Faktor panduan untuk membuat pendelegasian lebih efektif adalah: 1. Menentukan tujuan, 2. Memperjelas tanggung jawab dan wewenang, 3. Memotivasi bawahan, 4. Memberikan pelatihan, 5. Membangun kontrol yang memadai, 6. Memerlukan pekerjaan yang diselesaikan, 7. Komunikasi dua arah, 8. Ketaatan pada prinsip pendelegasian!
Delegasi adalah seni, bukan ilmu. Jadi, tidak ada prinsip pasti yang harus diikuti untuk meningkatkan keterampilan delegasi. Manajer harus memperbaikinya hanya dengan pengalaman.
Pengalaman banyak eksekutif memberikan landasan bagi faktor-faktor penuntun yang dijelaskan di bawah ini:
1. Tentukan tujuan:
Penugasan harus didefinisikan dengan jelas dalam hal tujuan atau hasil yang diharapkan. Jika orang tersebut menerima delegasi dengan antusias, ia harus diberi informasi terperinci dengan penekanan bahwa pekerjaannya perlu dan penting. Jadi, hanya setelah klarifikasi dari semua tujuan ini, orang yang menerima otoritas akan melakukan keadilan terhadap pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka.
2. Memperjelas tanggung jawab dan wewenang:
Jika seorang manajer ingin bekerja secara efisien, dia perlu mengetahui apa pekerjaannya dan seberapa besar otoritasnya, dia harus melakukannya. Selanjutnya, seorang penyelia yang tidak yakin akan otoritasnya akan menghindari masalah atau mengajukan setiap pertanyaan kepada pimpinannya untuk diambil keputusan.
Inti dari keseluruhan masalah ini adalah untuk menuliskan hubungan wewenang-tanggung jawab masing-masing manajer dan juga batasan wewenang masing-masing jabatan.
3. Memotivasi bawahan:
Ini adalah kekuatan penggerak dalam pendelegasian. Untuk mendapatkan hasil yang terbaik, sudah menjadi tugas setiap manajer untuk melihat bahwa bawahan termotivasi untuk melakukan pekerjaannya dengan rela dan antusias. Kecuali jika mereka diberikan jaminan yang pasti dan dimotivasi oleh upah yang lebih baik, kondisi kerja yang lebih baik, promosi awal, dll., setiap upaya untuk mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab tidak akan efektif.
4. Berikan pelatihan:
Pendelegasian merupakan proses yang sulit dan hanya dapat dicapai dengan mendapatkan pelatihan yang diperlukan. Manajer harus memberikan pelatihan yang tepat kepada bawahannya untuk menerima delegasi.
Namun, pelatihan dalam pendelegasian melibatkan langkah-langkah berikut agar dapat diterima secara efektif:
(a) Penilaian kinerja saat ini dalam pendelegasian.
(b) Konseling untuk perbaikan.
(c) Pembinaan di tempat kerja.
5. Membangun kontrol yang memadai:
Sistem kontrol dalam pendelegasian yang efektif harus sedemikian rupa sehingga dapat membebaskan para eksekutif dari inspeksi rutin namun memungkinkannya untuk menjaga akuntabilitasnya. Dalam hal ini bawahan harus didorong untuk mengikuti sarana pengendalian diri. Mereka harus diberi gambaran tentang standar yang telah ditentukan sebelumnya yang diharapkan dari mereka.
Prasyarat untuk pengendalian diri:
(a) Bawahan harus berpartisipasi dalam menetapkan standar.
(b) Bawahan harus memahami dan menerima standar yang telah ditetapkan.
(c) Dari waktu ke waktu bawahan harus dilengkapi dengan informasi yang dapat dipercaya dan mereka juga harus memiliki akses ke informasi tersebut.
(d) Bawahan harus mengetahui biaya harian kinerja pekerjaan mereka sehingga memungkinkan mereka membuat keputusan kontrol yang tepat untuk menjaga agar biaya tetap sesuai.
(e) Terakhir, bawahan harus diberi pelatihan menyeluruh untuk mengukur kinerja dan melaporkan alasannya jika terjadi penyimpangan.
6. Membutuhkan pekerjaan yang sudah selesai:
Di bawah doktrin ini, bawahan mengharapkan dari atasannya untuk membuat pendelegasian yang dipahami dengan jelas sehingga untuk setiap langkah dalam proses kerja, mereka tidak perlu berkonsultasi dengan atasannya dan dengan demikian menunda seluruh masalah. Pada saat yang sama, manajer merencanakan bimbingan, pelatihan, dan komunikasi
Doktrin pekerjaan yang diselesaikan akan menjadi efektif dan bermakna asalkan manajer mendelegasikan pekerjaan tersebut:
(a) membuat penugasan yang jelas
(b) Mendelegasikan rincian koordinasi
(c) menentukan informasi yang tepat yang diperlukan
(d) Memberikan konseling dan bimbingan
(e) Membutuhkan paket jadi
7. Komunikasi dua arah:
Harus ada komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan. Atasan harus memberikan instruksi dengan kata-kata yang jelas dan tidak ambigu dan dia harus mengizinkan bawahan untuk mencari klarifikasi dan bimbingan setiap kali bawahan merasa kesulitan.
8. Ketaatan pada prinsip pendelegasian:
Kepatuhan yang ketat terhadap prinsip-prinsip pendelegasian (seperti paritas wewenang dan tanggung jawab, kesatuan komando dan kemutlakan akuntabilitas), adalah yang paling penting untuk mencapai keberhasilan dalam pendelegasian.
