana produksi. Oleh karena itu, langkah pertama dalam penyusunan anggaran pembelian adalah penetapan anggaran penjualan.
Sesuai rencana produksi, jadwal material disiapkan tergantung pada jumlah dan pengembalian yang terkandung dalam rencana. Untuk menentukan jumlah bersih yang akan dibeli, penyesuaian yang diperlukan untuk stok yang sudah dimiliki harus dilakukan.
Mereka dinilai sebagai tarif standar atau pasar saat ini. Dengan cara ini, anggaran pengadaan material disiapkan. Anggaran yang disiapkan harus dikomunikasikan ke semua departemen terkait sehingga komitmen pembelian aktual dapat diatur sesuai anggaran.
Pada interval berkala, realisasi dibandingkan dengan angka yang dianggarkan dan dilaporkan kepada manajemen yang memberikan dasar yang sesuai untuk mengendalikan pembelian bahan,
3. Memelihara Sistem Inventaris Abadi:
Ini adalah teknik lain untuk melakukan kontrol atas persediaan. Ini juga dikenal sebagai sistem inventaris otomatis. Tujuan dasar dari sistem ini adalah untuk menyediakan perincian tentang jumlah dan nilai stok setiap barang setiap saat. Dengan demikian, sistem ini memberikan kontrol yang ketat atas stok bahan karena stok fisik dapat diverifikasi secara teratur dengan catatan stok yang disimpan di toko dan kantor biaya.
4. Menetapkan Prosedur Pembelian yang Benar:
Prosedur pembelian yang tepat harus ditetapkan dan diterapkan untuk memastikan pengendalian persediaan yang diperlukan. Langkah-langkah berikut terlibat.
(a) Permintaan Pembelian:
Ini adalah permintaan yang dibuat oleh berbagai kepala departemen atau penjaga toko untuk berbagai kebutuhan material mereka. Inisiasi pembelian dimulai dengan penerimaan permintaan pembelian oleh departemen pembelian.
(b) Kutipan Undangan:
Bagian pembelian akan mengundang kutipan untuk pasokan barang pada tanda terima permintaan pembelian.
(c) Jadwal Penawaran:
Jadwal penawaran akan disiapkan oleh departemen pembelian berdasarkan penawaran yang diterima.
(d) Menyetujui pemasok:
Jadwal kutipan diletakkan di hadapan komite pembelian yang memilih pemasok dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti harga, kualitas bahan, syarat pembayaran, jadwal pengiriman, dll.
(e) Pesanan Pembelian:
Ini adalah langkah terakhir dan pesanan pembelian disiapkan oleh departemen pembelian. Ini adalah otorisasi tertulis kepada pemasok untuk memasok bahan dengan kualitas dan kuantitas tertentu pada waktu dan tempat yang disebutkan dengan persyaratan yang ditentukan.
5. Rasio Perputaran Persediaan:
Ini dihitung untuk meminimalkan inventaris dengan menggunakan rumus berikut:
Rasio Perputaran Persediaan
= Biaya barang yang dikonsumsi/dijual selama periode tersebut/Rata-rata persediaan yang dimiliki selama periode tersebut
Rasio menunjukkan seberapa cepat persediaan digunakan untuk produksi. Semakin tinggi rasionya, semakin pendek durasi persediaan di pabrik. Ini adalah indeks efisiensi manajemen material.
Perbandingan berbagai rasio perputaran persediaan pada item yang berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya dapat mengungkapkan empat jenis persediaan berikut:
(a) Persediaan yang bergerak lambat:
Persediaan ini memiliki rasio perputaran yang sangat rendah. Manajemen harus mengambil semua langkah yang memungkinkan untuk menjaga persediaan tersebut pada tingkat terendah.
(b) Persediaan Tidak Aktif:
Persediaan ini tidak memiliki permintaan. Manajer keuangan harus mengambil keputusan apakah persediaan tersebut harus dipertahankan atau dibuang berdasarkan harga pasar saat ini, kondisi dll.
(c) Persediaan Usang:
Persediaan ini tidak lagi diminati karena permintaannya sudah habis. Persediaan tersebut harus segera dihapuskan.
(d) Persediaan bergerak cepat:
Persediaan ini sangat diminati. Perhatian yang tepat dan khusus harus diberikan sehubungan dengan persediaan ini sehingga proses pembuatan tidak terganggu karena kekurangan persediaan tersebut.
Sistem kontrol persediaan abadi:
Di a besar b penting untuk memiliki informasi tentang ketersediaan berkelanjutan dari berbagai jenis bahan dan toko yang dibeli, dikeluarkan dan saldonya ada di tangan. Sistem kontrol persediaan perpetual memungkinkan produsen untuk mengetahui ketersediaan bahan-bahan ini dan menyimpan tanpa melalui proses pengambilan stok fisik yang tidak praktis.
Di bawah metode ini, informasi yang tepat terkait dengan tanda terima, pengeluaran dan bahan di tangan disimpan. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mendapatkan informasi yang akurat tentang tingkat stok setiap barang setiap saat.
Sistem pengendalian persediaan perpetual tidak dapat berhasil kecuali dan sampai disertai dengan sistem pengambilan persediaan terus menerus yaitu, memeriksa total persediaan yang menjadi perhatian 3/4 kali setahun dengan memilih 10/15 item setiap hari (berlawanan dengan pengambilan persediaan fisik yang dilakukan setahun sekali).
Barang diambil secara bergiliran. Untuk mendapatkan kontrol yang lebih efektif, proses stock opname secara terus menerus biasanya dilakukan oleh orang lain selain storekeeper. Ini akan memeriksa fungsi penjaga toko juga. Item dapat dipilih secara acak untuk pemeriksaan kejutan. Keberhasilan sistem pengendalian persediaan perpetual bergantung pada implementasi yang tepat dari sistem pengambilan persediaan terus menerus.
6. Analisis ABC:
Untuk melakukan kontrol yang efektif atas material, metode ABC (Always Better Control) sangat berguna. Berdasarkan metode ini material diklasifikasikan menjadi tiga kategori sesuai dengan nilainya masing-masing. Grup ‘A’ merupakan barang-barang mahal yang mungkin hanya 10 sampai 20% dari total barang tetapi mencapai sekitar 50% dari total nilai toko.
Tingkat kontrol yang lebih besar dilakukan untuk melestarikan barang-barang ini. Grup ‘B’ terdiri dari item yang merupakan 20 sampai 30% dari item toko dan mewakili sekitar 30% dari total nilai toko.
Tingkat kehati-hatian yang wajar dapat diambil untuk mengendalikan barang-barang ini. Dalam kategori terakhir yaitu kelompok ‘Q’ sekitar 70 sampai 80% dari item yang tercakup dengan biaya sekitar 20% dari total nilai. Ini bisa disebut sebagai kategori residual. Jenis perawatan rutin dapat diambil dalam kasus kategori ketiga.
Metode ini juga dikenal sebagai ‘metode pengendalian persediaan menurut nilai’, ‘pendekatan nilai selektif’ dan ‘pendekatan nilai bagian proporsional’.
Jika metode ini diterapkan dengan hati-hati, ini memastikan pengurangan biaya penyimpanan yang cukup besar dan juga sangat membantu dalam mengawetkan barang-barang mahal.
