Prosedur pembelian berikut umumnya diikuti:
1. Menentukan Anggaran Pembelian:
Manajer Pembelian menyiapkan anggaran pembelian untuk tahun keuangan yang akan datang. Anggaran pembelian disiapkan dengan bantuan departemen perencanaan produksi. Ini berisi informasi rinci mengenai jumlah yang akan dibeli, kualitas bahan, waktu pembelian dan sumber pengadaan. Jadwal bahan dan komponen yang diperlukan untuk berbagai pekerjaan, yang dikenal sebagai bill of material, juga ditentukan untuk menyusun rincian anggaran pembelian. Bill of material juga berguna dalam melakukan kontrol atas penggunaan material.
2. Penerimaan Permintaan Pembelian:
Petugas pembelian memulai tindakan untuk pembelian bahan hanya ketika dia menerima permintaan untuk hal yang sama. Penjaga toko dan kepala departemen mengirimkan slip permintaan ke departemen pembelian yang memberikan perincian bahan yang dibutuhkan oleh departemen mereka, dll. Permintaan pembelian adalah formulir yang digunakan sebagai permintaan resmi ke departemen pembelian untuk membeli bahan.
Formulir ini disiapkan oleh penjaga toko untuk bahan stok biasa dan oleh kepala departemen untuk bahan khusus yang tidak disimpan sebagai barang biasa. Penjaga toko tahu kapan tindakan atau pengadaan baru akan dimulai. Dia akan mengirimkan daftar permintaan ketika bahan mencapai tingkat pemesanan ulang. Dia menyimpan satu salinan daftar permintaan untuk referensi di masa mendatang. Berdasarkan daftar permintaan pembelian, pesanan dilakukan untuk bahan.
3. Menentukan Sumber Pasokan:
Manajer Pembelian tetap berhubungan dengan berbagai pemasok bahan. Kutipan diundang untuk pembelian barang-barang tertentu. Setelah menerima penawaran, dilakukan studi banding mengenai syarat dan ketentuan yang ditawarkan. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan meliputi harga, kuantitas, kualitas, waktu pengiriman, syarat pembayaran, diskon perdagangan dan reputasi pemasok. Setelah melihat berbagai faktor diambil keputusan akhir tentang pemasok barang.
4. Menempatkan Pesanan:
Setelah memilih pemasok, pesanan pembelian formal dikirim untuk penyediaan barang. Pesanan pembelian dikirim dalam bentuk cetakan dan disahkan oleh manajer pembelian. Pesanan ini harus berisi perincian tentang kuantitas, kualitas, harga, cara pengiriman, syarat pembayaran, dll. Pesanan pembelian memberi wewenang kepada vendor untuk mengirimkan barang yang ditentukan di dalamnya. Ini menetapkan hubungan kontraktual antara pembeli dan vendor.
5. Tindak Lanjut Order Pembelian:
Pesanan pembelian biasanya mencantumkan tanggal pengiriman barang. Demi kepentingan organisasi, barang diterima tepat waktu untuk menjaga aliran bahan yang tidak terputus. Pemasok dapat diingatkan tentang tanggal pengiriman barang. Tindak lanjut pesanan pembelian diperlukan untuk menerima stok tepat waktu.
6. Penerimaan dan Pemeriksaan Bahan:
Dalam masalah besar tugas penerimaan bahan ditugaskan ke departemen pembelian sedangkan dalam masalah kecil pekerjaan ini dilakukan oleh penjaga toko. Setelah barang dibongkar jumlahnya dibandingkan dengan yang diberikan dalam challans pengiriman. Setiap perbedaan dalam item dilaporkan ke departemen pembelian. Spesifikasi dan kualitas barang juga diperiksa pada tahap ini.
7. Memeriksa Faktur:
Terakhir, departemen pembelian memeriksa faktur yang diberikan oleh vendor dengan catatannya sendiri. Kuantitas, kualitas, harga, persyaratan, dll. dibandingkan dengan yang diberikan dalam pesanan pembelian. Setelah melakukan pengecekan penuh, faktur dikirim ke departemen akun untuk pembayaran.
