Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Dokumentasi Sistem. Setelah membaca artikel ini Anda akan mempelajari tentang: 1. Fitur Dokumentasi Sistem yang Efektif 2. Tujuan Dokumentasi Sistem 3. Isi Dokumentasi Sistem 4. Tingkatan Dokumentasi Sistem.
Fitur Dokumentasi Sistem yang Efektif:
Dokumentasi sistem yang efektif harus memiliki karakteristik sebagai berikut:
- Harus dinyatakan secara jelas dengan bahasa yang mudah dipahami.
- Harus dimungkinkan untuk merujuk ke dokumen lain.
- Itu harus berisi semua yang dibutuhkan, sehingga mereka yang membacanya dengan cermat memahami sistemnya.
- Ini harus dapat diakses oleh mereka yang dituju.
- Ketika sistem dimodifikasi, dokumentasi harus mudah diperbarui.
Tujuan Dokumentasi Sistem:
Dokumentasi sistem formal memenuhi tujuan berikut:
- Menyediakan informasi yang diperlukan untuk mengembangkan program pelatihan bagi operator dan pengguna.
- Untuk membuat sarana informasi untuk memberikan bukti kemajuan dalam proses pembangunan dan untuk memantau proses tersebut.
- Untuk memudahkan konversi sistem dari satu mesin ke mesin lainnya.
- Untuk memudahkan modifikasi dan implementasi sistem.
- Untuk mempersempit kesenjangan komunikasi antara pengguna, desainer, dan manajemen.
- Menyediakan sarana untuk menentukan terlebih dahulu apa yang akan terjadi dan kapan.
Isi Dokumentasi Sistem:
Laporan tentang desain sistem harus berisi unsur-unsur berikut:
- Tinjauan keseluruhan proyek yang menjelaskan tujuan umum sistem dengan informasi yang relevan.
- Dokumentasi untuk setiap masukan dan keluaran yang digunakan dalam sistem. Setiap dokumen harus menyertai setiap desain dan menjelaskan tujuan dan penggunaan setiap formulir.
- Dokumentasi setiap file sistem, pembuatan dan pembaruan urutan file harus ada.
- Bagan alir sistem yang menggambarkan rangkaian langkah-langkah yang digunakan dalam pengolahan data.
- Analisis keuangan dari sistem yang diusulkan dan yang sudah ada, memberikan biaya saat ini dan masa depan dengan potensi penghematan biaya.
- Penjelasan tentang sistem komputer dan perlengkapan periferalnya.
Tingkat Dokumentasi Sistem:
Tingkat dokumentasi berarti orang atau posisi dalam hirarki manajerial untuk siapa atau kepada siapa dokumen berguna untuk tujuan operasi.
Level-level ini adalah:
- Dokumentasi untuk pengguna
- Dokumentasi untuk manajemen
- Dokumentasi untuk bagian pengolahan data.
1. Dokumentasi untuk Pengguna:
Untuk kelancaran pengoperasian sistem, penting bagi pengguna untuk memahami sistem sepenuhnya, dan menyadari apa yang diharapkan darinya untuk membuatnya bekerja dengan sukses.
- Dokumentasi harus mencakup contoh dari setiap dokumen masukan dan petunjuk penggunaannya.
- Ini juga harus menunjukkan jadwal operasi.
- Dokumentasi pengguna harus mencakup tata letak file dan detail relasi file.
- Dokumentasi untuk pengguna harus menjelaskan secara non-teknis semua aspek sistem dari sudut pandang pengguna.
- Juga harus dijelaskan bagaimana sistem akan beroperasi setelah terinstal sepenuhnya.
- Harus disertakan contoh dari setiap laporan keluaran dengan penjelasan yang diperlukan.
- Menyatakan prosedur pengkodean dokumen input, dan juga struktur pengkodean untuk berbagai bidang dan tabel terkait.
- Keterbatasan sistem juga harus disorot.
2. Dokumentasi Manajemen:
Ini mencakup proposal sistem yang mencakup hal-hal berikut:
i. Desain Fungsional—Persyaratan fungsional.
- Sumber daya diperlukan.
aku ii. Analisis manfaat biaya.
- Jadwal pengembangan.
v.Konsep, desain arsitektur.
3. Dokumentasi untuk Bagian Pengolahan Data:
Ini telah dibagi menjadi tiga kategori berikut:
(a) Dokumentasi untuk perancang sistem.
(b) Dokumentasi untuk personel operasi.
(c) Dokumentasi untuk pemrogram.
(a) Dokumentasi untuk Perancang Sistem:
Itu termasuk:
(i) Tata letak file induk
(ii) Tata letak file perantara
(iii) Kontrol
(iv) jadwal I/O
(v) Tata letak laporan keluaran
(vi) Diagram alir sistem
(vii) Rencana implementasi
(viii) Salinan spesifikasi program
(ix) Masukan dari tata letak.
(b) Dokumentasi untuk personel operasi:
Ini memiliki tiga sub-grup:
- Pengoperasian mesin—ini harus mencakup:
(i) Instruksi terperinci untuk setiap langkah.
(ii) Jadwal retensi file.
(iii) Interupsi/Restart prosedur.
(iv) Daftar JCL untuk setiap langkah.
(v) Aliran sistem.
- Persiapan data:
Dokumentasi harus menyediakan contoh semua dokumen input, tata letak kartu, tata letak catatan, instrumen khusus untuk persiapan data, jadwal penyimpanan data.
- Kontrol I/O:
(i) Prosedur pemeriksaan kendali mutu untuk setiap langkah.
(ii) Detail pengiriman (laporan).
(iii) Jadwal pemrosesan
(iv) Rincian tanda terima dokumen.
(c) Dokumentasi untuk Pemrogram:
Untuk setiap program harus ada folder program yang mencakup hal-hal berikut:
(i) Daftar program sumber.
(ii) Pengembangan uji coba sistem.
(iii) Spesifikasi program tata letak I/O.
(iv) daftar JCL.
(v) Penggunaan teknik khusus
(vi) Hasil tes
(vii) Daftar data uji
(viii) Bagan alur logika program.
(ix) Perubahan spesifikasi selama program.
Dokumen akhir atau laporan akhir harus diketik secara profesional dan dijilid dengan ilustrasi yang jelas dengan istilah teknis yang terbatas. Jika eksekutif puncak organisasi dapat memahami konsep sistem baru, mereka cenderung menunjukkan penghargaan dan mendukung proyek masa depan.
