Birokrasi Weber: Definisi, Fitur, Manfaat, Kerugian dan Masalah!
Max Webber-lah yang mengemukakan teori birokrasi tentang organisasi dan manajemen.
Istilah ‘birokrasi’ telah digunakan secara luas dengan konotasi menyakitkan yang diarahkan pada pemerintah dan bisnis. Birokrasi adalah sistem administrasi yang dirancang untuk menyelesaikan tugas-tugas administratif berskala besar dengan mengoordinasikan pekerjaan banyak individu secara sistematis. Weber telah mengamati tiga jenis kekuasaan dalam organisasi: tradisional, karismatik dan rasional-legal atau birokratis. Dia menekankan bahwa tipe kekuasaan birokrasi adalah yang ideal.
Fitur (Karakteristik) Birokrasi Weber:
Weber telah memberikan sejumlah fitur birokrasi. Dengan demikian, ciri-ciri berikut menunjukkan ciri-ciri organisasi birokrasi.
- Kelas Administrasi:
Organisasi birokrasi umumnya memiliki kelas administratif yang bertanggung jawab untuk memelihara kegiatan koordinasi para anggotanya.
Fitur utama dari kelasnya adalah sebagai berikut:
(i) Orang-orang dibayar dan merupakan karyawan penuh waktu,
(ii) Mereka menerima gaji dan tunjangan lainnya yang biasanya berdasarkan posisi mereka,
(iii) Masa jabatan mereka dalam organisasi ditentukan oleh aturan dan regulasi organisasi,
(iv) Mereka tidak memiliki kepentingan kepemilikan dalam organisasi,
(v) Mereka dipilih untuk tujuan pekerjaan berdasarkan kompetensi mereka.
- Hirarki:
Ciri dasar organisasi birokrasi adalah adanya hirarki jabatan dalam organisasi. Hirarki adalah sistem peringkat berbagai posisi dalam skala menurun dari atas ke bawah organisasi. Dalam organisasi birokrasi, jabatan juga mengikuti prinsip hirarki yaitu setiap jabatan yang lebih rendah tunduk pada kontrol dan pengawasan dari jabatan yang lebih tinggi.
Dengan demikian, tidak ada kantor yang dibiarkan tidak terkendali dalam organisasi. Ini adalah konsep dasar hierarki dalam organisasi birokrasi. Hirarki ini berfungsi sebagai jalur komunikasi dan pendelegasian wewenang. Ini menyiratkan bahwa komunikasi turun atau naik harus melewati setiap posisi.
Demikian pula, seorang bawahan akan mendapatkan otoritas dari atasan langsungnya. Namun, hierarki ini adalah kesatuan bersih tetapi ada sub-piramida pejabat dalam organisasi besar yang sesuai, dll. Divisi fungsional ada.
Dengan demikian, terdapat jabatan-jabatan dengan jumlah kewenangan yang sama tetapi dengan fungsi yang berbeda yang beroperasi pada bidang kompetensi yang berbeda. Misalnya, organisasi Pemerintah, kita dapat mengamati kantor-kantor terpisah yang mengurus fungsi-fungsi tertentu. Ini juga terjadi di organisasi bisnis.
- Pembagian Kerja:
Pekerjaan organisasi dibagi atas dasar spesialisasi untuk memanfaatkan pembagian kerja. Setiap jabatan dalam organisasi birokrasi memiliki lingkup kompetensi tertentu.
Ini melibatkan:
(i) lingkup kewajiban untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang telah ditandai sebagai bagian dari pembagian kerja yang sistematis;
(ii) ketentuan pemegang jabatan dengan wewenang yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi-fungsi ini; dan
(iii) sarana pemaksaan yang diperlukan didefinisikan dengan jelas dan penggunaannya tunduk pada kondisi yang pasti.
Dengan demikian, pembagian kerja berusaha untuk memastikan bahwa setiap jabatan memiliki bidang kompetensi yang jelas dalam organisasi dan setiap pejabat mengetahui bidang di mana dia beroperasi dan bidang di mana dia harus tidak melakukan tindakan sehingga dia tidak melewati batas. antara perannya dan peran orang lain. Selanjutnya, pembagian kerja juga berusaha memastikan bahwa tidak ada pekerjaan yang dibiarkan terbuka.
- Aturan Resmi:
Ciri dasar dan yang paling ditekankan dari organisasi birokrasi adalah bahwa proses administrasi berlangsung terus-menerus dan diatur oleh aturan-aturan resmi. Organisasi birokrasi adalah antitesis dari hubungan ad hoc, sementara, dan sementara dan tidak stabil. Pendekatan rasional terhadap organisasi memerlukan sistem pemeliharaan aturan untuk memastikan persyaratan kembar keseragaman dan koordinasi upaya oleh anggota individu dalam organisasi.
Aturan-aturan ini kurang lebih stabil dan kurang lebih lengkap. Ketika tidak ada aturan tentang aspek operasi organisasi apa pun, masalah tersebut dirujuk ke atas untuk keputusan yang kemudian menjadi preseden untuk keputusan di masa mendatang tentang masalah serupa. Aturan memberikan manfaat stabilitas, kontinuitas, dan prediktabilitas dan setiap pejabat mengetahui dengan tepat hasil dari perilakunya dalam masalah tertentu.
