Kontrol di setiap level berfokus pada input, proses, dan output. Sangat penting untuk memiliki kontrol yang efektif pada masing-masing dari ketiga tahap ini.
Sistem kontrol yang efektif cenderung memiliki karakteristik umum tertentu. Pentingnya karakteristik ini berbeda dengan situasi, tetapi secara umum sistem pengendalian yang efektif memiliki karakteristik sebagai berikut.
Sumber Gambar : 1.bp.blogspot.com/-AjRz0qwP2VI/TkioPlhrkKI/gIE3bd_zJkQ/B350FAF3092D.jpg
1. Akurasi:
Kontrol yang efektif menghasilkan data dan informasi yang akurat. Informasi yang akurat sangat penting untuk keputusan manajerial yang efektif. Kontrol yang tidak akurat akan mengalihkan upaya dan energi manajemen pada masalah yang tidak ada atau memiliki prioritas rendah dan akan gagal mengingatkan manajer terhadap masalah serius yang memerlukan perhatian.
2. Ketepatan waktu:
Ada banyak masalah yang membutuhkan perhatian segera. Jika informasi tentang masalah tersebut tidak sampai ke manajemen tepat waktu, maka informasi tersebut dapat menjadi tidak berguna dan dapat terjadi kerusakan. Dengan demikian, kontrol harus memastikan bahwa informasi mencapai pembuat keputusan ketika mereka membutuhkannya sehingga tanggapan yang berarti dapat mengikuti.
3. Fleksibilitas:
Lingkungan bisnis dan ekonomi sangat dinamis. Perubahan teknologi terjadi sangat cepat. Sistem kontrol yang kaku tidak akan cocok untuk lingkungan yang berubah. Perubahan ini menyoroti perlunya fleksibilitas dalam perencanaan serta pengendalian.
Perencanaan strategis harus memungkinkan penyesuaian untuk ancaman dan peluang yang tidak diantisipasi. Demikian pula, manajer harus melakukan modifikasi dalam mengendalikan metode, teknik, dan sistem jika diperlukan. Sistem kontrol yang efektif adalah sistem yang dapat diperbarui dengan cepat sesuai kebutuhan.
4. Penerimaan:
Kontrol harus sedemikian rupa sehingga semua orang yang terpengaruh olehnya dapat memahaminya sepenuhnya dan menerimanya. Sistem kontrol yang sulit dipahami dapat menyebabkan kesalahan dan frustrasi yang tidak perlu dan mungkin dibenci oleh pekerja.
Oleh karena itu, karyawan harus setuju bahwa kontrol tersebut diperlukan dan sesuai dan tidak akan berdampak negatif pada upaya mereka untuk mencapai tujuan pribadi maupun tujuan organisasi.
5. Integrasi:
Ketika kontrol konsisten dengan nilai dan budaya perusahaan, mereka bekerja selaras dengan kebijakan organisasi dan karenanya lebih mudah untuk ditegakkan. Kontrol ini menjadi bagian terintegrasi dari lingkungan organisasi dan dengan demikian menjadi efektif.
6. Kelayakan ekonomi:
Biaya sistem kontrol harus seimbang dengan manfaatnya. Sistem harus layak secara ekonomi dan masuk akal untuk beroperasi. Misalnya, sistem keamanan yang tinggi untuk menjaga rahasia nuklir dapat dibenarkan tetapi sistem yang sama untuk menjaga persediaan kantor di gudang tidak dapat dibenarkan secara ekonomi. Dengan demikian manfaat yang diterima harus lebih besar daripada biaya penerapan sistem kontrol.
7. Penempatan strategis:
Kontrol yang efektif harus ditempatkan dan ditekankan pada titik kontrol kritis dan strategis di mana kegagalan tidak dapat ditoleransi dan di mana biaya waktu dan biaya kegagalan paling besar.
Tujuannya adalah untuk menerapkan kontrol pada aspek penting dari bisnis di mana penyimpangan dari standar yang diharapkan akan menimbulkan kerugian terbesar. Area kontrol ini meliputi produksi, penjualan, keuangan, dan layanan pelanggan.
8. Tindakan korektif:
Sistem kontrol yang efektif tidak hanya memeriksa dan mengidentifikasi penyimpangan tetapi juga diprogram untuk menyarankan solusi untuk memperbaiki penyimpangan tersebut. Sebagai contoh, sebuah komputer yang menyimpan catatan persediaan dapat diprogram untuk menetapkan pedoman “jika-maka”. Misalnya, jika persediaan barang tertentu turun di bawah lima persen dari persediaan maksimum yang ada, maka komputer akan memberi sinyal untuk pengisian barang tersebut.
9. Penekanan pada pengecualian:
Suatu sistem pengendalian yang baik harus bekerja berdasarkan prinsip pengecualian, sehingga hanya penyimpangan-penyimpangan penting saja yang menjadi perhatian manajemen. Dengan kata lain, manajemen tidak perlu repot dengan kegiatan yang berjalan lancar. Ini akan memastikan bahwa perhatian manajerial diarahkan pada kesalahan dan bukan pada kesesuaian. Ini akan menghilangkan pengawasan yang tidak perlu dan tidak ekonomis, pelaporan yang sedikit menguntungkan dan pemborosan waktu manajerial.