- Hubungan Impersonal:
Sebuah fitur penting dari birokrasi adalah bahwa hubungan antar individu diatur melalui sistem otoritas resmi dan aturan. Posisi resmi bebas dari keterlibatan pribadi, emosi dan sentimen. Dengan demikian, keputusan diatur oleh faktor rasional daripada faktor pribadi. Konsep impersonalitas ini digunakan dalam menghadapi hubungan organisasi maupun hubungan antara organisasi dengan pihak luar.
- Catatan Resmi:
Organisasi birokrasi ditandai dengan pemeliharaan catatan resmi yang tepat. Keputusan dan aktivitas organisasi secara formal dicatat dan disimpan untuk referensi di masa mendatang. Hal ini dimungkinkan dengan penggunaan ekstensif sistem pengisian dalam organisasi. Catatan resmi hampir dianggap sebagai ensiklopedia dari berbagai aktivitas yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi.
Manfaat Birokrasi:
Berikut ini adalah keuntungan dari Birokrasi:
- Aturan dan prosedur diputuskan untuk setiap pekerjaan yang dilakukannya, konsistensi dalam perilaku karyawan. Karena karyawan terikat untuk mengikuti aturan dll, proses manajemen menjadi mudah.
- Tugas dan tanggung jawab setiap pekerjaan didefinisikan dengan jelas, tidak ada pertanyaan tentang tugas pekerjaan yang tumpang tindih atau bertentangan.
- Proses seleksi dan prosedur promosi didasarkan pada prestasi dan keahlian. Ini membantu dalam menempatkan orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat. Adanya pemanfaatan sumber daya manusia yang optimal.
- Pembagian kerja membantu pekerja menjadi ahli dalam pekerjaannya. Kinerja karyawan meningkat secara signifikan.
- Perusahaan tidak menderita ketika beberapa orang meninggalkannya. Jika satu orang pergi maka beberapa orang lain menempati tempat itu dan pekerjaannya tidak terganggu.
Kelemahan Birokrasi:
Berikut ini adalah kelemahan dari Birokrasi:
- Sistem ini menderita karena terlalu banyak birokrasi dan pekerjaan kertas.
- Karyawan tidak mengembangkan rasa memiliki terhadap organisasi.
- Ketergantungan yang berlebihan pada aturan dan peraturan serta kepatuhan terhadap kebijakan ini menghambat inisiatif dan pertumbuhan karyawan. Mereka diperlakukan seperti mesin dan tidak seperti individu. Ada pengabaian faktor manusia.
- Karyawan menjadi begitu terbiasa dengan sistem, mereka menolak perubahan dan pengenalan teknik operasi baru.
Evaluasi:
Model Weber akan dilakukan di perusahaan-perusahaan di mana perubahan tidak diantisipasi. Rumah bisnis besar dan departemen pemerintah menggunakan jenis organisasi ini. Weber dikreditkan karena mencoba mengembangkan model Birokrasi untuk pertama kalinya.
Model Weber memiliki beberapa kelemahan. Ini memiliki kekakuan, impersonalitas, biaya kontrol yang berlebihan, ketergantungan yang berlebihan pada atasan, kecenderungan untuk mengabaikan tujuan organisasi. Terlepas dari keterbatasan ini, model ini sangat berguna di perusahaan besar.
Masalah dalam Birokrasi:
Organisasi birokrasi dianggap lebih unggul daripada struktur ad hoc atau temporer. Ini telah disebut sebagai rasional dan ideal yang mengarah pada efisiensi. Efisiensi dalam organisasi birokrasi muncul melalui rasionalitas dan prediktabilitas perilaku karena setiap orang mengetahui akibat dari tindakannya menjadi tindakan yang sebenarnya dilakukan.
Namun, birokrasi telah dikritik karena inefisiensinya dan disebut sebagai simbol inefisiensi. Ada banyak aspek disfungsional birokrasi yang disebut sebagai patologi birokrasi.
Melihat kebutuhan organisasi modern, birokrasi memiliki banyak kekurangan dan karenanya tidak sesuai. Masalah utama birokrasi adalah karena faktor-faktor berikut: ketidakabsahan asumsi birokrasi, konsekuensi perpindahan tujuan, dalam perspektif manusia dan sistem yang lebih dekat.
Invaliditas Asumsi Birokrasi:
Padahal, sumber patologi birokrasi terletak pada ketidakabsahan berbagai asumsi birokrasi ideal. Banyak penulis mempertanyakan validitas birokrasi. Dalam sebagian besar kasus ini, kondisinya tidak ditemukan dalam praktik, atau bahkan jika ditemukan, mungkin tidak menghasilkan efisiensi.
Khususnya aspek-aspek birokrasi berikut bertentangan dengan efisiensi organisasi, meskipun seharusnya berkontribusi pada efisiensi:
- Aturan biasanya disediakan untuk pedoman tetapi sering menjadi sumber inefisiensi karena terlalu banyak penekanan pada aturan, penyalahgunaannya, dan sikap apatis masyarakat terhadap aturan.
- Hierarki organisasi yang kaku bertentangan dengan efisiensi. Ini terlalu menekankan hubungan atasan-bawahan yang tidak perlu yang merusak iklim organisasi yang menyenangkan.
- Dalam menghadapi orang, pendekatan total impersonal tidak dapat diadopsi karena orang memiliki perasaan, emosi dan sentimen yang mempengaruhi keputusan. Dengan demikian, orang tidak dapat bekerja sepenuhnya sesuai dengan aturan dan resep.
